Angebot anlegen
Alles, was Kunden bei dir buchen können, heißt im Manager Angebot: ein Yogakurs, ein Workshop, eine Behandlung oder ein Verleih. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, wie du ein Angebot anlegst und was die einzelnen Bereiche bedeuten.
Neues Angebot anlegen: der Ablauf
Ein neues Angebot legst du im Manager unter Angebote an (app.bookicorn.net/angebote).
- Öffne Manager → Angebote.
- Tippe auf Neues Angebot. Auf dem Handy ist das das Plus-Zeichen oben rechts.
- Wähle unter „Wie sind die Termine zeitlich angeordnet?“ die Angebotsart.
- Fülle die Pflichtangaben im Bereich Allgemein aus.
- Ergänze bei Bedarf die weiteren Bereiche darunter, zum Beispiel Für Kunden oder Buchungsregeln.
- Tippe auf Angebot anlegen.
Solange noch eine Pflichtangabe fehlt, heißt der Knopf Weiter. Er springt dann zu dem Bereich, in dem etwas fehlt, und markiert das Feld.
Admins dürfen Angebote immer anlegen. Trainer sehen den Knopf nur, wenn ihnen dieses Recht gegeben wurde.
Die Angebotsart beim Anlegen wählen
Die Angebotsart legt fest, wie Kunden buchen. Beim Anlegen stehen vier Arten zur Wahl:
| Angebotsart | Wie Kunden buchen |
|---|---|
| Feste Termine | Du legst Datum und Uhrzeit fest. Kunden buchen einen dieser Termine. |
| Freie Terminwahl | Kunden wählen selbst eine freie Zeit innerhalb deiner Verfügbarkeit, zum Beispiel für 1:1, Beratung oder Behandlung. |
| Termin-Block | Mehrere Termine als Paket, das komplett gebucht wird, zum Beispiel ein 8-Wochen-Block. Braucht das Addon „Block-Kurse“. |
| Zeitraum | Kunden buchen von Tag bis Tag statt einer Uhrzeit, zum Beispiel für Vermietung oder Verleih. Braucht das Addon „Ressourcen“. |
Fehlt das nötige Addon, bleibt die Art sichtbar, trägt aber ein Schloss und den Hinweis „Als Addon aktivierbar“. Ein Tipp darauf führt in den Addon Store.
Die Angebotsart lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Beim Bearbeiten eines bestehenden Angebots erscheint die Auswahl nicht mehr. Wenn du die Art wechseln willst, legst du ein neues Angebot an. Welche Art zu deinem Fall passt, erklärt Angebotsarten im Überblick.
Pflichtangaben im Bereich Allgemein
Der Bereich Allgemein steht oben im Formular und enthält alles, was für das Anlegen nötig ist.
- Angebot-Titel: mindestens 3 und höchstens 100 Zeichen.
- Zahlungsarten: mindestens eine muss eingeschaltet sein (siehe nächster Abschnitt).
- Max. Teilnehmer: wie viele Personen einen Termin buchen können. Mit dem Schalter Unbegrenzte Teilnehmeranzahl entfällt die Grenze. Ist ein Raum gewählt, darf die Zahl nicht über der Kapazität des Raums liegen.
- Dauer in Minuten.
- Datum und Startzeit: nur bei festen Terminen. Das ist der erste Termin des Angebots.
Bei der freien Terminwahl fehlen Max. Teilnehmer und Dauer im Bereich Allgemein. Beides stellst du dort im Bereich Verfügbarkeit ein, siehe Freie Terminwahl.
Eine Kategorie ist keine Pflichtangabe.
Zahlungsarten und Preis eines Angebots
Unter Zahlungsarten schaltest du ein, wie Kunden dieses Angebot bezahlen können. Zur Wahl stehen die Zahlungsarten, die dein Studio eingerichtet hat:
- Stripe (Online-Zahlung), sobald Stripe verbunden ist
- PayPal, sobald PayPal eingerichtet ist
- Manuell: Überweisung/PayPal, sobald Bankdaten oder eine PayPal-Adresse hinterlegt sind
- Zahlung vor Ort
- Credits (bzw. der Begriff, den dein Studio für Guthaben verwendet)
- Kostenlos: Die Teilnahme kostet nichts, es wird weder Preis noch Guthaben verlangt.
Zahlungsarten, die noch nicht eingerichtet sind, stehen unten unter Weitere Zahlungsarten mit dem Knopf Einrichten, der zu den Zahlungseinstellungen führt.
Sobald eine Zahlungsart mit Geld gewählt ist, erscheint das Feld Preis. Mit Stripe muss der Preis mindestens 0,50 betragen. Bei Zahlung vor Ort und Überweisung darf er 0 sein. Sind Credits gewählt, erscheint ein eigenes Feld für die Anzahl Credits pro Buchung, mindestens 1.
Mehr zu den Zahlungswegen findest du unter Zahlungen.
Termine eines Angebots mit festen Terminen
Bei festen Terminen gibt es den Bereich Termine. Ohne weitere Angabe entsteht genau ein Termin aus Datum und Startzeit im Bereich Allgemein.
Mit dem Schalter Terminserie legt Bookicorn alle Termine eines Musters auf einmal an:
- Serienname: optional.
- Wiederholung: Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen oder Monatlich.
- Wochentage: bei wöchentlich und alle 2 Wochen Pflicht. Das Datum im Bereich Allgemein muss auf einen der gewählten Wochentage fallen.
- Tage im Monat: bei monatlich. Ohne Auswahl wiederholt sich der Termin am Tag des Startdatums.
- Ende der Serie: Nie, Bis Datum oder Anzahl.
Darunter zeigt Vorschau: … Termine, welche Termine beim Speichern entstehen.
Beim Speichern legt Bookicorn höchstens 52 Termine auf einmal an. Eine Terminserie am Angebot ergänzt danach ein nächtlicher Lauf:
- Nie: Es kommen laufend Termine dazu, sodass immer Termine für die nächsten 12 Wochen im Voraus buchbar sind.
- Bis Datum: Es kommen Termine bis zum Enddatum dazu.
- Anzahl: Es kommen Termine dazu, bis das Angebot insgesamt so viele Termine hat. Auch abgesagte Termine zählen dabei mit.
Der nächtliche Lauf gilt nur für aktive Angebote. Das gilt nur für die Terminserie, die du hier am Angebot einstellst. Eine Serie, die du später mit Neuer Termin anlegst, wird nicht automatisch verlängert, siehe Termine anlegen.
Weitere Termine kannst du später jederzeit am Angebot anlegen, siehe Termine anlegen.
Bereich Für Kunden: Beschreibung, Bild und Kategorie
Im Bereich Für Kunden steht alles, was Kunden auf der Buchungsseite sehen:
- Auftritt: Beschreibung, Farbe und Bild des Angebots.
- Einordnung: Hauptkategorie, Weitere Kategorien und Schwierigkeitsgrad. Danach können Kunden filtern.
- Galerie: weitere Bilder, die Kunden im Angebot durchblättern können.
- Hinweise für Teilnehmer: Voraussetzungen und Hinweis für Teilnehmer. Diese Texte stehen im Angebot und in der Bestätigungsmail.
Kategorien kannst du direkt aus der Auswahl heraus neu anlegen. Mehr dazu unter Kategorien.
Bereich Ort & Trainer: Standort, Raum und Leitung
Im Bereich Ort & Trainer (bei dir steht statt „Trainer“ der Begriff deines Studios) legst du fest, wo das Angebot stattfindet und wer es leitet.
- Standort: Gibt es in deinem Studio genau einen Standort, ist er vorausgewählt.
- Raum: erst wählbar, wenn ein Standort gewählt ist. Bis dahin steht dort „Zuerst Standort auswählen“. Es erscheinen nur Räume dieses Standorts.
- Online-Angebot: Mit diesem Schalter entfallen Standort und Raum. Du wählst eine Plattform (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex oder Andere) und trägst den Online-Link ein, der dann Pflicht ist.
- Trainer: wer das Angebot leitet. Ohne Angabe bleibt das offen.
Bereich Buchungsregeln: Sichtbarkeit, Fristen und Ablauf
Im Bereich Buchungsregeln steuerst du, wer wann buchen darf.
Status und Sichtbarkeit
- Status: Aktiv heißt, das Angebot ist in Betrieb. Inaktiv heißt, es verschwindet überall, bleibt aber mit allen Daten in der Verwaltung stehen.
- Sichtbarkeit: Öffentlich steht auf der Buchungsseite und ist für Kunden buchbar. Privat steht nicht auf der Buchungsseite und ist für Kunden nicht buchbar. Du kannst aber weiter selbst einbuchen, und die Termine belegen den Kalender wie sonst auch.
Stornofrist: bis wann Kunden ihre Buchung selbst stornieren können, in Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten. Mit Keine Frist geht das jederzeit. Details unter Stornierung durch Kunden.
Buchungszeitraum
- Buchungsfenster begrenzen: wie früh Kunden buchen können, in Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten vor Beginn.
- Buchungsstopp aktivieren: wie spät Kunden noch buchen können, in Minuten, Stunden oder Tagen vor Beginn.
Ein neues Angebot startet ohne Buchungsfenster und ohne Buchungsstopp. Beim Buchen zählt, was du hier am Angebot einstellst. Wenn du selbst im Manager jemanden einbuchst, gelten Buchungsfenster und Buchungsstopp nicht.
Ablauf einer Buchung
- Buchungen automatisch bestätigen: eingeschaltet werden Buchungen sofort bestätigt. Ausgeschaltet kommen sie als Anfrage herein, die du bestätigst oder ablehnst, siehe Buchungen bestätigen.
- Warteliste anbieten, wenn Termine ausgebucht sind: braucht das Addon „Warteliste“.
- Gastbuchung für diesen Kurs erlauben: braucht das Addon „Gastbuchung“. Nimmt das Angebot nur Credits an, zeigt der Manager eine Warnung, denn Gäste können nicht mit Credits zahlen.
Bereich Abrechnung
Der Bereich Abrechnung ist nur für deine Buchhaltung, Kunden sehen davon nichts. Was dort erscheint, hängt an Addons:
- Rechnungssteller für dieses Angebot, mit dem Addon „Rechnungssystem“.
- Ein Feld für den Anteil des Trainers an diesem Angebot in Prozent, mit dem Addon „Trainer-Auszahlungen“. Das Feld erscheint nur, wenn ein selbstständiger Trainer eingetragen ist und das Angebot einen Preis hat. Sonst erklärt ein Hinweis, was fehlt.
- Rechnungshinweis, mit dem Addon „Subventionierte Kurse“.
Angebot bearbeiten, duplizieren, deaktivieren oder löschen
Tippe in Manager → Angebote auf ein Angebot. Unten im Angebot stehen die Aktionen:
- Bearbeiten öffnet dasselbe Formular wie beim Anlegen, ohne die Wahl der Angebotsart.
- Duplizieren legt eine Kopie mit dem Zusatz „(Kopie)“ im Titel an. Die Kopie ist zunächst inaktiv, Termine werden nicht mitkopiert.
- Deaktivieren setzt alle Termine des Angebots auf abgesagt, außer denen, die du schon einzeln abgesagt hast. Wer gebucht hat, bekommt eine Benachrichtigung über die Absage, die Buchung bleibt aber bestehen und wird nicht erstattet. Aktivieren setzt diese Termine wieder auf aktiv.
- Löschen: Wurde das Angebot noch nie gebucht, wird es mit allen Terminen endgültig gelöscht. Wurde es schon gebucht, verschwindet es aus allen Ansichten und Buchungsseiten, vergangene Buchungen und Umsätze bleiben erhalten. Sind noch kommende Termine mit bestätigten oder offenen Buchungen da, lässt es sich nicht löschen. Der Manager nennt dann den nächsten gebuchten Termin und führt dich dorthin, damit du ihn zuerst absagst.
Willst du ein Angebot mit kommenden Buchungen beenden, sage die gebuchten Termine ab statt das Angebot zu deaktivieren. Beim Absagen werden die Teilnehmer benachrichtigt und erstattet, siehe Urlaub, Ausfall und Terminabsage.
Häufige Fragen
Wo lege ich ein neues Angebot an? Unter Manager → Angebote mit dem Knopf Neues Angebot, auf dem Handy mit dem Plus-Zeichen oben rechts.
Kann ich aus einem Angebot mit festen Terminen nachträglich eine freie Terminwahl machen? Nein. Die Angebotsart lässt sich nach dem Anlegen nicht ändern. Lege ein neues Angebot mit der gewünschten Art an.
Warum steht auf dem Knopf „Weiter“ statt „Angebot anlegen“? Es fehlt noch eine Pflichtangabe. Tippe auf Weiter, der Manager springt zur fehlenden Angabe.
Warum kann ich keinen Raum auswählen? Der Raum wird erst wählbar, wenn im Bereich Ort & Trainer ein Standort gewählt ist. Es erscheinen nur Räume dieses Standorts.
Wie mache ich ein Angebot kostenlos? Schalte unter Zahlungsarten die Zeile Kostenlos ein. Dann wird weder Preis noch Guthaben verlangt.
Wie verstecke ich ein Angebot, ohne es zu löschen? Stelle unter Buchungsregeln die Sichtbarkeit auf Privat. Das Angebot verschwindet von der Buchungsseite, du kannst aber weiter selbst Personen einbuchen.