Warteliste
Mit dem Addon Warteliste können sich Kunden bei einem ausgebuchten Termin auf die Warteliste setzen. Wird ein Platz frei, rückt die nächste Person automatisch nach. Das Addon aktivierst du im Manager unter Addon Store.
Wie sich Kunden auf die Warteliste setzen
Ist ein Termin voll, sehen Kunden statt des Buchungsknopfs die Warteliste:
- Buchungsseite: Der Termin zeigt „Termin voll“ und den Knopf Auf Warteliste setzen.
- Kunden-App: Der Termin zeigt Warteliste und den Knopf Auf die Warteliste setzen.
Eintragen geht nur, wenn der Termin wirklich voll ist. Der Kunde bekommt eine Bestätigungsmail.
Nimmt das Angebot Credits an und zahlt der Kunde mit Credits, werden die Credits beim Eintragen schon reserviert, also abgebucht. Rückt er nicht nach und ist der Termin vorbei, gehen sie automatisch zurück. Wird er von der Warteliste genommen, ebenfalls.
Rückt die Warteliste automatisch nach?
Ja. Wird in einem Termin ein Platz frei, rückt automatisch die Person nach, die am längsten wartet. Das passiert:
- wenn ein Kunde selbst storniert,
- wenn du eine Buchung stornierst,
- wenn der Termin mehr Plätze bekommt, zum Beispiel über Max. Teilnehmer. Bookicorn prüft Termine mit Warteliste zusätzlich alle paar Minuten auf freie Plätze.
Nachgerückt wird nur bis zum Beginn des Termins. In einen abgesagten Termin rückt niemand nach, und beim Absagen eines Termins rückt niemand nach.
Was beim Nachrücken mit Buchung und Zahlung passiert, hängt von deiner Einstellung ab (nächster Abschnitt).
Einstellung: was beim Nachrücken passiert
Die Einstellung findest du unter Manager → Warteliste über Einstellungen (Zahnrad). Die Seite heißt Nachrücken bei freiem Platz, die Gruppe Warteliste für Termine:
Platz reservieren, bis bezahlt ist (empfohlen), die Voreinstellung:
- Hat die Person Credits reserviert, ist sie sofort fest gebucht.
- Ist das Angebot kostenlos, ist sie sofort fest gebucht.
- Ist das Angebot kostenpflichtig und bietet dein Studio Online-Zahlung an, bekommt die Person eine E-Mail mit Zahlungslink. Der Platz bleibt bis zum Ende der Zahlungsfrist für sie reserviert. Zahlt sie nicht rechtzeitig, verfällt die Reservierung und die nächste Person rückt nach.
- Ohne Online-Zahlung ist die Person sofort fest gebucht, die Zahlung bleibt offen.
Sofort fest buchen, Zahlung offen: Die nachrückende Person ist sofort fest gebucht, ohne Frist. Die Zahlung bleibt offen, und du ziehst sie selbst ein, zum Beispiel vor Ort oder per Überweisung. Reservierte Credits werden dabei verbraucht.
Die Zahlungsfrist wählst du zwischen 2, 6, 12, 24 und 48 Stunden, voreingestellt sind 24 Stunden. Beginnt der Termin früher, endet die Frist zum Terminbeginn.
Darunter steht die Einstellung Warteliste für freie Terminwahl. Sie gilt für alle Angebote mit freier Terminwahl, auch tageweise, und hat drei Möglichkeiten: Nur benachrichtigen, Platz reservieren, bis bezahlt ist und Mit Guthaben sofort buchen. Was sie bewirken, steht unter Warteliste bei freier Terminwahl.
Was nachrückende Personen bekommen
Wer nachrückt, bekommt eine E-Mail mit dem Betreff „Platz frei!“ und eine Mitteilung in der App. Muss noch bezahlt werden, heißt die Mail „Platz frei! Jetzt buchen“ und enthält den Knopf Jetzt zahlen und Platz sichern mit der Frist, bis wann der Platz reserviert ist.
Auf der Seite Buchungen steht eine solche reservierte Buchung als ausstehend mit dem Hinweis „Zahlung bis …“. Bestätigst du sie dort selbst, gilt der Platz als vergeben, ohne dass online gezahlt wurde.
Warteliste bei freier Terminwahl
Bei Angeboten mit freier Terminwahl tragen sich Kunden für einen ausgebuchten Tag oder Zeitraum ein, auch bei tageweisen Angeboten. Wird etwas frei, gilt die Einstellung Warteliste für freie Terminwahl:
- Nur benachrichtigen: Alle, die auf diesen Tag warten, bekommen eine Mail mit einem Link direkt auf das Angebot und die frei gewordene Zeit. Wer zuerst bucht, hat den Platz.
- Platz reservieren, bis bezahlt ist: Der Platz bleibt für die nächste Person reserviert. Sie bekommt ein Zahlungsangebot mit Frist, die Frist steht in der Zeitzone deines Studios. Ohne Online-Zahlung geht stattdessen eine Benachrichtigung raus.
- Mit Guthaben sofort buchen: Reicht das Guthaben, ist die Person sofort fest gebucht. Sonst wird der Platz reserviert und muss innerhalb der Frist bezahlt werden.
Ein laufendes Zahlungsangebot nehmen Kunden über den Link in der Mail an oder in der Kunden-App mit Jetzt bezahlen.
Dein Studio bekommt eine Meldung, sobald jemand benachrichtigt wurde oder ein Platz reserviert ist, nicht schon beim Eintragen. Die Meldung führt zum Reiter Tage unter Manager → Warteliste.
Wartende im Manager verwalten
Alle Wartelisten siehst du unter Manager → Warteliste (app.bookicorn.net/warteliste). Die Seite sehen nur Admins.
Die Tabelle zeigt Position, Kunde, Termin, Credits reserviert und Status (Wartend oder Benachrichtigt). Über jedem Eintrag öffnet ein Menü:
- Kundenprofil öffnen und E-Mail senden
- Diese Person nachrücken lassen: bucht gezielt diese Person ein. Ist der Termin voll, fragt der Manager nach und überbucht den Termin.
- Entfernen: nimmt die Person von der Warteliste. Reservierte Credits gehen zurück, und die Person bekommt eine Mail.
Im einzelnen Termin gibt es den Reiter Warteliste mit dem Knopf Nächste Person nachrücken lassen.
Die Wartenden bei freier Terminwahl stehen im Reiter Tage. Die Tabelle zeigt Kunde, Angebot, Tage, Personen, Status und bei einem laufenden Angebot die Frist. Je Eintrag gibt es:
- Bescheid geben: schickt eine Mail, dass etwas frei ist.
- Angebot machen: reserviert den Platz für diese Person bis zum Ende der Frist.
- Austragen: nimmt die Person von der Warteliste, sie bekommt eine Mail darüber. Läuft gerade ein Angebot, ist der gehaltene Platz sofort wieder frei.
Auf dem Dashboard zeigt die Karte mit den offenen Punkten, wie viele Personen auf Wartelisten stehen.
Der Schalter am Angebot
Beim Angebot gibt es im Bereich Buchungsregeln den Schalter Warteliste anbieten, wenn ausgebucht. Darunter steht in einem Satz, was beim Nachrücken passiert, mit Einstellung ändern zur Einstellung deines Studios.
- Freie Terminwahl: Nur mit eingeschaltetem Schalter können sich Kunden für einen ausgebuchten Tag eintragen. Unter Warteliste für freie Terminwahl wählst du Wie Studio-Standard oder eine Eigene Regel für dieses Angebot.
- Feste Termine und Termin-Blöcke: Hier hängt das Eintragen am Addon. Ist es aktiv, können sich Kunden bei jedem ausgebuchten Termin eintragen. Der Schalter blendet auf der Seite des Angebots einen Hinweis auf die Warteliste ein.
Häufige Fragen
Rückt die Warteliste automatisch nach? Ja, sobald ein Platz frei wird und der Termin noch nicht begonnen hat. Mit der Voreinstellung bekommt die Person bei kostenpflichtigen Angeboten mit Online-Zahlung erst einen Zahlungslink und ist fest gebucht, sobald sie bezahlt.
Werden Credits abgezogen, wenn sich jemand auf die Warteliste setzt? Ja, sie werden reserviert. Kommt die Person nicht zum Zug, gehen sie nach dem Termin automatisch zurück.
Kann ich jemanden gezielt nachrücken lassen? Ja. Unter Manager → Warteliste beim Eintrag Diese Person nachrücken lassen.
Was passiert mit der Warteliste, wenn ich den Termin absage? Niemand rückt nach. Die Wartenden bekommen eine Benachrichtigung, dass der Termin abgesagt ist.
Wann bekomme ich als Studio Bescheid? Bei freier Terminwahl, sobald jemand von der Warteliste benachrichtigt wurde oder ein Platz für ihn reserviert ist. Fürs Eintragen allein gibt es keine Meldung.
Wie lange hat jemand Zeit zu bezahlen? So lange wie die eingestellte Zahlungsfrist, voreingestellt 24 Stunden, höchstens bis zum Beginn des Termins.