Buchungen FAQ

Antworten auf häufige Fragen rund um Buchungen, Stornierungen und Wartelisten.

Buchungsprozess

Wie buchen Kunden einen Kurs?

Kursplan öffnen (Website oder Dashboard)
Kurs auswählen
Details prüfen
Mit Credits oder Direktzahlung buchen
Bestätigung erhalten

Welche Buchungsarten gibt es?

Art	Beschreibung
Mit Credits	Credits werden abgezogen
Direktzahlung	Sofortige Kartenzahlung
Warteliste	Platz wird reserviert wenn frei

Was sieht der Kunde bei der Buchung?

Kursname und Beschreibung
Trainer
Datum, Uhrzeit, Dauer
Standort/Raum
Verfügbare Plätze
Credit-Kosten oder Preis

Buchungsregeln

Was ist das Buchungsfenster?

Der Zeitraum, ab dem Kurse buchbar sind:

z.B. "30 Tage im Voraus"
Kurse außerhalb sind sichtbar, aber nicht buchbar

Was ist der Buchungsstopp?

Die Frist, bis wann Kurse buchbar sind:

z.B. "2 Stunden vor Kursbeginn"
Danach keine Buchungen mehr möglich

Kann ich verschiedene Regeln pro Kurs haben?

Ja:

Globale Regeln (gelten für alle)
Kurstyp-spezifische Regeln
Einzelkurs-Überschreibungen

Wie vermeide ich Überbuchungen?

Maximale Teilnehmer pro Kurs setzen
Warteliste aktivieren
System blockiert automatisch bei voller Kapazität

Stornierungen

Wie stornieren Kunden?

Dashboard öffnen
"Meine Kurse"
Buchung auswählen
"Stornieren" klicken
Bestätigen

Was ist die Stornierungsfrist?

Der Zeitpunkt, bis zu dem kostenfrei storniert werden kann:

z.B. "24 Stunden vor Kursbeginn"
Nach Ablauf: Keine Stornierung oder keine Rückerstattung

Was passiert nach der Stornierungsfrist?

Je nach Einstellung:

Stornierung nicht mehr möglich
Stornierung möglich, aber keine Credit-Rückerstattung
Teilweise Rückerstattung

Werden Credits automatisch zurückgebucht?

Ja, bei Stornierung innerhalb der Frist:

Credits gehen zurück ins gleiche Paket
Ablaufdatum bleibt unverändert

Kann ich als Admin für Kunden stornieren?

Ja:

Kurs öffnen
Teilnehmerliste
Teilnehmer auswählen
"Abmelden"
Rückerstattung wählen (Ja/Nein)

Kursausfall

Wie sage ich einen Kurs ab?

Kurs im Admin öffnen
"Kurs absagen" klicken
Grund angeben (optional)
Bestätigen

Was passiert bei Kursausfall?

Automatisch:

Alle Teilnehmer werden per E-Mail informiert
Credits werden zurückgebucht
Direktzahlungen werden erstattet
Buchungen werden storniert

Kann ich einen abgesagten Kurs wiederherstellen?

Nein. Du musst einen neuen Kurs erstellen. Kunden müssen neu buchen.

Wie informiere ich Kunden über Ausfall?

Automatisch per E-Mail. Zusätzlich kannst du:

Nachricht über Chat senden
Ankündigung im Dashboard

Warteliste

Wie funktioniert die Warteliste?

Kurs ist ausgebucht
Kunde setzt sich auf Warteliste
Bei Absage eines Teilnehmers:
- Erster auf Warteliste wird benachrichtigt
- Zeitlimit zum Buchen (z.B. 2 Stunden)
- Bei Nicht-Buchung: Nächster wird benachrichtigt

Werden Credits bei Warteliste abgezogen?

Nein. Credits werden erst bei tatsächlicher Buchung abgezogen.

Kann der Kunde die Warteliste verlassen?

Ja:

Dashboard → Meine Kurse
Wartelisten-Eintrag öffnen
"Von Warteliste entfernen"

Wie lang ist das Zeitlimit für Wartelisten-Buchung?

Standardmäßig 2 Stunden. Du kannst dies in den Einstellungen ändern.

Was bei automatischer Wartelisten-Buchung?

Optional: Wenn aktiviert, wird der Erste automatisch gebucht ohne Bestätigung. Credits werden abgezogen.

Check-In

Wie funktioniert der Check-In?

Optionen:

QR-Code: Kunde zeigt Code, Trainer scannt
Manuell: Trainer markiert Anwesenheit
Selbst-Check-In: Kunde checkt am Terminal ein

Wo ist der QR-Code?

In der Buchungsbestätigungs-E-Mail
Im Kunden-Dashboard unter der Buchung

Was passiert bei No-Show?

Je nach Einstellung:

Credits werden nicht zurückerstattet
Automatische Markierung als "Nicht erschienen"
Optional: Sperre nach X No-Shows

Kann ich Check-Ins nachträglich ändern?

Ja:

Kurs öffnen
Teilnehmerliste
Status ändern (Anwesend/Nicht erschienen)

Mehrfachbuchungen

Kann ein Kunde denselben Kurs zweimal buchen?

Nein. Eine Person = eine Buchung pro Kurs. Das System verhindert Doppelbuchungen.

Kann ein Kunde mehrere Kurse am gleichen Tag buchen?

Ja, solange die Kurse nicht zur gleichen Zeit stattfinden.

Was bei zeitlich überlappenden Kursen?

Das System warnt:

"Du hast bereits eine Buchung zu dieser Zeit:
[Kurs X] um 10:00 Uhr"

Buchung wird trotzdem ermöglicht (Kunde entscheidet).

Buchungen verwalten (Admin)

Wie sehe ich alle Buchungen?

Dashboard → Buchungen:

Filterbar nach Kurs, Datum, Status
Exportierbar als CSV

Kann ich Kunden manuell einbuchen?

Ja:

Kurs öffnen
"Teilnehmer hinzufügen"
Kunden suchen
Mit/ohne Credit-Abzug wählen

Kann ich die Teilnehmerliste exportieren?

Ja:

Kurs öffnen
Teilnehmerliste
"Exportieren" → CSV oder PDF

Wie sehe ich die Buchungshistorie eines Kunden?

Kunden → Kunde suchen
Profil öffnen
Tab "Buchungen"

E-Mail-Benachrichtigungen

Welche E-Mails erhalten Kunden?

E-Mail	Zeitpunkt
Buchungsbestätigung	Sofort nach Buchung
Erinnerung	24h vor Kurs (einstellbar)
Stornierungsbestätigung	Nach Stornierung
Kursausfall	Bei Absage durch Studio
Warteliste-Platz	Wenn Platz frei wird

Kann ich E-Mail-Texte anpassen?

Ja, unter Einstellungen → E-Mail-Templates. Du kannst:

Betreff ändern
Inhalt anpassen
Variablen nutzen (Name, Kurs, Datum, etc.)

Kunde hat keine E-Mail erhalten?

Prüfe:

Spam-Ordner des Kunden
E-Mail-Adresse korrekt?
Unter Kunden → E-Mail-Verlauf prüfen
Benachrichtigungen aktiviert?

Spezialfälle

Buchung für jemand anderen?

Nicht direkt möglich. Jede Person braucht ein eigenes Konto. Für Gruppen:

Gruppenpaket anbieten
Admin bucht manuell

Kann ich Buchungen auf anderen Kurs übertragen?

Nicht automatisch. Workaround:

Alte Buchung stornieren
Credits zurückbuchen
Neue Buchung im anderen Kurs

Was bei Krankheit des Kunden?

Je nach Studio-Policy:

Innerhalb Frist: Normale Stornierung
Nach Frist: Admin kann manuell Credits zurückbuchen
Mit Attest: Sonderregelung

Buchung für Probestunde?