Was ist die Warteliste?

Das Addon Warteliste sorgt dafür, dass du auch bei ausgebuchten Kursen keine Interessenten verlierst. Statt einer Fehlermeldung können sich Kunden auf die Warteliste setzen lassen. Sobald jemand storniert, rückt der nächste automatisch nach – ohne dass du manuell eingreifen musst.

Das System arbeitet nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out): Wer sich zuerst auf die Warteliste setzt, kommt als erstes nach.

Das Addon ist nützlich für:

• Beliebte Kurse, die schnell ausgebucht sind
• Kurse mit begrenzter Kapazität (z. B. Personal Training, kleine Workshops)
• Studios, die Nachfrage besser einschätzen wollen – die Warteliste zeigt dir, wie groß das Interesse wirklich ist

Aktivierung

Hinweis: Die Warteliste ist nach der Aktivierung für alle Kurse deines Studios aktiv. Du kannst sie pro Kurs unter Kurseinstellungen → Warteliste deaktivieren, wenn sie für einzelne Kurse nicht gewünscht ist.

Wie Kunden auf die Warteliste kommen

Wenn ein Kurs ausgebucht ist, ändert sich der Buchungs-Button auf der Kursseite automatisch.

Tipp: Erwähne die Warteliste aktiv in deiner Kommunikation, z. B. in Social Media oder im Studio. Viele Kunden wissen nicht, dass es diese Möglichkeit gibt – und suchen stattdessen nach Alternativen.

Automatisches Nachrücken bei Stornierung

Sobald ein Teilnehmer seinen Platz storniert, passiert folgendes automatisch:

Zeitfenster für die Annahme

Das Zeitfenster, in dem ein nachrückender Kunde seinen Platz annehmen muss, beträgt standardmäßig 24 Stunden. Du kannst das anpassen:

• Gehe zu Admin → Einstellungen → Warteliste
• Ändere den Wert unter „Annahmefrist nach Nachrücken"
• Mögliche Werte: 1 Stunde bis 72 Stunden

Tipp: Bei Kursen, die erst wenige Tage entfernt sind, empfiehlt sich ein kürzeres Zeitfenster (z. B. 4–8 Stunden), damit der Platz nicht lange unbesetzt bleibt.

Was passiert wenn niemand nachrückt?

Wenn alle Personen auf der Warteliste ablehnen oder nicht reagieren, bleibt der Platz frei. Du kannst den Platz dann manuell vergeben oder ihn für spontane Walk-ins offen lassen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Das System versendet automatisch folgende E-Mails:

Tipp: Passe die E-Mail-Templates für die Warteliste unter Admin → Einstellungen → E-Mail-Templates an. Nutze einen freundlichen, einladenden Ton – Kunden freuen sich, wenn ein Platz frei wird, und sollen schnell handeln.

Warteliste-Übersicht im Admin-Dashboard

Du hast jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Wartelisten deines Studios.

Warteliste pro Termin

Hier siehst du:

• Alle Personen auf der Warteliste in der richtigen Reihenfolge
• Zeitstempel, wann jede Person sich eingetragen hat
• Status: wartend, eingeladen (Frist läuft), abgelaufen

Globale Wartelisten-Übersicht

Unter Admin → Buchungen → Wartelisten siehst du alle aktiven Wartelisten aller Kurse auf einen Blick.

Du kannst dort:

• Personen manuell von der Warteliste entfernen
• Die Reihenfolge in Ausnahmefällen anpassen
• Personen manuell direkt buchen (Warteliste überspringen)

Hinweis: Das manuelle Anpassen der Wartelistenreihenfolge sollte die Ausnahme sein. Das FIFO-Prinzip schafft Vertrauen bei deinen Kunden – alle wissen, dass es fair zugeht.

Wartelistenplätze begrenzen

Du kannst festlegen, wie viele Personen sich maximal auf die Warteliste eines Termins setzen können.

• Gehe zu Admin → Einstellungen → Warteliste
• Setze „Maximale Wartelistengröße"
• Standard: unbegrenzt

Warum begrenzen? Wenn 30 Personen auf einem 10-Plätze-Kurs auf der Warteliste stehen, werden die hinteren Plätze statistisch nie nachrücken. Eine Begrenzung auf das 2–3-fache der Kurskapazität ist sinnvoll.

Stornierungsfristen beachten

Die Warteliste funktioniert am besten in Kombination mit klaren Stornierungsfristen.

Wenn Kunden bis kurz vor dem Kurs kostenlos stornieren können, passiert folgendes:

• Viele Last-Minute-Stornierungen kurz vor dem Termin
• Nachrückende Kunden haben kaum Zeit, den Platz anzunehmen
• Plätze bleiben frei

Empfehlung:

• Setze eine Stornierungsfrist von 24–48 Stunden vor dem Termin
• Nach Ablauf der Frist: keine kostenlose Stornierung mehr
• Das reduziert Last-Minute-Ausfälle und macht die Warteliste zuverlässiger

Konfiguriere Stornierungsfristen unter Admin → Einstellungen → Buchungsregeln.

Tipp: Kommuniziere die Stornierungsfrist klar in der Buchungsbestätigung und auf der Kursseite. Kunden, die wissen, dass sie nicht kostenlos kurz vorher absagen können, buchen überlegter – und stornieren seltener.

Kombination mit anderen Addons

Die Warteliste arbeitet gut zusammen mit:

• Gruppenbuchung – wenn eine Gruppe storniert und mehrere Plätze frei werden, rückt die Warteliste entsprechend nach
• Check-in System – No-Shows werden erfasst; du kannst Kunden mit hoher No-Show Rate gezielt auf die konsequentere Nutzung der Stornierungsfunktion hinweisen

Häufige Fragen

Kann ein Kunde selbst prüfen, wo er auf der Warteliste steht? Ja. Im Kunden-Dashboard unter Meine Buchungen → Wartelisten sieht jeder Kunde seine aktuelle Position.

Was passiert, wenn ein Kurs abgesagt wird, für den es eine Warteliste gibt? Alle Personen auf der Warteliste erhalten automatisch eine Absage-E-Mail. Bestehende Buchungen für den Kurs werden ebenfalls nach den üblichen Stornierungsregeln behandelt.

Kann ich einen Kunden direkt von der Warteliste buchen, ohne das Nachrück-System zu nutzen? Ja. In der Admin-Wartelistenübersicht kannst du jeden Kunden direkt manuell buchen.

Wird die Warteliste auch bei der Kapazitätsplanung angezeigt? Ja. In der Kursübersicht siehst du neben der Buchungsauslastung auch die Anzahl der Personen auf der Warteliste. Das hilft dir zu entscheiden, ob es Sinn macht, einen zusätzlichen Termin anzubieten.

Was passiert, wenn ich das Addon deaktiviere? Bestehende Wartelisten bleiben erhalten, aber neue Kunden können sich nicht mehr auf Wartelisten setzen. Bereits eingetragene Personen rücken weiterhin nach, solange noch Einträge vorhanden sind.