Warteliste bei ausgebuchten Terminen
Ist ein Termin voll, können sich Kunden auf die Warteliste setzen, sofern dein Studio das Addon Warteliste aktiviert hat. Diese Seite zeigt, wie die Warteliste bei deinen Angeboten und Terminen aussieht. Alle Einstellungen und Einzelheiten stehen auf der Seite Warteliste.
Warteliste für ein Angebot nutzen
Die Warteliste steht zur Verfügung, sobald das Addon „Warteliste“ im Addon Store aktiv ist. Dann können sich Kunden bei jedem ausgebuchten Termin eintragen, auf der Buchungsseite und in der Kunden-App.
Im Angebot gibt es im Bereich Buchungsregeln zusätzlich den Schalter Warteliste anbieten, wenn ausgebucht. Ohne Addon ist er gesperrt und zeigt, welches Addon ihn freischaltet. Darunter steht in einem Satz, was beim Nachrücken passiert. Das kommt aus der Einstellung deines Studios unter app.bookicorn.net/warteliste-einstellungen:
- Feste Termine und Termin-Blöcke nutzen die Einstellung Warteliste für Termine.
- Angebote mit freier Terminwahl nutzen die Einstellung Warteliste für freie Terminwahl. Am Angebot kannst du bei Warteliste für freie Terminwahl statt Wie Studio-Standard eine Eigene Regel wählen.
Mit Einstellung ändern kommst du direkt zur Einstellung des Studios.
Wartende eines Termins sehen
Die Wartenden eines Termins siehst du im Termin selbst:
- Tippe im Kalender auf den Termin.
- Öffne den Reiter Warteliste.
Dort stehen alle Wartenden in ihrer Reihenfolge. Mit Nächste Person nachrücken lassen buchst du die Person ein, die am längsten wartet.
Alle Wartelisten aller Termine auf einen Blick findest du unter Manager → Warteliste.
Automatisches Nachrücken, wenn ein Platz frei wird
Wird ein Platz frei, weil jemand storniert oder du mehr Plätze einstellst, rückt automatisch die Person nach, die am längsten wartet. Das gilt bis zum Beginn des Termins.
Mit der Voreinstellung Platz reservieren, bis bezahlt ist gilt:
- Wer mit Credits reserviert hat oder ein kostenloses Angebot gebucht hat, ist sofort fest gebucht.
- Bei kostenpflichtigen Angeboten mit Online-Zahlung bekommt die Person einen Zahlungslink und hat bis zum Ende der Zahlungsfrist Zeit. Danach ist die nächste Person dran.
Mit Sofort fest buchen, Zahlung offen ist die nachrückende Person immer sofort gebucht, und du ziehst die Zahlung selbst ein.
Warteliste bei freier Terminwahl
Bei Angeboten mit freier Terminwahl gibt es keine festen Termine. Ist ein Tag oder Zeitraum ausgebucht, tragen sich Kunden für genau diesen Tag oder Zeitraum ein, auch bei Angeboten, die tageweise gebucht werden. Dafür muss am Angebot Warteliste anbieten, wenn ausgebucht eingeschaltet sein.
Wird etwas frei, passiert je nach Einstellung:
- Nur benachrichtigen: Alle, die auf diesen Tag warten, bekommen eine Mail mit einem Link direkt auf das Angebot und die frei gewordene Zeit. Wer zuerst bucht, hat den Platz.
- Platz reservieren, bis bezahlt ist: Der Platz bleibt für die nächste Person reserviert, bis sie bezahlt. Die Frist steht in der Mail, in der Zeitzone deines Studios. Ohne Online-Zahlung geht stattdessen eine Benachrichtigung raus.
- Mit Guthaben sofort buchen: Reicht das Guthaben, ist die Person sofort fest gebucht. Sonst wird der Platz reserviert und muss innerhalb der Frist bezahlt werden.
Wie lange ein reservierter Platz gehalten wird, stellst du unter Zahlungsfrist ein.
Sobald jemand benachrichtigt wurde oder ein Platz reserviert ist, bekommt dein Studio eine Meldung. Tippst du sie an, öffnet sich der Reiter Tage unter Manager → Warteliste (app.bookicorn.net/warteliste). Dort stehen alle Einträge mit Status und Frist. Mit Bescheid geben und Angebot machen benachrichtigst du selbst, mit Austragen nimmst du jemanden von der Warteliste. Das geht auch, solange ein Angebot läuft: Der gehaltene Platz ist dann sofort wieder frei.
Mehr Plätze freigeben
Willst du mehr Personen von der Warteliste aufnehmen, erhöhe die Plätze des Termins: im Termin unter Mehr → Bearbeiten bei Max. Teilnehmer die eigene Angabe einschalten und die neue Zahl eintragen. Dann rücken automatisch so viele Wartende nach, wie Plätze frei sind.
Häufige Fragen
Rückt die Warteliste automatisch nach? Ja, sobald ein Platz frei wird und der Termin noch nicht begonnen hat.
Wo sehe ich, wer auf der Warteliste steht? Im Termin im Reiter Warteliste oder für alle Termine unter Manager → Warteliste.
Gibt es eine Warteliste für ausgebuchte Tage? Ja, bei Angeboten mit freier Terminwahl. Kunden tragen sich für den Tag oder Zeitraum ein. Die Einträge stehen unter Manager → Warteliste im Reiter Tage.
Ich sehe keine Warteliste. Was fehlt? Das Addon „Warteliste“. Aktiviere es im Manager unter Addon Store.
Kann ich jemanden von der Warteliste einbuchen, obwohl der Termin voll ist? Ja. Unter Manager → Warteliste mit Diese Person nachrücken lassen. Der Manager fragt nach und überbucht den Termin.