Was ist die Digitale Anwesenheitskontrolle?
Das Addon Digitale Anwesenheitskontrolle ersetzt die klassische Papierliste am Eingang. Jeder Kursteilnehmer erhält einen persönlichen QR-Code in seiner Buchungsbestätigung. Beim Betreten des Studios scannt er den Code - und ist eingecheckt.
Das bringt dir:
- Keine manuellen Anwesenheitslisten - alles läuft digital
- Echtzeit-Übersicht wer tatsächlich erschienen ist
- No-Show-Statistiken - erkenne Muster bei Nichtteilnahme
- Schnellerer Einlass - kein Suchen auf Papierlisten
Das System eignet sich für jeden Kurstyp: Gruppenkurse, Einzeltraining, Workshops und Events.
Aktivierung
- Öffne Addon Store
- Suche nach Digitale Anwesenheitskontrolle
- Klicke auf Aktivieren
- Das Addon ist sofort aktiv
Hinweis: Nach der Aktivierung wird der QR-Code automatisch in alle neuen Buchungsbestätigungen eingebettet. Bestehende Buchungen erhalten den QR-Code beim nächsten Versand einer Buchungs-E-Mail.
Wie der QR-Code generiert wird
Jede Buchung erhält einen eindeutigen QR-Code. Dieser ist:
- Personalisiert - gilt nur für diese eine Person und diesen Termin
- Einmalig nutzbar - nach dem ersten Scan als eingecheckt markiert
- Zeitgebunden - der Code ist nur am Tag des Termins gültig
Der QR-Code wird automatisch generiert und in die Buchungsbestätigungs-E-Mail eingebettet. Kunden können ihn auf dem Smartphone vorweisen oder ausdrucken.
Tipp: Weise Kunden in deinen E-Mail-Templates darauf hin, die Buchungsbestätigung parat zu haben (Screenshot reicht). Das spart Zeit beim Einlass.
Check-in Ablauf für Kunden
- Kunde öffnet die Buchungsbestätigungs-E-Mail auf dem Smartphone
- Zeigt den QR-Code am Eingang vor
- Trainer oder Mitarbeiter scannt den Code mit dem Studio-Tablet oder Smartphone
- Der Code wird als eingecheckt markiert - grüner Haken auf dem Scanner
- Kunde betritt den Kursraum
Maria öffnet beim Betreten des Studios ihre Buchungsbestätigung auf dem Handy. Der Trainer scannt den QR-Code mit dem Studio-Tablet. Die App zeigt „Maria Müller - eingecheckt" und einen grünen Haken. Der gesamte Vorgang dauert unter 3 Sekunden.
Wenn ein Kunde seinen QR-Code nicht dabei hat
Kein Problem. Im Admin-Dashboard kannst du Teilnehmer auch manuell einchecken:
- Öffne Angebote → [Kursname] → Termin → Anwesenheit
- Suche nach dem Namen des Teilnehmers
- Klicke auf Manuell einchecken
Echtzeit-Anwesenheitsliste im Admin
Während des Check-ins siehst du in Echtzeit, wer bereits erschienen ist.
So öffnest du die Anwesenheitsliste
- Gehe zu Angebote
- Wähle den Kurs und dann den gewünschten Termin
- Klicke auf Anwesenheit
Was du in der Liste siehst
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Eingecheckt | Teilnehmer hat QR-Code gescannt oder wurde manuell eingecheckt |
| Gebucht | Teilnehmer hat gebucht, aber noch nicht eingecheckt |
| No-Show | Kurs ist zu Ende, Teilnehmer ist nicht erschienen |
Die Liste aktualisiert sich automatisch, ohne dass du die Seite neu laden musst.
Tipp: Stelle das Tablet mit der offenen Anwesenheitsliste am Empfang auf. So können Mitarbeiter auf einen Blick sehen, wer noch fehlt.
Scanner-Ansicht
Für Studios mit Empfangspersonal gibt es eine dedizierte Scanner-Ansicht, die für Tablets optimiert ist.
- Öffne Selbst-Check-in
- Wähle den aktiven Kurs
- Die Kamera öffnet sich automatisch zum Scannen
Die Scanner-Ansicht zeigt nach jedem Scan:
- Grün - Buchung gefunden, eingecheckt ✓
- Gelb - bereits eingecheckt (doppelter Scan)
- Rot - Code ungültig oder abgelaufen
Tipp: Befestige das Tablet am Eingang und lass Kunden selbst einscannen (Self-Check-in). Das entlastet dein Personal erheblich - besonders bei großen Gruppen.
Statistiken und Auswertungen
Die Digitale Anwesenheitskontrolle hält fest, wer anwesend war. Die Anwesenheit siehst du am jeweiligen Termin und in der Teilnehmerliste, die heutigen Check-ins zusätzlich auf der Übersicht. Eine eigene Auswertungsseite mit Quoten und Trends gibt es derzeit nicht, sie kommt als eigenes Statistik-Addon zurück.
Verfügbare Auswertungen
No-Show Rate Wie viel Prozent der gebuchten Teilnehmer erscheinen tatsächlich? Die No-Show Rate wird pro Kurs und insgesamt angezeigt.
Auslastung vs. tatsächliche Anwesenheit Vergleich zwischen gebuchten Plätzen und tatsächlich anwesenden Personen. Nützlich um zu erkennen, ob deine Kapazitäten realistisch sind.
Check-in Zeitverlauf Wann checken Teilnehmer typischerweise ein? Wenn viele zu spät kommen, hilft das bei der Planung von Puffer-Zeiten.
Häufige No-Shows Welche Teilnehmer buchen regelmäßig und erscheinen nicht? Diese Information kannst du für gezielte Erinnerungsmails nutzen.
Du stellst fest, dass dein Montagabend-Kurs eine No-Show Rate von 35 % hat. Du aktivierst für diesen Kurs eine zusätzliche Erinnerungsmail am Tag des Termins. Nach 4 Wochen sinkt die No-Show Rate auf 12 %.
Praktische Tipps für den Einsatz
QR-Code ausdrucken und aufhängen (Self-Check-in Modus)
Für Studios ohne Empfangspersonal kannst du einen Kurs-QR-Code (nicht den persönlichen Buchungs-QR-Code) ausdrucken und am Eingang aufhängen.
- Gehe zu Angebote → [Kursname] → Termin → QR-Code drucken
- Hänge den Ausdruck am Eingang auf
- Kunden scannen den Kurs-QR-Code, werden aber trotzdem ihrer persönlichen Buchung zugeordnet
Tablet am Eingang aufstellen
Empfohlenes Setup für größere Studios:
- Tablet (z. B. iPad) am Empfang mit der Scanner-Ansicht geöffnet
- Zweites Gerät (Laptop oder PC) mit der Anwesenheitsliste für das Büro
- Beide Geräte sind in Echtzeit synchronisiert
Kombination mit Erinnerungsmails
Aktiviere automatische Erinnerungsmails 24 Stunden vor dem Kurs. Kunden öffnen die Mail am Tag des Termins ohnehin - und haben den QR-Code damit direkt zur Hand.
Konfiguriere das unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Teilnehmer keinen QR-Code hat? Du kannst jeden Teilnehmer manuell in der Anwesenheitsliste einchecken. Der QR-Code ist eine Erleichterung, aber kein Pflichtfeld.
Kann ein QR-Code mehrfach gescannt werden? Der erste Scan checkt den Teilnehmer ein. Weitere Scans werden als „bereits eingecheckt" markiert und lösen keine Fehler aus.
Wie lange ist ein QR-Code gültig? Der Code ist am Tag des Termins gültig. Du kannst den Gültigkeitszeitraum unter Einstellungen → Selbst-Check-in anpassen (z. B. auf 2 Stunden rund um die Kurszeit).
Funktioniert der Check-in auch offline? Nein. Für den Echtzeit-Abgleich mit dem Server ist eine Internetverbindung erforderlich.
Werden No-Shows automatisch erfasst? Ja. Sobald ein Termin als beendet markiert wird (automatisch nach der Kurszeit), werden alle Buchungen ohne Check-in als No-Show gewertet.