Rechnungssystem
Mit dem Addon Rechnungssystem stellt Bookicorn deinen Kunden Rechnungen aus und schickt sie per E-Mail. Du bekommst im Manager den Bereich Rechnungen mit Rechnungsliste, Rechnungsstellern und den Einstellungen für das Aussehen deiner Rechnungen.
Die ausführliche Anleitung mit allen Einstellungen steht unter Rechnungen.
Rechnungssystem aktivieren
- Öffne Manager → Addon Store: app.bookicorn.net/addon-store.
- Tippe auf Rechnungssystem und dann auf Aktivieren.
Addons aktivieren nur Inhaber und Administratoren des Studios. Nach der Aktivierung erscheint im Manager der Menüpunkt Rechnungen mit den Unterpunkten Rechnungssteller und Einstellungen.
Rechnungssystem einrichten
Nach der Aktivierung sind zwei Schritte nötig, damit Rechnungen entstehen:
- Rechnungssteller anlegen: Unter Manager → Rechnungen → Rechnungssteller legst du mit Rechnungssteller hinzufügen deine Firmendaten an: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und das Präfix für die Rechnungsnummern. Schalte Als Standard-Rechnungssteller verwenden ein.
- Logo und Design: Dein Logo lädst du unter Manager → Einstellungen → Allgemein hoch. Farbe, Texte und Zahlungsziel stellst du unter Manager → Rechnungen → Einstellungen ein.
Ohne aktiven Standard-Rechnungssteller entsteht keine Rechnung.
Was das Rechnungssystem freischaltet
- Rechnungen zu Buchungen: Bei jeder Buchung mit Preis, die über Stripe, PayPal, Zahlung vor Ort oder Überweisung bezahlt wird, hängt die Rechnung an der Buchungsbestätigung.
- Rechnungsliste: alle Rechnungen mit Status, Filter und Suche unter Manager → Rechnungen. Hinter den drei Punkten jeder Zeile stehen Rechnung anzeigen, Bearbeiten, Per E-Mail senden, Als bezahlt markieren und Stornieren, je nach Stand der Rechnung. Mit den Kästchen wählst du mehrere Rechnungen aus und lädst sie mit Exportieren als CSV-Datei herunter.
- Rechnungen von Hand: mit Rechnung erstellen auch Rechnungen, die zu keiner Buchung gehören
- Stornorechnungen: beim Stornieren einer Rechnung und automatisch, wenn eine Buchung mit Rechnung storniert wird
- Rechnungssteller je Angebot: im Angebot unter Abrechnung ein eigener Rechnungssteller statt deines Standards
- Kopien für die Buchhaltung: E-Mail-Adressen, die jede Rechnung und Stornorechnung als PDF bekommen
- Rechnungen selbstständiger Trainer: Trainer mit eigenem Rechnungssteller stellen Rechnungen für ihre Angebote in eigenem Namen aus
Rechnungen zu Zahlungen über Stripe erstellt Bookicorn als ZUGFeRD-PDF. Das ist ein PDF, in das die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar eingebettet sind.
Für den Export an deine Steuerberatung gibt es das eigene Addon DATEV-Export.
Anschrift der Kunden
Mit aktivem Rechnungssystem braucht jede bezahlte Buchung und jeder bezahlte Kauf eine Anschrift des Kunden. Fehlt sie, fragt das Buchungs- oder Kauffenster danach, bevor der Kunde bezahlt.
Häufige Fragen
Bekommen auch Käufe mit Zahlung vor Ort eine Rechnung? Ja. Bei Buchungen entsteht die Rechnung sofort mit dem Status Offen. Kauft der Kunde eine Guthabenkarte selbst, entsteht sie, sobald du den Zahlungseingang bestätigst. Vergibst du Guthaben im Manager mit Zahlung noch offen, entsteht sie sofort mit dem Status Offen.
Warum entsteht keine Rechnung, obwohl das Addon aktiv ist? Meist fehlt der aktive Standard-Rechnungssteller. Prüfe unter Rechnungen → Rechnungssteller, ob einer als Standard markiert und Aktiv ist.
Kommt mein Logo automatisch auf die Rechnung? Ja, das Studio-Logo aus Einstellungen → Allgemein. Hat der Rechnungssteller ein eigenes Logo, steht auf Rechnungen zu Buchungen dieses Logo.
Kann ich Rechnungen selbst schreiben? Ja, unter Rechnungen mit Rechnung erstellen.