Automatische Rechnungen

Mit dem Addon Automatische Rechnungen erstellt Bookicorn bei jedem Kauf automatisch eine rechtskonforme Rechnung im ZUGFeRD-Format — ohne dass du manuell eingreifen musst. Kunden erhalten die Rechnung als PDF per E-Mail, und du kannst sie jederzeit im Admin-Bereich herunterladen.

Kategorie: Finanzen

Was sind automatische Rechnungen?

Eine automatische Rechnung ist ein Dokument, das sofort nach einem erfolgreichen Kauf erstellt wird — ohne manuelles Zutun. Bookicorn übernimmt dabei:

• Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern
• Korrektes Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben (Name, Adresse, Steuernummer, MwSt.)
• Positionsangaben für den gekauften Artikel (Credits, Buchung, Paket)
• ZUGFeRD-Format für maschinelle Lesbarkeit

Die Rechnungen gelten für alle Kaufvorgänge in Bookicorn: Credit-Käufe, direkte Kursbuchungen und Pakete.

ZUGFeRD — das deutsche E-Rechnungsformat

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: Die PDF-Datei sieht für Menschen normal aus, enthält aber zusätzlich eingebettete XML-Daten. So kann die Rechnung sowohl von deinem Steuerberater gelesen als auch automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden.

Vorteile von ZUGFeRD:

• Kompatibel mit DATEV, Lexware, sevDesk und anderen gängigen Buchhaltungsprogrammen
• Erfüllt die Anforderungen der deutschen E-Rechnungspflicht (ab 2025 für B2B-Rechnungen vorgeschrieben)
• Kein manuelles Eintippen beim Steuerberater — Daten werden automatisch erkannt
• Archivierungskonform nach GoBD

Hinweis: Für öffentliche Auftraggeber (B2G) ist ZUGFeRD bereits seit 2020 Pflicht. Für den B2B-Bereich wurde die Pflicht zum 01.01.2025 eingeführt. Mit diesem Addon bist du auf der sicheren Seite.

Aktivierung und Einrichtung

Addon aktivieren

Pflichtangaben hinterlegen

Damit Rechnungen rechtsgültig sind, musst du einmalig folgende Daten eintragen:

Tipp: Bist du Kleinunternehmer nach §19 UStG? Dann aktiviere die Option Kleinunternehmerregelung — Rechnungen werden dann ohne Mehrwertsteuerausweis und mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Hinweistext erstellt.

Automatische Erstellung bei jedem Kauf

Sobald das Addon aktiv ist und die Rechnungsdaten vollständig sind, läuft alles automatisch:

Bei Credit-Kauf:

• Kunde kauft ein Credit-Paket
• Zahlung wird über Stripe verarbeitet
• Rechnung wird sofort erstellt und per E-Mail versendet

Bei direkter Kursbuchung mit Zahlung:

• Buchung wird abgeschlossen
• Zahlung wird bestätigt
• Rechnung wird automatisch generiert

Bei Stornierungen und Rückerstattungen:

• Bookicorn erstellt automatisch eine Stornorechnung
• Die ursprüngliche Rechnung bleibt im System erhalten
• Kunden erhalten auch die Stornorechnung per E-Mail

Hinweis: Rechnungen für kostenlose Kurse (0€) werden nicht erstellt, da kein Zahlungsvorgang stattfindet.

Fortlaufende Rechnungsnummern

Bookicorn vergibt Rechnungsnummern automatisch in fortlaufender Reihenfolge. Das Format ist konfigurierbar:

Nummernformat einstellen

Unter Einstellungen → Rechnungen → Nummernformat kannst du das Format anpassen:

• Präfix: z.B. RE, INV, oder dein Studio-Kürzel
• Jahresangabe: z.B. 2025-
• Laufende Nummer: Startpunkt wählbar (z.B. 0001)

Beispiele:

RE-2025-0001
INV-2025-0042
YOGA-2025-0128

Wichtig: Rechnungsnummern dürfen keine Lücken haben und müssen eindeutig sein. Bookicorn stellt das automatisch sicher — du musst dich nicht darum kümmern.

PDF-Download

Im Admin-Bereich

Du findest alle Rechnungen unter Finanzen → Rechnungen:

• Filtere nach Zeitraum, Kunde oder Rechnungsnummer
• Klicke auf eine Rechnung, um sie zu öffnen
• Lade die PDF-Datei herunter
• Exportiere mehrere Rechnungen als ZIP-Archiv

Für Kunden

Kunden können ihre Rechnungen im Kunden-Dashboard selbst herunterladen:

• Dashboard öffnen → Meine Käufe
• Neben jedem Kauf erscheint ein Rechnungs-Icon
• Ein Klick lädt die PDF herunter

E-Mail-Versand an Kunden

Jede Rechnung wird automatisch an die E-Mail-Adresse des Kunden versendet — unmittelbar nach der Zahlungsbestätigung.

Inhalt der Rechnungs-E-Mail:

• Betreff: Deine Rechnung [Rechnungsnummer] von [Studio-Name]
• Kurze Bestätigungstext
• Rechnung als PDF-Anhang (ZUGFeRD-Format)

E-Mail-Text anpassen

Unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen → Rechnung kannst du den Text der Rechnungs-E-Mail anpassen. Verfügbare Platzhalter:

• {{customer_name}} — Name des Kunden
• {{invoice_number}} — Rechnungsnummer
• {{invoice_date}} — Rechnungsdatum
• {{amount}} — Gesamtbetrag
• {{studio_name}} — Name deines Studios

Tipps zur optimalen Nutzung

Steuerberater einbinden

Tipp: Schick deinem Steuerberater eine Muster-ZUGFeRD-Rechnung, bevor du das Addon produktiv schaltest. So kann er prüfen, ob das Format mit seiner Buchhaltungssoftware kompatibel ist, und du vermeidest Überraschungen am Jahresende.

Rechnungsdaten korrekt pflegen

• Ändere deine Steuernummer oder Adresse sofort in Bookicorn, wenn sich etwas ändert
• Zukünftige Rechnungen werden dann automatisch korrekt ausgestellt
• Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert (GoBD-Konformität)

Archivierung

• Rechnungen werden in Bookicorn dauerhaft gespeichert
• Für den Jahresabschluss kannst du alle Rechnungen eines Jahres als ZIP exportieren
• GoBD verlangt eine Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren — Bookicorn übernimmt die digitale Archivierung

Jahresabschluss vorbereiten

Tipp: Kombiniere das Rechnungs-Addon mit dem DATEV-Export-Addon, um deinem Steuerberater nicht nur PDFs, sondern auch maschinenlesbare Buchungsdaten zu liefern. Das spart ihm Zeit — und dir Steuerberater-Kosten.