Zoom-Meetings

Mit dem Addon Zoom-Meetings legt Bookicorn für jeden gebuchten Online-Termin ein eigenes Zoom-Meeting an. Deine Kunden bekommen den Link in der Buchungsbestätigung, in der Erinnerung und in der Kunden-App. Einen Meeting-Link trägst du nicht mehr von Hand ein.

In den Texten im Manager steht statt „Trainer“ der Begriff deines Studios.

Was Zoom-Meetings kann

• Jeder gebuchte Termin bekommt ein eigenes Zoom-Meeting.
• Der Link steht in der Buchungsbestätigung, in der Erinnerung und in der Kunden-App. Sehen können ihn nur Kunden, die den Termin gebucht haben.
• Trainer verbinden auf Wunsch ihr eigenes Zoom. Sonst läuft das Meeting über das Zoom des Studios.
• Warteraum, Kennwort, Aufzeichnung und mehr stellst du für das Studio ein und passt sie je Angebot an.
• Im Manager startest du das Meeting am Termin mit Meeting starten.
• Sagst du einen Termin ab, löscht Bookicorn das Meeting bei Zoom.

Unterstützt wird Zoom. Für Microsoft Teams, Google Meet und andere Plattformen trägst du weiter einen festen Link im Angebot ein.

Zoom hinzufügen

Voraussetzungen

• Das Addon Zoom-Meetings ist in deinem Studio aktiv.
• Du hast ein Zoom-Konto. Ein kostenloses reicht, für Termine über 40 Minuten brauchst du ein bezahltes.
• Das Zoom des Studios verbinden Admins, ihr eigenes Zoom verbinden Trainer.
• Beim Verbinden erlaubst du Bookicorn, dein Zoom-Profil zu lesen (Name, E-Mail-Adresse, Kontotyp) und Meetings anzulegen, zu lesen, zu ändern und zu löschen. Weitere Rechte fragt Bookicorn nicht an.

Zoom-Meetings aktivieren

Das Addon aktivierst du unter Manager → Addon Store mit Zoom-Meetings und Aktivieren. Es ist ein reguläres Addon und belegt einen Addon-Platz deines Tarifs. Ist es aktiv, führt Öffnen zur Seite Zoom-Meetings (app.bookicorn.net/zoom).

Zoom des Studios verbinden

Als Admin findest du die Seite auch unter Manager → Einstellungen → Aktive Add-ons → Zoom-Meetings.

1. Öffne Zoom-Meetings.
2. Tippe bei Zoom des Studios auf Mit Zoom verbinden.
3. Melde dich bei Zoom an und erlaube den Zugriff.

Danach steht dort Verbunden und Verbunden als mit der E-Mail-Adresse des Zoom-Kontos. Das Zoom des Studios hostet alle Meetings, für die kein Trainer ein eigenes Zoom verbunden hat. Darunter siehst du deine Trainer mit Verbunden oder Nicht verbunden.

Eigenes Zoom für Trainer

Trainer verbinden ihr eigenes Zoom unter Manager → Persönlich → Mein Zoom: auf Mit Zoom verbinden tippen und bei Zoom anmelden. Die Meetings ihrer Termine laufen dann über ihr eigenes Zoom. Ohne eigene Verbindung übernimmt das Zoom des Studios.

Ein Online-Angebot auf Zoom umstellen

1. Öffne das Angebot und gehe in den Bereich Ort & Trainer.
2. Schalte Online-Angebot ein und wähle als Plattform Zoom.
3. Schalte Meeting je Termin automatisch anlegen ein.
4. Speichere das Angebot.

Einen Online-Link trägst du dann nicht mehr ein. Ist weder für das Studio noch für den Trainer des Angebots Zoom verbunden, zeigt das Angebot einen Hinweis mit Mit Zoom verbinden.

Den Schalter Meeting je Termin automatisch anlegen gibt es nur, wenn das Addon aktiv ist und die Plattform Zoom gewählt ist. Mehr dazu unter Angebot anlegen.

Zoom nutzen

Wer das Meeting hostet

Für jeden Termin gilt diese Reihenfolge:

1. Hat der Trainer des Termins sein eigenes Zoom verbunden, läuft das Meeting über sein Zoom. Eine Vertretung am Termin geht dem Trainer des Angebots vor.
2. Sonst läuft es über das Zoom des Studios.
3. Ist keins von beiden verbunden, entsteht kein Meeting. Du bekommst dann eine Mitteilung, siehe „Wenn ein Meeting fehlt“ weiter unten.

Ein Zoom-Konto führt in der Regel nur ein Meeting gleichzeitig. Laufen bei dir Termine parallel, verbinden die Trainer am besten ihr eigenes Zoom.

Einstellungen für die Meetings

Unter Zoom-Meetings → Einstellungen legst du als Admin fest, wie die Meetings deines Studios eingerichtet werden. Jede Änderung wird sofort gespeichert und gilt für Meetings, die danach angelegt werden. Gesperrte Einstellungen in deinem Zoom-Konto gehen vor.

Beitritt und Sicherheit

• Warteraum: Teilnehmer warten, bis sie hereingelassen werden.
• Beitritt vor dem Trainer: Erst wenn der Trainer startet, Jederzeit, 5 Minuten vorher, 10 Minuten vorher oder 15 Minuten vorher. Mit Warteraum lässt Zoom niemanden vor dem Trainer rein.
• Kennwort: Das Kennwort steckt im Link, deine Kunden müssen nichts eingeben.
• Nur mit Zoom-Konto beitreten: Teilnehmer brauchen ein eigenes Zoom-Konto.

Ton und Bild

• Stumm beim Beitritt
• Kamera beim Start an: Trainer und Kamera beim Start an: Teilnehmer
• Einwahl: Nur Computer oder Computer und Telefon.

Aufzeichnung

• Automatisch aufzeichnen: Aus, Lokal oder In der Zoom-Cloud.
• Trainer darf die Aufzeichnung pausieren

Ab Werk sind Kennwort, Stumm beim Beitritt und beide Kameras an, die Einwahl geht per Computer und Telefon, Warteraum und Aufzeichnung sind aus.

Eigene Einstellungen für ein Angebot

Im Angebot führt Einstellungen für dieses Angebot zu denselben Feldern. Daneben steht Studio-Vorgabe, solange das Angebot die Einstellungen des Studios nutzt, und Eigene Einstellungen, sobald du etwas änderst. Tippe auf Fertig und speichere das Angebot. Mit Auf Studio-Vorgabe zurücksetzen gilt wieder die Vorgabe des Studios.

Das Meeting starten

Öffne im Manager den Termin. Bei Online-Terminen mit Zoom siehst du:

• Meeting starten: öffnet Zoom und startet das Meeting als Host. Gibt es noch kein Meeting, legt Bookicorn es dabei an.
• Link für Teilnehmer: kopiert den Link, den deine Kunden bekommen. Der Knopf erscheint, sobald das Meeting angelegt ist.

Starten können Admins und der Trainer des Termins.

Wann das Meeting entsteht

Bookicorn legt das Meeting an, sobald es gebraucht wird: mit der ersten Buchungsbestätigung, spätestens mit der Erinnerung, beim Öffnen eines gebuchten Termins im Manager oder mit Meeting starten. Termine ohne Buchung bekommen kein Meeting. So bleibt dein Zoom-Konto unter der Grenze von Zoom für neue und geänderte Meetings am Tag.

Termin verschieben oder absagen

• Verschieben: Der Link bleibt derselbe. Die neue Zeit trägt Bookicorn bei Zoom ein, sobald der Link wieder gebraucht wird, zum Beispiel mit der Erinnerung oder wenn du den Termin im Manager öffnest.
• Absagen: Sagst du einen Termin, eine Serie oder einen Block ab, löscht Bookicorn die Meetings bei Zoom.
• Stornierung durch Kunden: Das Meeting bleibt für die anderen Teilnehmer bestehen.

Kostenloses Zoom

Mit einem kostenlosen Zoom-Konto enden Meetings nach 40 Minuten, und eine Aufzeichnung in der Zoom-Cloud gibt es nicht. Zoom-Meetings zeigt dir das an, und statt in der Cloud wird dann lokal aufgezeichnet. Für Termine über 40 Minuten brauchst du ein bezahltes Zoom-Konto.

Wenn ein Meeting fehlt

Kann Bookicorn kein Meeting anlegen, bekommst du eine Mitteilung und eine E-Mail Zoom-Meeting fehlt mit dem Grund. Am Termin im Manager steht dann Zoom-Meeting fehlt mit Erneut versuchen. Die Gründe und was du tun kannst:

• Weder der Trainer noch das Studio hat Zoom verbunden: Verbinde Zoom unter Zoom-Meetings, fürs Studio oder als Trainer.
• Die Verbindung zu Zoom gilt nicht mehr: Tippe unter Zoom-Meetings auf Neu verbinden.
• Zoom hat gerade nicht geantwortet: Bookicorn versucht es mit der Erinnerung erneut. Du kannst am Termin auch auf Erneut versuchen tippen.

Kunden, deren Bestätigung ohne Link verschickt wurde, bekommen ihn mit der Erinnerung. In der Kunden-App sehen sie ihn, sobald das Meeting angelegt ist.

Hilft das nicht weiter, schreib uns an hey@bookicorn.net.

Zoom entfernen

Zoom in Bookicorn trennen

Öffne Zoom-Meetings oder als Trainer Persönlich → Mein Zoom und tippe auf Trennen. Bookicorn zieht dabei die Freigabe bei Zoom zurück. Mit Trennen beendest du die Verbindung. Bestehende Links bleiben gültig. Neue Meetings laufen dann über das Zoom des Studios, falls es verbunden ist. Bei Meetings, die über die getrennte Verbindung angelegt wurden, kann Bookicorn danach weder die Zeit ändern noch das Meeting löschen. Diese Meetings startest du direkt in Zoom.

Bookicorn in Zoom entfernen

Du kannst Bookicorn auch direkt bei Zoom entfernen: Melde dich im Zoom App Marketplace an, öffne Manage → Added Apps, wähle Bookicorn und klicke auf Remove. Zoom meldet das an Bookicorn, die Verbindung endet wie beim Trennen.

Was mit deinen Daten passiert

Beim Trennen und beim Entfernen der App löscht Bookicorn sofort alles, was es von Zoom bekommen hat: die Zugangsschlüssel sowie E-Mail-Adresse und Nutzer-ID deines Zoom-Kontos. Bereits angelegte Meetings bleiben in deinem Zoom-Konto, und ihre Links in den Buchungen deiner Kunden gelten weiter. Ändern oder löschen kannst du diese Meetings direkt in Zoom. Sollen auch die gespeicherten Meeting-Links bei Bookicorn gelöscht werden, schreib uns an hey@bookicorn.net. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Brauchen meine Kunden ein Zoom-Konto? Nein, außer du schaltest Nur mit Zoom-Konto beitreten ein. Das Kennwort steckt im Link.

Wer sieht den Link? Kunden, die den Termin gebucht haben, dazu Admins und der Trainer des Termins im Manager.

Gelten geänderte Einstellungen auch für schon angelegte Meetings? Nein. Änderungen gelten für Meetings, die danach angelegt werden.

Funktioniert das auch mit Microsoft Teams oder Google Meet? Nein, derzeit nur mit Zoom. Für andere Plattformen trägst du im Angebot einen festen Online-Link ein.

Was passiert mit Angeboten, die einen festen Zoom-Link haben? Sie nutzen ihren Link weiter. Erst wenn du Meeting je Termin automatisch anlegen einschaltest, bekommt jeder Termin ein eigenes Meeting.

Wechselt der Trainer eines Termins, wandert das Meeting mit? Nein. Ein schon angelegtes Meeting bleibt in dem Zoom-Konto, in dem es angelegt wurde. Meeting starten funktioniert trotzdem.

Steht der Link auch im Kalender? Ja. Die Kalenderdatei in der Buchungsbestätigung enthält den Link. Mit dem Addon Kalender-Synchronisation steht er auch im Kalendereintrag von Admins und Trainern, sobald das Meeting angelegt ist.

Was passiert, wenn ich das Addon deaktiviere? Du kannst Zoom dann nicht neu verbinden und Meeting je Termin automatisch anlegen nicht einschalten. Bereits angelegte Meetings und ihre Links bleiben gültig.