Zahlung vor Ort und Überweisung
Bei den manuellen Zahlungsarten bezahlen deine Kunden außerhalb von Bookicorn: bar oder mit Karte bei dir vor Ort, oder per Überweisung auf dein Konto. Bookicorn bucht die Zahlung nicht selbst ein. Du bestätigst den Eingang im Manager von Hand.
Die zwei manuellen Zahlungsarten
| Zahlungsart im Manager | Was der Kunde sieht | Einrichtung |
|---|---|---|
| Zahlung vor Ort | Bar vor Ort, mit dem Hinweis, dass er bei deinem Studio bezahlt | Keine. Sie ist eingeschaltet, solange du sie nicht ausschaltest. |
| Manuell: Überweisung/PayPal | Rechnung. Die Zahlungsdaten bekommt er per E-Mail. | Bankverbindung oder PayPal-Adresse hinterlegen |
Beide findest du unter Manager → Einstellungen → Zahlungsarten: app.bookicorn.net/einstellungen/zahlungsarten.
Überweisung einrichten
- Öffne Einstellungen → Zahlungsarten.
- Tippe auf der Karte Manuell: Überweisung/PayPal auf Einrichten.
- Trage unter Banküberweisung Kontoinhaber, Bank Name, IBAN und BIC ein.
- Möchtest du auch Geld per PayPal annehmen, trage unter PayPal deine PayPal E-Mail ein. Optional kommen PayPal-Name und ein PayPal.me-Link (optional) dazu.
- Wähle unter Verwendungszweck, was Kunden bei der Überweisung angeben sollen: Automatisch (Buchungs-ID) oder Benutzerdefiniert. Im benutzerdefinierten Text kannst du die Platzhalter
{paket_name},{credits}und{preis}verwenden.
Jedes Feld wird gespeichert, sobald du es verlässt. Sobald eine IBAN, eine PayPal-Adresse oder ein PayPal.me-Link hinterlegt ist, zeigt die Karte Hinterlegt.
Diese Daten schickt Bookicorn deinen Kunden per E-Mail, wenn sie Überweisung wählen.
Warum Zahlung vor Ort oder Überweisung beim Kauf fehlt
Eine manuelle Zahlungsart erscheint beim Kunden nur, wenn sie an beiden Stellen erlaubt ist:
- Im Studio: Die Zahlungsart ist unter Einstellungen → Zahlungsarten nicht ausgeschaltet. Für Überweisung müssen außerdem Bankverbindung oder PayPal-Adresse hinterlegt sein.
- Im Angebot oder im Paket: Die Zahlungsart ist dort unter Zahlungsarten eingeschaltet.
Das betrifft vor allem Guthabenkarten: Jedes Paket hat eine eigene Auswahl an Zahlungsarten. Hast du Zahlung vor Ort studioweit eingeschaltet, im Paket aber nur Stripe gewählt, sieht der Kunde beim Kauf dieses Pakets nur die Kartenzahlung. So änderst du das:
- Öffne Manager → Guthabenkarte (der Menüpunkt trägt den Namen, den du für deine Karten gewählt hast): app.bookicorn.net/kreditpakete.
- Tippe auf das Paket und dann auf Bearbeiten.
- Schalte unter Zahlungsarten Zahlung vor Ort oder Manuell: Überweisung/PayPal ein und speichere.
Bei Angeboten geht es genauso: Angebot öffnen, Bearbeiten, unter Zahlungsarten einschalten.
Ist Überweisung im Studio noch nicht eingerichtet, steht sie im Angebot oder Paket nur unter Weitere Zahlungsarten und lässt sich nicht einschalten.
Was nach einer Buchung mit Zahlung vor Ort passiert
Bucht ein Kunde mit Zahlung vor Ort oder Überweisung, entsteht die Buchung sofort. Ob sie gleich bestätigt ist, hängt vom Angebot ab: Ist Buchungen automatisch bestätigen an, ist sie sofort bestätigt, sonst kommt sie als Anfrage.
Die Zahlung ist dann noch offen. Unter Manager → Transaktionen steht die Buchung mit der Zahlungsart Zahlung vor Ort oder Manuell und dem Status Ausstehend.
Wählt der Kunde Überweisung, stehen deine Bankdaten in seiner Buchungsbestätigung.
Hast du das Addon Rechnungssystem, hängt Bookicorn die Rechnung an die Buchungsbestätigung. Sie steht auf Offen, bis du die Zahlung bestätigst.
Was nach einem Kauf mit Zahlung vor Ort passiert
Kauft ein Kunde eine Guthabenkarte mit Zahlung vor Ort oder Überweisung, legt Bookicorn die Karte an, sperrt sie aber, bis du den Zahlungseingang bestätigst. Der Kunde sieht bei der Karte „Wartet auf Freigabe durch das Studio“ und bekommt eine E-Mail mit Betrag, Verwendungszweck und entweder deinen Bankdaten oder dem Hinweis, vor Ort zu bezahlen.
Ausnahme ist ein Paket mit Credits sofort nutzbar, auch vor Zahlungseingang: Dann kann der Kunde die Karte gleich nutzen, die Zahlung bleibt trotzdem offen, bis du sie bestätigst. Im Kundenblatt steht bei der Karte, dass die Zahlung noch offen ist, und du bestätigst sie dort mit Zahlungseingang bestätigen.
Du bekommst im Manager eine Benachrichtigung, dass eine Karte bestellt und die Zahlung offen ist.
Geschenkgutscheine sind die Ausnahme: Kauft jemand einen Gutschein mit Zahlung vor Ort oder Überweisung, ist der Gutschein sofort gültig und wird sofort mit den Zahlungsdaten verschickt. Du bestätigst später nur noch den Zahlungseingang.
Zahlung bestätigen
Ist das Geld da, bestätigst du die Zahlung an einer dieser Stellen:
In den Transaktionen:
- Öffne Manager → Transaktionen: app.bookicorn.net/transaktionen.
- Tippe auf die offene Zahlung.
- Tippe auf Als bezahlt markieren. Bei einem Geschenkgutschein heißt der Knopf Zahlung bestätigen.
Bei einer Guthabenkarte im Kundenprofil:
- Öffne Manager → Kunden und den Kunden.
- Öffne den Bereich mit den Credits und tippe auf die Karte.
- Tippe auf Zahlungseingang bestätigen.
Bei einer Rechnung zu einer Buchung: Unter Manager → Rechnungen die offene Rechnung öffnen und Als bezahlt markieren tippen.
Was danach passiert:
- Eine gesperrte Guthabenkarte ist sofort nutzbar.
- Bei einer Guthabenkarte erstellt Bookicorn die Rechnung, wenn ein Standard-Rechnungssteller hinterlegt ist, und schickt dem Kunden eine Zahlungsbestätigung mit der Rechnung.
- Bei einer Buchung gilt die Zahlung als erledigt. Gibt es zur Buchung eine Rechnung, gilt sie ab dann als bezahlt, und der Kunde bekommt sie als Zahlungsbestätigung per E-Mail.
Zahlungserinnerung senden
An eine offene Zahlung erinnerst du den Kunden so:
- Öffne Manager → Transaktionen und tippe auf die offene Zahlung.
- Tippe auf Zahlungserinnerung senden.
Der Kunde bekommt eine E-Mail mit Betrag, Verwendungszweck und deinen Zahlungsdaten. In der Transaktion steht danach, wie viele Erinnerungen gesendet wurden und wann die letzte rausging.
Für Buchungen und Einmalkäufe verschickt Bookicorn keine Erinnerungen von selbst. Automatisch erinnert Bookicorn nur bei Abos, die vor Ort oder per Überweisung bezahlt werden (siehe unten).
Abos mit Zahlung vor Ort oder Überweisung
Ein Guthaben-Abo kann auch bar oder per Überweisung bezahlt werden. Dafür schaltest du im Abo-Paket unter Zahlungsarten Zahlung vor Ort oder Manuell: Überweisung/PayPal ein. Du brauchst dafür das Addon Guthaben-Abos.
So läuft ein solches Abo:
- Abschluss: Der Kunde schließt das Abo ab. Seine Credits sind sofort da. Für die erste Periode entsteht ein offener Posten, und er bekommt eine E-Mail mit den Zahlungsdaten. Du bekommst im Manager die Benachrichtigung „Abo abgeschlossen, Zahlung offen“.
- Zahlung bestätigen: Zahlt der Kunde, markierst du den offenen Posten unter Transaktionen als bezahlt oder bestätigst die Zahlung an der Karte.
- Verlängerung: Ist die Periode vorbei und nichts mehr offen, verlängert Bookicorn das Abo von selbst. Der Kunde bekommt neue Credits und eine E-Mail mit den Zahlungsdaten für die neue Periode.
- Erinnerung: Ist eine Periode seit 7 Tagen offen, schickt Bookicorn dem Kunden eine Zahlungserinnerung, sofern noch keine rausging.
- Überfällig: Ist eine Periode seit 14 Tagen offen, sperrt Bookicorn die offenen Credits, setzt das Abo auf Zahlung überfällig und schickt dem Kunden eine weitere Erinnerung. Du bekommst die Benachrichtigung „Abo-Zahlung überfällig“.
- Freigabe: Sobald du die Zahlung als bezahlt markierst, sind die Credits wieder nutzbar, und das Abo läuft weiter.
Solange eine Periode offen ist, verlängert Bookicorn nicht. Nach einer Überfälligkeit beginnt die neue Periode mit dem Tag der Verlängerung, nicht rückwirkend.
Ein Kunde mit offener Abo-Zahlung kann kein weiteres Abo mit Zahlung vor Ort oder Überweisung abschließen, bis die Zahlung erledigt ist.
Kündigt der Kunde, läuft das Abo bis zum Ende der aktuellen Periode und endet dann.
Häufige Fragen
Ich habe Barzahlung aktiviert, kann sie beim Kauf aber nicht auswählen. Warum? Die Zahlungsart muss auch im Paket oder im Angebot eingeschaltet sein. Öffne es, tippe auf Bearbeiten und schalte unter Zahlungsarten Zahlung vor Ort ein.
Kann der Kunde mit einer bar gekauften Karte sofort buchen? Nein. Die Karte ist gesperrt, bis du den Zahlungseingang bestätigst. Danach ist sie sofort nutzbar.
Wo sehe ich alle offenen Zahlungen? Unter Manager → Transaktionen. Offene Zahlungen haben den Status Ausstehend. Im Filter wählst du bei Status den Wert Ausstehend, dann siehst du nur die offenen.
Erinnert Bookicorn meine Kunden automatisch ans Zahlen? Nur bei Abos mit Zahlung vor Ort oder Überweisung, nach 7 und nach 14 Tagen. Bei Buchungen und Einmalkäufen schickst du die Erinnerung selbst mit Zahlungserinnerung senden.
Kostet Zahlung vor Ort Gebühren? In Bookicorn nicht. Ob für Kartenzahlungen an deinem eigenen Terminal Gebühren anfallen, hängt von deinem Anbieter ab.