Kundendokumentation: Notizen und Unterlagen direkt am Kunden
Schreib nach jeder Sitzung eine Notiz direkt aus der Teilnehmerliste und leg unterschriebene Bögen, Einwilligungen und Verträge in der Kundenakte ab. Nur dein Team sieht beides.
- Free-Plan dauerhaft kostenlos
- Ohne Demo-Termin, sofort loslegen
- Keine Kreditkarte
Aktualisiert am 25. September 2026
Dokumentation in Fakten
- belegt einen Addon-Platz, auch im Free-Plan
- Addon
- Notiz zur Sitzung aus der Teilnehmerliste
- Aus dem Termin
- je Datei in der Ablage
- 20 MB
- Kunden sehen weder Notizen noch Dateien
- Nur dein Team
- Server, geschlossener Speicher
- Frankfurt
- Ablage je Teammitglied, nur für Admins
- Auch fürs Team
Was ist Kundendokumentation in Bookicorn?
Kundendokumentation in Bookicorn heißt: Du hältst zu jeder Sitzung fest, was passiert ist, und legst die Unterlagen deiner Kunden an einem Ort ab. Mit dem Addon Dokumentation schreibst du die Notiz direkt aus der Teilnehmerliste des Termins, sie steht danach mit Datum im Verlauf der Kundenakte. Dazu kommt eine Ablage für Anmeldebögen, Fragebögen, Einwilligungen und Verträge, die nur dein Team sieht.
- Für wen
- Für alle, die Verläufe festhalten und Unterlagen aufbewahren: Personal Training, Physio- und Massagepraxen, Coaching, Reitschulen, Tanz- und Musikunterricht.
- Was du bekommst
- Notiz zur Sitzung aus dem Termin, Verlauf in der Kundenakte, Ablage für Dateien bis 20 MB am Kunden und eine eigene Ablage zu jedem Teammitglied.
- Was es kostet
- Dokumentation ist ein Addon und belegt einen Addon-Platz in deinem Plan, das geht schon im Free-Plan. In der 14-tägigen Testphase probierst du es wie alle Addons aus.
So bekommst du Dokumentation
Du aktivierst Dokumentation im Addon-Store deines Managers mit einem Tipp und schaltest es jederzeit wieder ab. Es belegt einen der Addon-Plätze deines Plans. Sind alle Plätze belegt, buchst du es in den bezahlten Plänen dazu.
- Notiz zur Sitzung in der Teilnehmerliste jedes Termins, mit Datum und Datei
- Ablage am Kunden und am Teammitglied, jede Datei bis 20 MB
- Notizen in der Kundenakte hast du auch ohne Addon
- Ohne Addon führt der Eintrag im Termin zur Addon-Seite
- Free
- 1 Platz
- Starter
- 3 Plätze
- Professional
- 8 Plätze
- Premium
- alle Addons
Notizen im Heft, Einwilligungen im Ordner?
- Was hatten wir letztes Mal an der Schulter gemacht?
- Hast du meine Einwilligung schon bekommen?
- Kannst du meinen Vertrag nochmal raussuchen?
Was in der letzten Stunde war, steht in einem Heft, das beim Kollegen liegt. Unterschriebene Bögen liegen im Ordner im Büro, Einwilligungen im Mailpostfach, und niemand findet sie, wenn es darauf ankommt.
Nach der Sitzung tippst du in der Teilnehmerliste auf Notiz zur Sitzung. Verlauf und Unterlagen liegen in der Kundenakte, für jeden im Team, der sie sehen darf.
Vom Termin in die Kundenakte
Du dokumentierst dort, wo die Sitzung stattfindet, und findest alles später am Kunden wieder.
- 1
Notiz zur Sitzung
Tippe in der Teilnehmerliste des Termins bei der Person auf Notiz zur Sitzung. Das Datum ist vorbelegt und änderbar, eine Datei hängst du direkt an.
- 2
Verlauf in der Akte
Die Notiz steht in der Kundenakte im Verlauf, mit Datum und wer sie geschrieben hat. Wichtiges pinnst du oben an.
- 3
Unterlagen ablegen
Anmeldebogen, Einwilligung oder Vertrag lädst du in der Kundenakte hoch. Geöffnet wird über einen Link, der eine Stunde gilt.
Was die Dokumentation kann
Notizen zu jeder Sitzung und eine Ablage für alles, was du schriftlich brauchst, an einem Ort.
Alle FunktionenNotiz direkt aus dem Termin
In der Teilnehmerliste jedes Termins schreibst du zu jeder Person eine Notiz. Sie hängt an der Buchung und steht danach im Verlauf der Kundenakte.
Datum frei wählbar
Das Datum ist mit dem Termin vorbelegt. Du trägst auch nach und änderst das Datum einer Notiz später noch.
Ablage für Unterlagen
Unterschriebene Anmeldebögen, Fragebögen, Einwilligungen und Verträge liegen in der Kundenakte, jede Datei bis 20 MB, mit Datum und Größe.
Nur für dein Team
Kunden sehen weder Notizen noch Dateien. Trainer sehen Notizen nur, wenn du ihnen das Datenrecht Notizen gibst. Die Dateien liegen in einem geschlossenen Speicher.
Getrennt je Person
Bucht ein Kunde auch für Kinder oder Partner, ordnest du Notizen und Dateien der jeweiligen Person zu und filterst danach.
Ablage zu deinem Team
Auch zu jedem Teammitglied gibt es Notizen und eine Ablage, etwa für Verträge und Nachweise. Die sehen nur die Admins deines Studios.
Und außerdem
- Angepinnte Notizen stehen oben
- Jede Notiz zeigt, wer sie geschrieben hat
- Notizen löscht nur, wer sie geschrieben hat
- Beliebige Dateitypen, etwa PDF oder Foto
- Beim Entfernen eines Kunden werden Notizen und Dateien gelöscht
Starte kostenlos, ohne Demo-Termin
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BookicornFree-PlanSo dokumentieren andere
Drei typische Einsätze aus unterschiedlichen Branchen.
Personal Training
Nach jeder Einheit eine kurze Notiz zu Übungen und Gewichten. Der Gesundheitsfragebogen liegt als PDF in der Akte.
- Notiz
- nach jeder Einheit
- Ablage
- Gesundheitsfragebogen
Massagepraxis
Verlauf je Behandlung, nachgetragen am Abend mit dem richtigen Datum. Die Einwilligung liegt unterschrieben in der Ablage.
- Datum
- nachgetragen
- Ablage
- Einwilligung
Reitschule
Eltern buchen für zwei Kinder. Notizen zum Reitfortschritt und die Haftungserklärung liegen getrennt je Kind.
- Personen
- 2 Kinder
- Ablage
- Haftungserklärung je Kind
Notizen ohne Addon oder mit Dokumentation?
Die Notizen in der Kundenakte hast du in jedem Plan. Das Addon bringt Termin und Ablage dazu.
| Frage | KundenverwaltungIn jedem Plan enthaltenZur Seite | DokumentationAddonDiese Seite |
|---|---|---|
| Notizen in der Kundenakte | Ja, mit Datum, Autor und Anpinnen | Ja, mit Datum, Autor und Anpinnen |
| Notiz direkt aus dem Termin | Nein | Ja, aus der Teilnehmerliste |
| Dateien am Kunden | Nein | Ja, bis 20 MB je Datei |
| Notizen zum Team | Ja, nur für Admins | Ja, nur für Admins |
| Dateien zum Team | Nein | Ja, nur für Admins |
Das nutzen andere zusammen mit der Dokumentation
Grundfunktionen sind in jedem Plan dabei, Addons schaltest du dazu, wenn du sie brauchst.
Kundenverwaltung
Kundenliste mit Suche und Filtern, Kundenakte mit Buchungen, Guthaben, Notizen und Rechnungen, dazu CSV-Export und Entfernen nach DSGVO.
Mehr erfahrenAnwesenheit protokollieren
Teilnehmerliste zu jedem Termin, als PDF zum Abhaken am Eingang oder als CSV für Tabellen. Digital abhaken mit dem Addon Digitale Anwesenheitskontrolle.
Mehr erfahrenTeam-Verwaltung
Alle Trainer mit Profil, Qualifikationen und Terminen an einem Ort. Du weist sie Angeboten zu, planst Vertretungen und hältst interne Notizen fest.
Mehr erfahrenDSGVO und Datenschutz
Server in Frankfurt, Auftragsverarbeitungsvertrag bei der Registrierung, Kontolöschung durch Kunden und Rechtsseiten auf deiner Buchungsseite. In jedem Plan.
Mehr erfahrenEigene AGB
Hinterlege deine eigenen AGB im Manager. Deine Kunden stimmen ihnen beim Buchen, beim Guthabenkauf und beim Abo zu, statt den AGB von Bookicorn.
Mehr erfahrenHäufige Fragen zur Kundendokumentation
Kurz beantwortet. Der erste Satz ist immer die Antwort.
Deine Frage ist nicht dabei?
Schreib unsNur dein Team, deine Kunden sehen sie nicht. Trainer sehen Notizen und Dateien am Kunden nur mit dem Datenrecht Notizen, Notizen und Dateien zu Teammitgliedern sehen nur die Admins deines Studios.
Noch Fragen zur Kundendokumentation?
Schreib uns in zwei Minuten. Du bekommst eine persönliche Antwort von Menschen, nicht von einem Bot, und wir sagen dir ehrlich, ob Bookicorn zu dir passt.
Hi, ich bin Daniel. Erzähl mir kurz, was du anbietest, dann sage ich dir, wie du es in Bookicorn einrichtest.
Daniel Haenle · antwortet persönlich
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