Was ist die Gruppenbuchung?

Das Addon Gruppenbuchung ermöglicht es deinen Kunden, bei einer einzigen Buchung mehrere Personen gleichzeitig anzumelden. Statt einzelner Buchungen pro Person läuft alles in einem Buchungsvorgang ab.

Das ist besonders nützlich für:

• Familien – Eltern melden sich und ihre Kinder gemeinsam an
• Paare – zwei Personen, eine Buchung, ein Check-out
• Kleine Teams oder Freundesgruppen – z. B. für Yoga, Kampfsport oder Tanzkurse
• Firmen-Workshops – mehrere Mitarbeitende gleichzeitig buchen

Pro Buchung können bis zu 8 Personen eingetragen werden.

Aktivierung

Das Addon ist über den Addon-Store in deinem Admin-Dashboard verfügbar.

Hinweis: Das Addon gilt für alle Kurse in deinem Studio. Du kannst es nicht für einzelne Kurse deaktivieren.

Wie Kunden eine Gruppenbuchung machen

Für deine Kunden ändert sich der Buchungsablauf minimal. Nach der Aktivierung erscheint im Buchungs-Flow ein zusätzlicher Schritt.

Gespeicherte Personen für Stammkunden

Kunden, die regelmäßig Gruppen buchen, müssen die Daten der Begleitpersonen nicht jedes Mal neu eingeben.

• Beim ersten Eintragen einer Person fragt das System, ob die Person gespeichert werden soll
• Beim nächsten Buchungsvorgang erscheinen gespeicherte Personen zur schnellen Auswahl
• Kunden können ihre gespeicherten Personen in den Konto-Einstellungen verwalten und löschen

Tipp: Weise deine Stammkunden aktiv darauf hin, Personen zu speichern – das beschleunigt die Buchung erheblich und reduziert Abbrüche.

Gruppenbuchungen im Admin-Dashboard

Als Studio-Betreiber siehst du Gruppenbuchungen klar gekennzeichnet in deiner Buchungsübersicht.

Buchungsübersicht

In der Teilnehmerliste eines Kurstermins siehst du:

• Den Hauptbucher (die Person, die die Buchung abgeschlossen hat)
• Alle Gäste der Gruppe, eingerückt unter dem Hauptbucher
• Die Gesamtanzahl der belegten Plätze pro Buchung

Stornierungen

• Storniert der Hauptbucher, werden alle Personen der Gruppe gleichzeitig abgemeldet
• Einzelne Personen aus einer Gruppe können nicht separat storniert werden

Hinweis: Das ist eine bewusste Design-Entscheidung. Teilstornierungen würden komplexe Rückerstattungsszenarien erzeugen. Wenn ein Kunde nur einen Teil der Gruppe abmelden möchte, muss die gesamte Buchung storniert und neu aufgesetzt werden.

Gast-Bestätigungsmails

Jede Person in einer Gruppenbuchung erhält automatisch eine eigene Bestätigungs-E-Mail, sofern eine E-Mail-Adresse eingetragen wurde.

Die Bestätigungsmail enthält:

• Name des Kurses und des Termins
• Uhrzeit und Ort
• Name des Hauptbuchers (damit Gäste wissen, wer gebucht hat)
• Stornierungshinweis

Tipp: Du kannst den Text der Bestätigungsmail unter Admin → Einstellungen → E-Mail-Templates anpassen. Nutze das Template booking_confirmation_guest für Gäste.

Kapazitätsplanung und Tipps

Genug Kursplätze einplanen

Wenn du Gruppenbuchungen zulässt, können einzelne Buchungen mehrere Plätze belegen. Das kann dazu führen, dass ein Kurs schneller ausgebucht ist als erwartet.

Empfehlung:

• Überprüfe die maximale Teilnehmerzahl deiner Kurse regelmäßig
• Erwäge, für stark frequentierte Kurse die Kapazität etwas zu erhöhen
• Nutze die Warteliste (separates Addon) als Sicherheitsnetz

Maximale Gruppengröße

Die maximale Gruppengröße beträgt 8 Personen pro Buchung. Das ist der systemweite Standardwert und kann aktuell nicht pro Kurs angepasst werden.

Tipp: Wenn du regelmäßig Firmenbuchungen mit mehr als 8 Personen hast, erstelle lieber separate Firmenkurse mit direkter Kommunikation über Chat oder E-Mail.

Kombination mit anderen Addons

Die Gruppenbuchung funktioniert gut in Kombination mit:

• Warteliste – wenn Gruppen nicht mehr reinkommen, werden sie automatisch auf die Warteliste gesetzt
• Check-in System – alle Gruppenmitglieder erscheinen in der Anwesenheitsliste und können einzeln eingecheckt werden
• Gutschein-System – Gutscheine gelten pro Person, nicht pro Buchung

Häufige Fragen

Kann ein Gast die Buchung selbst stornieren? Nein. Nur der Hauptbucher kann die gesamte Gruppenbuchung stornieren.

Was passiert, wenn nicht für alle Personen eine E-Mail-Adresse eingetragen wurde? Nur Personen mit E-Mail-Adresse erhalten eine Bestätigungsmail. Personen ohne E-Mail-Adresse werden trotzdem korrekt zur Teilnehmerliste hinzugefügt.

Werden alle Gruppenplätze gleichzeitig bezahlt? Ja. Der Hauptbucher bezahlt beim Check-out für alle Personen der Gruppe zusammen.

Kann ich sehen, welche Buchungen Gruppenbuchungen sind? Ja. In der Buchungsübersicht und im Teilnehmerexport sind Gruppenbuchungen als solche gekennzeichnet.