Dokumentation
Mit dem Addon Dokumentation führst du zu jedem Kunden eine Akte: Notizen zu einzelnen Sitzungen und eine Ablage für Dateien wie Anamnesebögen, Einwilligungen oder Verträge. Auch für dein Team gibt es eine solche Ablage. Das Addon aktivierst du im Manager unter Addon Store.
Was das Addon Dokumentation freischaltet
- Dokumente beim Kunden: im Kundenblatt eine Ablage für Dateien.
- Notiz zur Sitzung: im Termin eine Notiz zu einem Teilnehmer, die in seiner Akte landet.
- Dateien beim Trainer: im Blatt eines Trainers eine Ablage für Dateien.
Notizen im Kundenblatt und beim Trainer gibt es auch ohne das Addon. Das Addon schaltet die Dateien und die Notiz zur Sitzung frei.
Dokumente zu einem Kunden ablegen
- Öffne Manager → Kunden und tippe auf den Kunden.
- Öffne den Bereich Notizen.
- Tippe unter Dokumente auf Dokument hochladen und wähle die Datei.
Die Liste zeigt Dateiname, Datum und Größe. Ein Tipp öffnet die Datei, über das Menü löschst du sie mit Dokument löschen. Hat der Kunde Begleitpersonen, legst du fest, zu wem das Dokument gehört.
Erlaubt sind alle Dateitypen bis 20 MB, eine Datei pro Upload. Formulare zum Ausfüllen, Vorlagen oder eine digitale Unterschrift gibt es nicht. Einwilligungen und Bögen legst du als fertige Datei ab, zum Beispiel als PDF oder Foto.
Notiz zur Sitzung schreiben
Eine Notiz zu einem Termin schreibst du direkt aus der Teilnehmerliste:
- Öffne den Termin im Kalender.
- Tippe bei der Person auf die drei Punkte und wähle Notiz zur Sitzung.
- Das Datum ist mit dem Termin vorbelegt. Schreibe deine Notiz und hänge bei Bedarf mit Dokument hochladen eine Datei an.
- Speichere.
Die Notiz steht danach im Kundenblatt im Verlauf unter Notizen. Ohne das Addon führt Notiz zur Sitzung zur Seite des Addons. Für Begleitpersonen ohne eigenes Konto gibt es keine Notiz zur Sitzung.
Wer die Dokumentation sieht
- Kunden sehen nichts davon. Notizen und Dokumente sind nur für dein Team.
- Beim Kunden sehen Admins alles. Trainer sehen den Bereich Notizen nur, wenn sie das Recht auf Notizen haben.
- Beim Trainer heißt der Bereich Notizen & Dateien. Ihn sehen nur die Admins deines Studios, das übrige Team nicht.
Dateien werden über einen Link geöffnet, der nach einer Stunde abläuft.
Wenn ein Kunde entfernt wird
Entfernst du einen Kunden aus deinem Studio, löscht Bookicorn seine Notizen und Dokumente in deinem Studio mit. Siehe Kunden entfernen oder sperren.
Häufige Fragen
Können meine Kunden ihre Dokumente sehen? Nein. Notizen und Dokumente sieht nur dein Team.
Kann ich einen Anamnesebogen digital ausfüllen lassen? Nein, Formulare gibt es nicht. Du kannst einen ausgefüllten Bogen als Datei hochladen.
Wie groß darf ein Dokument sein? Bis 20 MB. Erlaubt sind alle Dateitypen.
Brauche ich das Addon für Notizen? Für normale Notizen im Kundenblatt nicht. Das Addon braucht es für Dokumente und die Notiz zur Sitzung aus dem Termin.