Buchungen FAQ
Antworten auf häufige Fragen rund um Buchungen, Stornierungen und die E-Mails an deine Kunden.
Fragen zum Buchen durch Kunden
Wie buchen Kunden bei mir? Auf deiner Buchungsseite, in der Kunden-App, im Kundenbereich im Browser oder über Widgets auf deiner eigenen Website. Siehe Wo können Kunden buchen?.
Kann ein Kunde denselben Termin zweimal buchen? Nein. Ein Kundenkonto kann jeden Termin nur einmal buchen. Der Kunde sieht dann „Diesen Termin hast du bereits gebucht“. Weitere Personen bucht er mit dem Addon „Gruppenbuchung“ als Begleitpersonen in derselben Buchung mit.
Kann ein Kunde zwei Termine buchen, die sich zeitlich überschneiden? Ja. Bookicorn prüft nicht, ob sich die Termine eines Kunden überschneiden.
Kann ein Kunde für eine andere Person buchen, zum Beispiel für sein Kind? Ja, mit dem Addon „Gruppenbuchung“. Beim Buchen setzt er das Häkchen Ich buche für jemand anderen und trägt ein, wer teilnimmt. Zahlung und Bestätigung bleiben bei ihm.
Kann ich begrenzen, wie oft ein Kunde pro Woche bucht? Nein. Ein Buchungslimit je Kunde gibt es nicht.
Können Kunden beim Buchen ohne Konto buchen? Ja, mit dem Addon „Gastbuchung“ bei Angeboten, die Gastbuchung erlauben. Siehe Gastbuchung.
Warum kann ein Kunde nicht buchen?
Die häufigsten Gründe, jeweils mit dem, was der Kunde sieht:
- Der Termin ist voll: „Ausgebucht“. Mit dem Addon „Warteliste“ kann er sich auf die Warteliste setzen.
- Das Buchungsfenster ist noch nicht offen: „Die Buchung öffnet am …“. Das Angebot hat Buchungsfenster begrenzen eingeschaltet.
- Der Buchungsstopp ist erreicht: „Buchungsstopp“. Das Angebot hat Buchungsstopp aktivieren eingeschaltet.
- Der Termin liegt in der Vergangenheit.
- Zu wenig Guthaben: Der Kunde hat nicht genug Credits.
- Der Kunde ist schon gebucht.
- Buchung als Gast nicht möglich: Das Studio oder das Angebot erlaubt keine Gastbuchung, oder das Angebot nimmt nur Credits an.
- Das Angebot ist privat: Private Angebote stehen nicht auf der Buchungsseite und sind für Kunden nicht buchbar.
- Keine Zahlungsart: „Buchung aktuell nicht möglich“, wenn für das Angebot keine nutzbare Zahlungsart eingerichtet ist.
- Das Studio nimmt keine neuen Kunden auf, weil die Kundengrenze des Tarifs erreicht ist.
- Die Buchungsseite ist nicht öffentlich: Besucher sehen dann eine Platzhalterseite.
Fragen zu Buchungsregeln
Wo stelle ich ein, wie früh und wie spät Kunden buchen können? Beim Angebot im Bereich Buchungsregeln mit Buchungsfenster begrenzen und Buchungsstopp aktivieren. Beim Buchen zählt, was am Angebot eingestellt ist. Siehe Angebot anlegen.
Gelten die Buchungsregeln auch, wenn ich selbst einbuche? Nein. Beim Einbuchen im Manager gelten Buchungsfenster, Buchungsstopp und Kapazität nicht, und die Buchung ist sofort bestätigt.
Kann ich ausblenden, wie viele Plätze frei sind? Ja, unter Manager → Einstellungen → Buchungen bei Auslastungsanzeige. Siehe Einstellungen: Buchungen.
Welche Buchungen zählen in der Auslastung? Bestätigte Buchungen und offene Anfragen. Jede Begleitperson zählt als eigener Platz. Stornierte Buchungen und Wartende zählen nicht.
Fragen zur Stornierung
Bis wann können Kunden stornieren? Bis zum Ende der Stornofrist, die du je Angebot unter Buchungsregeln einstellst. Ohne Frist geht es bis zum Beginn des Termins. Siehe Stornofrist und Stornierung durch Kunden.
Was passiert nach Ablauf der Stornofrist? Kunden können nicht mehr selbst stornieren. Sie wenden sich an dich, und du stornierst im Manager.
Werden Credits bei einer Stornierung automatisch zurückgebucht? Ja, eingesetzte Credits gehen immer automatisch zurück, bei der Stornierung durch den Kunden innerhalb der Frist und bei jeder Stornierung durch dich.
Kann ich als Studio für Kunden stornieren? Ja, jederzeit, auch nach der Frist. Im Termin bei der Person Buchung stornieren oder unter Manager → Buchungen mit Stornieren. Siehe Buchungen stornieren.
Kann ich eine Buchung auf einen anderen Termin übertragen? Ja, mit dem Addon „Umbuchung“. Siehe Umbuchung.
Fragen zum Kursausfall
Wie sage ich einen Termin ab? Im Termin unter Mehr mit Absagen, dann Termin absagen. Siehe Urlaub, Ausfall und Terminabsage.
Was bekommen die Teilnehmer bei einem Kursausfall? Ihre Buchungen werden storniert und voll erstattet: Credits, Stripe- und PayPal-Zahlungen automatisch, Bar- oder Überweisungszahlungen erstattest du selbst. Mit Absage-Mail an Teilnehmer versenden bekommen sie eine E-Mail.
Kann ich einen abgesagten Termin wiederherstellen? Ja, mit Reaktivieren im Termin. Die stornierten Buchungen bleiben aber storniert.
Fragen zur Warteliste
Rückt die Warteliste automatisch nach? Ja, mit dem Addon „Warteliste“, sobald ein Platz frei wird und der Termin noch nicht begonnen hat. Siehe Warteliste.
Werden Credits abgezogen, wenn sich jemand auf die Warteliste setzt? Ja, sie werden reserviert. Rückt die Person nicht nach, gehen sie nach dem Termin automatisch zurück.
Fragen zu E-Mails an Kunden
Welche E-Mails bekommen Kunden rund um eine Buchung?
- Buchungsbestätigung bei jeder bestätigten Buchung, auch wenn du eine Anfrage bestätigst
- Buchungsanfrage bei Angeboten, die du erst bestätigst
- Buchung abgelehnt, wenn du ablehnst oder die Anfragefrist abläuft
- Stornierung bei einer Stornierung, im Postfach mit dem Betreff „Stornierungsbestätigung“
- Termin verschoben, wenn du Datum oder Uhrzeit änderst
- die Absage-Mail, wenn du einen Termin absagst, im Postfach mit dem Betreff „Kurs abgesagt“
- Umbuchungsbestätigung beim Umbuchen
- Mails zur Warteliste beim Eintragen, Austragen und Nachrücken
Bekommen Kunden eine Erinnerung vor dem Termin? Nur wenn du sie einschaltest: unter Manager → Einstellungen → Buchungen bei Terminerinnerung mit Erinnerung senden und Stunden vor Beginn (1 bis 72). Die Erinnerung kommt als Mitteilung in der App und per E-Mail, einmal pro Buchung. Voreingestellt ist sie aus.
Kann ich die Texte der E-Mails anpassen? Die Texte pflegt Bookicorn, sie passen sich der Sprache jedes Empfängers an. Selbst bestimmst du unter Manager → Einstellungen → E-Mail Vorlagen bei den globalen Einstellungen Absender, Antwortadresse, Logo sowie Kopf- und Fußzeile.
Kann ich einzelne E-Mails abschalten? Nicht allgemein. Beim Einbuchen, beim Stornieren und beim Absagen eines Termins kannst du die Mail für diesen einen Vorgang ausschalten.
Ein Kunde hat keine E-Mail bekommen. Was kann ich prüfen? Prüfe im Kundenblatt, ob die E-Mail-Adresse stimmt, und ob beim Einbuchen, Stornieren oder Absagen die Mail ausgeschaltet war. Die Terminerinnerung kommt nur, wenn du sie eingeschaltet hast.
Fragen zum Buchungskontingent
Zählt eine Gruppenbuchung als eine oder mehrere Buchungen? Als mehrere. Jede Begleitperson zählt als eigene Buchung.
Zählen kostenlose Buchungen? Ja. Jede nicht stornierte Buchung auf einem Termin zählt, auch wenn sie nichts kostet.
Zählen stornierte Buchungen? Nein. Wie das Kontingent genau gezählt wird, steht unter Preisstaffelung.