Angebot anlegen

Alles, was Kunden bei dir buchen können, heißt im Manager Angebot: ein Yogakurs, ein Workshop, eine Behandlung oder ein Verleih. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, wie du ein Angebot anlegst und was die einzelnen Bereiche bedeuten.

Neues Angebot anlegen: der Ablauf

Ein neues Angebot legst du im Manager unter Angebote an (app.bookicorn.net/angebote).

1. Öffne Manager → Angebote.
2. Tippe auf Neues Angebot. Auf dem Handy ist das das Plus-Zeichen oben rechts.
3. Wähle unter „Wie sind die Termine zeitlich angeordnet?“ die Angebotsart.
4. Fülle die Pflichtangaben im Bereich Allgemein aus.
5. Ergänze bei Bedarf die weiteren Bereiche darunter, zum Beispiel Für Kunden oder Buchungsregeln.
6. Tippe auf Angebot anlegen.

Solange noch eine Pflichtangabe fehlt, heißt der Knopf Weiter. Er springt dann zu dem Bereich, in dem etwas fehlt, und markiert das Feld.

Admins dürfen Angebote immer anlegen. Trainer sehen den Knopf nur, wenn ihnen dieses Recht gegeben wurde.

Die Angebotsart beim Anlegen wählen

Die Angebotsart legt fest, wie Kunden buchen. Beim Anlegen stehen vier Arten zur Wahl:

Fehlt das nötige Addon, bleibt die Art sichtbar, trägt aber ein Schloss und den Hinweis „Als Addon aktivierbar“. Ein Tipp darauf führt in den Addon Store.

Die Angebotsart lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Beim Bearbeiten eines bestehenden Angebots erscheint die Auswahl nicht mehr. Wenn du die Art wechseln willst, legst du ein neues Angebot an. Welche Art zu deinem Fall passt, erklärt Angebotsarten im Überblick.

Pflichtangaben im Bereich Allgemein

Der Bereich Allgemein steht oben im Formular und enthält alles, was für das Anlegen nötig ist.

• Angebot-Titel: mindestens 3 und höchstens 100 Zeichen.
• Zahlungsarten: mindestens eine muss eingeschaltet sein (siehe nächster Abschnitt).
• Max. Teilnehmer: wie viele Personen einen Termin buchen können. Mit dem Schalter Unbegrenzte Teilnehmeranzahl entfällt die Grenze. Ist ein Raum gewählt, darf die Zahl nicht über der Kapazität des Raums liegen.
• Dauer in Minuten.
• Datum und Startzeit: nur bei festen Terminen. Das ist der erste Termin des Angebots.

Bei der freien Terminwahl fehlen Max. Teilnehmer und Dauer im Bereich Allgemein. Beides stellst du dort im Bereich Verfügbarkeit ein, siehe Freie Terminwahl.

Eine Kategorie ist keine Pflichtangabe.

Zahlungsarten und Preis eines Angebots

Unter Zahlungsarten schaltest du ein, wie Kunden dieses Angebot bezahlen können. Zur Wahl stehen die Zahlungsarten, die dein Studio eingerichtet hat:

• Stripe (Online-Zahlung), sobald Stripe verbunden ist
• PayPal, sobald PayPal eingerichtet ist
• Manuell: Überweisung/PayPal, sobald Bankdaten oder eine PayPal-Adresse hinterlegt sind
• Zahlung vor Ort
• Credits (bzw. der Begriff, den dein Studio für Guthaben verwendet)
• Kostenlos: Die Teilnahme kostet nichts, es wird weder Preis noch Guthaben verlangt.

Zahlungsarten, die noch nicht eingerichtet sind, stehen unten unter Weitere Zahlungsarten mit dem Knopf Einrichten, der zu den Zahlungseinstellungen führt.

Sobald eine Zahlungsart mit Geld gewählt ist, erscheint das Feld Preis. Mit Stripe muss der Preis mindestens 0,50 betragen. Bei Zahlung vor Ort und Überweisung darf er 0 sein. Sind Credits gewählt, erscheint ein eigenes Feld für die Anzahl Credits pro Buchung, mindestens 1.

Mehr zu den Zahlungswegen findest du unter Zahlungen.

Termine eines Angebots mit festen Terminen

Bei festen Terminen gibt es den Bereich Termine. Ohne weitere Angabe entsteht genau ein Termin aus Datum und Startzeit im Bereich Allgemein.

Mit dem Schalter Terminserie legt Bookicorn alle Termine eines Musters auf einmal an:

• Serienname: optional.
• Wiederholung: Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen oder Monatlich.
• Wochentage: bei wöchentlich und alle 2 Wochen Pflicht. Das Datum im Bereich Allgemein muss auf einen der gewählten Wochentage fallen.
• Tage im Monat: bei monatlich. Ohne Auswahl wiederholt sich der Termin am Tag des Startdatums.
• Ende der Serie: Nie, Bis Datum oder Anzahl.

Darunter zeigt Vorschau: … Termine, welche Termine beim Speichern entstehen.

Beim Speichern legt Bookicorn höchstens 52 Termine auf einmal an. Eine Terminserie am Angebot ergänzt danach ein nächtlicher Lauf:

• Nie: Es kommen laufend Termine dazu, sodass immer Termine für die nächsten 12 Wochen im Voraus buchbar sind.
• Bis Datum: Es kommen Termine bis zum Enddatum dazu.
• Anzahl: Es kommen Termine dazu, bis das Angebot insgesamt so viele Termine hat. Auch abgesagte Termine zählen dabei mit.

Der nächtliche Lauf gilt nur für aktive Angebote. Das gilt nur für die Terminserie, die du hier am Angebot einstellst. Eine Serie, die du später mit Neuer Termin anlegst, wird nicht automatisch verlängert, siehe Termine anlegen.

Ziehst du bei einem bestehenden Angebot das Enddatum vor, zeigt der Manager beim Speichern, welche schon angelegten Termine danach wegfallen, und entfernt sie erst nach deiner Bestätigung. Termine mit Buchungen bleiben stehen; sage sie einzeln ab, wenn sie nicht stattfinden sollen.

Weitere Termine kannst du später jederzeit am Angebot anlegen, siehe Termine anlegen.

Ressourcen

Nur bei Angeboten der Art Freie Terminwahl: Ressourcen: Im Bereich Ressourcen legst du unter Was wird gebucht? fest, welche Ressourcen Kunden buchen, ob sie die Ressource und das Stück selbst wählen, wie viele sie bekommen und was Wird automatisch mitgebucht. Alles dazu steht unter Ressourcen.

Dauer und Preis

Im Bereich Dauer und Preis legst du fest, wie lange gebucht wird und was es kostet.

• Gebucht wird in: Minuten, Stunden oder Tagen.
• Wie lange?: Immer gleich lang mit einer festen Länge oder Kunde wählt die Länge von bis. Bei Minuten wählst du In Schritten von 15, 30 oder 60 Minuten. Längen in Minuten gehen in 5er-Schritten, zum Beispiel 25, 30 oder 65, sonst entstehen zwischen zwei Buchungen Lücken.
• Preis je Buchung oder je Zeiteinheit, zum Beispiel je Tag, je Stunde oder je 15 Min., wenn Kunden in 15-Minuten-Schritten wählen. Dazu die Credits je Buchung, wenn mit Credits bezahlt werden kann.
• Grundgebühr: nur bei wählbarer Länge und freiwillig. Sie kommt einmal je Buchung dazu, zum Beispiel für Reinigung oder das Einstellen der Ski. Die Staffel rabattiert sie nicht, und weitere Personen vervielfachen sie nicht.
• Staffel: nur bei wählbarer Länge. Ab der eingetragenen Länge gilt der neue Wert für die ganze Buchung, nicht nur für die Zeit danach. Beispiel: 20 Euro je Tag, ab 7 Tagen ein Abschlag von 5 Euro je Tag. Eine Woche kostet dann 7 Tage zu 15 Euro, also 105 Euro, und nicht 6 Tage zu 20 Euro plus 1 Tag zu 15 Euro.
• Weitere Personen: zeigt, ob jede weitere Person den vollen Preis zahlt. Das gilt für alle Angebote deines Studios und lässt sich im Addon Gruppenbuchung unter Weitere Personen kosten extra ändern.

Unter Beispiel zeigt der Manager, was eine Buchung kostet, sobald Preis und Länge vollständig sind. Mit Staffel steht dort je Stufe ein Beispiel, etwa „1 Tag: 20 € · 7 Tage: 105 €“.

Preis nach Zeit

Im Bereich Preis nach Zeit legst du einen Auf- oder Abschlag an bestimmten Wochentagen, Uhrzeiten oder Tagen fest, zum Beispiel einen Feierabendtarif. Mit Regel hinzufügen gibst du Bezeichnung, Wochentage, Uhrzeit Von und Bis, Gültig ab und Gültig bis und Aufschlag oder Abschlag in Euro oder Prozent an. Gerechnet wird so: Grundpreis, dann Preis nach Zeit, dann Staffel, dann weitere Personen, dann Grundgebühr, dann Preis je Gruppe. Preis nach Zeit gilt für beide Arten der freien Terminwahl.

Zeiten

Bei Angeboten mit Ressourcen gilt: Gebucht wird zu den Nutzungszeiten der Ressourcen. Mit Nur zu bestimmten Zeiten anbieten schränkst du das über ein Verfügbarkeitsprofil weiter ein. Haben die Ressourcen kein Verfügbarkeitsprofil und schränkt das Angebot nichts ein, warnt der Manager: Rund um die Uhr buchbar. Unter dem gewählten Profil zeigt der Manager dessen Zeiten, zum Beispiel „Mo.-So. 16:30-19:00“, damit du nicht zu den Verfügbarkeitsprofilen wechseln musst.

Bei Buchungen nach Tagen zählen nur die Tage, nicht die Uhrzeiten: Ein Zeitraum kann an jedem Tag beginnen und enden, an dem Ressource und Profil offen sind. Wann Kunden abholen und zurückgeben, stellst du unter Ausgabe und Kaution ein.

Ausgabe und Kaution

Im Bereich Ausgabe und Kaution schaltest du Wird etwas ausgegeben und zurückgegeben? ein, wenn Kunden etwas abholen und zurückbringen. Dann erfasst du Abholung und Rückgabe unter Ausgabe & Rückgabe.

• Abholung und Rückgabe (bei Buchungen nach Tagen): Mit Feste Zeiten trägst du Abholung ab, Abholung bis, Rückgabe ab und Rückgabe bis ein. Diese Zeiten gelten nur für die Übergabe und hängen nicht von den Zeiten des Angebots oder der Ressourcen ab. Kunden wählen ihre Uhrzeit innerhalb dieser Fenster.
• Ohne Feste Zeiten fragt die Buchungsseite keine Uhrzeit ab, gebucht werden ganze Tage. Nenne die Abholung dann im Hinweis zur Übergabe oder frag die Wunschzeit über eine Frage beim Buchen ab.
• Hinweis zur Übergabe: steht bei der Wahl von Abholung und Rückgabe, in der Buchungsbestätigung, in der Erinnerung und auf der Angebotsseite, zum Beispiel „Abholung an der Rezeption, bitte Ausweis mitbringen“.
• Kaution mit Betrag je Buchung, eingezogen Vor Ort oder Online mit der Buchung. Online geht nur mit Stripe oder PayPal. Bei Online-Einzug behält dein Zahlungsdienstleister die Gebühren der Kautionszahlung. Die Kaution ist kein Umsatz.

Bereich Für Kunden: Beschreibung, Bild und Kategorie

Im Bereich Für Kunden steht alles, was Kunden auf der Buchungsseite sehen:

• Auftritt: Beschreibung, Farbe und Bild des Angebots.
• Einordnung: Hauptkategorie, Weitere Kategorien und Schwierigkeitsgrad. Danach können Kunden filtern.
• Galerie: weitere Bilder, die Kunden im Angebot durchblättern können.
• Hinweise für Teilnehmer: Voraussetzungen und Hinweis für Teilnehmer. Diese Texte stehen im Angebot und in der Bestätigungsmail.

Kategorien kannst du direkt aus der Auswahl heraus neu anlegen. Mehr dazu unter Kategorien.

Bereich Ort & Trainer: Standort, Raum und Leitung

Im Bereich Ort & Trainer (bei dir steht statt „Trainer“ der Begriff deines Studios) legst du fest, wo das Angebot stattfindet und wer es leitet.

• Standort: Gibt es in deinem Studio genau einen Standort, ist er vorausgewählt.
• Raum: erst wählbar, wenn ein Standort gewählt ist. Bis dahin steht dort „Zuerst Standort auswählen“. Es erscheinen nur Räume dieses Standorts.
• Ort für Kunden: Findet das Angebot nicht dort statt, wo Standort und Raum liegen, etwa am Telefon oder außer Haus, trägst du hier ein, was deine Kunden sehen sollen, zum Beispiel „Telefonisch“ oder die Adresse einer Kita. Der Text steht dann in Bestätigung und Erinnerung, auf der Buchungsseite, in der Kunden-App und im Kalendereintrag, statt Standort, Raum und Karte. Standort und Raum bleiben eingetragen und belegt, genau wie ohne dieses Feld. Lässt du es leer, sehen Kunden wie bisher Standort und Raum. Beim Online-Angebot gibt es das Feld nicht.
• Online-Angebot: Mit diesem Schalter entfallen Standort und Raum. Du wählst eine Plattform (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex oder Andere) und trägst den Online-Link ein, der dann Pflicht ist. Mit dem Addon Zoom-Meetings gibt es bei der Plattform Zoom zusätzlich Meeting je Termin automatisch anlegen: Jeder gebuchte Termin bekommt dann ein eigenes Zoom-Meeting, und der Online-Link entfällt.
• Trainer: wer das Angebot leitet. Ohne Angabe bleibt das offen.
• Belegt zusätzlich: mit dem Addon „Ressourcen“ bei festen Terminen, Termin-Blöcken und freier Terminwahl. In dieser Zeit können Kunden diese Ressourcen nicht buchen. Mehr unter Ressourcen.

Fragen beim Buchen

Im Bereich Fragen beim Buchen legst du Fragen an, die Kunden beim Buchen beantworten, zum Beispiel die Schuhgröße oder die Erfahrung. Wie das geht und wo du die Antworten siehst, steht unter Fragen beim Buchen.

Bereich Buchungsregeln: Sichtbarkeit, Fristen und Ablauf

Im Bereich Buchungsregeln steuerst du, wer wann buchen darf.

Status und Sichtbarkeit

• Status: Aktiv heißt, das Angebot ist in Betrieb. Inaktiv heißt, es verschwindet überall, bleibt aber mit allen Daten in der Verwaltung stehen.
• Sichtbarkeit: Öffentlich steht auf der Buchungsseite und ist für Kunden buchbar. Privat steht nicht auf der Buchungsseite und ist für Kunden nicht buchbar. Du kannst aber weiter selbst einbuchen, und die Termine belegen den Kalender wie sonst auch.

Fristen: Für Vorausbuchung, Buchungsschluss und Stornofrist steht bei jeder Frist Wie Studio-Standard mit der geltenden Regel als Satz. Mit Eigene Regel weichst du für dieses Angebot ab, als Zeit vorher oder Feste Uhrzeit, etwa am Vortag um 20:00. Wenn du selbst im Manager jemanden einbuchst, gelten Vorausbuchung und Buchungsschluss nicht. Alles dazu unter Fristen.

Ablauf einer Buchung

• Buchungen automatisch bestätigen: eingeschaltet werden Buchungen sofort bestätigt. Ausgeschaltet kommen sie als Anfrage herein, die du bestätigst oder ablehnst, siehe Buchungen bestätigen.
• Warteliste anbieten, wenn ausgebucht: braucht das Addon „Warteliste“. Darunter steht, wie es für dein Studio eingestellt ist. Mehr unter Warteliste.
• Gastbuchung für diesen Kurs erlauben: braucht das Addon „Gastbuchung“. Nimmt das Angebot nur Credits an, zeigt der Manager eine Warnung, denn Gäste können nicht mit Credits zahlen.

Bereich Abrechnung

Der Bereich Abrechnung ist nur für deine Buchhaltung, Kunden sehen davon nichts. Was dort erscheint, hängt an Addons:

• Rechnungssteller für dieses Angebot, mit dem Addon „Rechnungssystem“.
• Ein Feld für den Anteil des Trainers an diesem Angebot in Prozent, mit dem Addon „Trainer-Auszahlungen“. Das Feld erscheint nur, wenn ein selbstständiger Trainer eingetragen ist und das Angebot einen Preis hat. Sonst erklärt ein Hinweis, was fehlt.
• Hinweis auf Rechnung und Bestätigung, mit dem Addon „Subventionierte Kurse“. Der Text steht auf der Rechnung unter der ersten Position und in der Buchungsbestätigung, zum Beispiel „Kurs nach § 20 SGB V, Kurs-ID 123“.

Angebot bearbeiten, duplizieren, deaktivieren oder löschen

Tippe in Manager → Angebote auf ein Angebot. Unten im Angebot stehen die Aktionen:

• Bearbeiten öffnet dasselbe Formular wie beim Anlegen, ohne die Wahl der Angebotsart.
• Duplizieren legt eine Kopie mit dem Zusatz „(Kopie)“ im Titel an. Die Kopie ist zunächst inaktiv, Termine werden nicht mitkopiert. Kategorien, Ressourcen samt Preis je Stück, Preisregeln und Bilder kommen mit.
• Deaktivieren setzt alle kommenden Termine des Angebots auf abgesagt, außer denen, die du schon einzeln abgesagt hast. Vergangene Termine bleiben unverändert. Wer gebucht hat, bekommt eine Benachrichtigung über die Absage, die Buchung bleibt aber bestehen und wird nicht erstattet. Aktivieren setzt diese Termine wieder auf aktiv.
• Löschen: Wurde das Angebot noch nie gebucht, wird es mit allen Terminen endgültig gelöscht. Wurde es schon gebucht, verschwindet es aus allen Ansichten und Buchungsseiten, und seine kommenden Termine werden entfernt. Vergangene Termine bleiben als Verlauf im Kalender stehen, Buchungen und Umsätze bleiben erhalten. Sind noch kommende Termine mit bestätigten oder offenen Buchungen da, lässt es sich nicht löschen. Der Manager nennt dann den nächsten gebuchten Termin und führt dich dorthin, damit du ihn zuerst absagst.

Willst du ein Angebot mit kommenden Buchungen beenden, sage die gebuchten Termine ab statt das Angebot zu deaktivieren. Beim Absagen werden die Teilnehmer benachrichtigt und erstattet, siehe Urlaub, Ausfall und Terminabsage.

Häufige Fragen

Wo lege ich ein neues Angebot an? Unter Manager → Angebote mit dem Knopf Neues Angebot, auf dem Handy mit dem Plus-Zeichen oben rechts.

Kann ich aus einem Angebot mit festen Terminen nachträglich eine freie Terminwahl machen? Nein. Die Angebotsart lässt sich nach dem Anlegen nicht ändern. Lege ein neues Angebot mit der gewünschten Art an.

Warum steht auf dem Knopf „Weiter“ statt „Angebot anlegen“? Es fehlt noch eine Pflichtangabe. Tippe auf Weiter, der Manager springt zur fehlenden Angabe.

Warum kann ich keinen Raum auswählen? Der Raum wird erst wählbar, wenn im Bereich Ort & Trainer ein Standort gewählt ist. Es erscheinen nur Räume dieses Standorts.

Wie zeige ich „telefonisch“ oder eine Adresse außer Haus, ohne dass die Zeit frei wird? Trag im Bereich Ort & Trainer unter Ort für Kunden ein, was deine Kunden sehen sollen, und lass Standort und Raum stehen. Sie bleiben belegt, nur die Anzeige für Kunden ändert sich. Für einen einzelnen Termin geht das im Termin unter Bearbeiten.

Wie mache ich ein Angebot kostenlos? Schalte unter Zahlungsarten die Zeile Kostenlos ein. Dann wird weder Preis noch Guthaben verlangt.

Wie verstecke ich ein Angebot, ohne es zu löschen? Stelle unter Buchungsregeln die Sichtbarkeit auf Privat. Das Angebot verschwindet von der Buchungsseite, du kannst aber weiter selbst Personen einbuchen.

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