Belegungsmanagement
Das Addon Belegungsmanagement hilft dir, Räume und Trainer ohne Überschneidungen zu planen: Der Manager weist auf Doppelbelegungen hin, du sperrst Standorte und Räume und siehst die Auslastung. Beides findest du auf der Seite Sperrungen & Auslastung (app.bookicorn.net/raumplan) mit den Reitern Sperrungen und Auslastung. Das Addon aktivierst du im Addon Store (app.bookicorn.net/addon-store).
Hinweis auf Doppelbelegung
Mit dem Addon prüft der Manager beim Anlegen eines einzelnen Termins und beim Bearbeiten eines Termins, ob es zur selben Zeit schon etwas gibt. Mögliche Hinweise:
- Raum bereits belegt
- Trainer bereits eingeplant
- Standort bereits genutzt
- Pufferzeit unterschritten
Liegt der Termin in einer Sperrung, zeigt der Manager das rot an. Speichern kannst du in allen Fällen trotzdem, die Hinweise verhindern nichts. Beim Anlegen einer Serie gibt es diese Prüfung nicht.
Bei Angeboten mit freier Terminwahl sperrt das Addon außerdem den Raum: Ist im selben Raum schon eine Zeit eines anderen Angebots mit freier Terminwahl gebucht, wird sie nicht noch einmal angeboten. Siehe Freie Terminwahl.
Sperrungen
Sperrungen verwaltest du auf der Seite Sperrungen & Auslastung im Reiter Sperrungen. Dasselbe Blatt öffnet sich auch am Raum und an einer Ressource über Sperrung hinzufügen.
- Tippe auf Sperrung anlegen.
- Wähle unter Was sperrst du? Freie Termine, Ganzer Standort, Raum oder Ressource und dann das Verfügbarkeitsprofil, den Standort, den Raum oder die Ressource. Freie Termine sperrt alle Angebote mit freier Terminwahl, die dieses Profil nutzen.
- Wähle den Grund: Urlaub, Wartung oder Sonstiges. Eine Notiz (optional) hält fest, worum es geht, zum Beispiel „Hufschmied“ oder „Betriebsferien“.
- Wähle Datumsbereich mit Von und Bis oder Wiederkehrend für Wochentage mit Startzeit und Endzeit, und speichere. Beim Datumsbereich ist Ganztägig eingeschaltet. Schaltest du es aus, gibst du zu Von und Bis auch Startzeit und Endzeit an, etwa für einen einzelnen Termin von 15:00 bis 16:05 Uhr.
Freie Termine brauchen kein Addon, die Seite heißt dann einfach Sperrungen. Sperrungen von Standorten und Räumen gehören zum Belegungsmanagement, Sperrungen von Ressourcen zum Addon Ressourcen. Ohne das passende Addon ist die Wahl im Blatt sichtbar, aber gesperrt.
Was eine Sperrung bewirkt
- Freie Terminwahl und Ressourcen: In der gesperrten Zeit werden keine Zeiten angeboten. Ein ganz gesperrter Tag gilt als geschlossen. Bei festen Startzeiten fällt nur der Termin weg, der in die Sperrung ragt, die übrigen Startzeiten bleiben.
- Termine mit festen Zeiten: Sie werden nicht abgesagt und bleiben buchbar. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Termins in einer Sperrung zeigt der Manager nur einen Hinweis.
- Kalender: zeigt die Sperrungen an.
Fällt ein fester Termin wegen einer Sperrung aus, sage ihn selbst ab, siehe Urlaub, Ausfall und Terminabsage.
Auslastung
Auf der Seite Sperrungen & Auslastung zeigt der Reiter Auslastung für einen gewählten Raum oder alle Räume und einen Zeitraum von Von bis Bis, zu welchen Wochentagen und Stunden zwischen 6 und 22 Uhr Termine liegen. Dazu gibt es die Kennzahlen Ø Auslastung, Top-Raum, Schwächster Raum und Ungenutzte Stunden / Tag.
Gezählt werden dabei Termine, nicht die einzelnen Buchungen. Für die Zahl der Buchungen je Termin sieh in die Teilnehmerliste.
Häufige Fragen
Verhindert das Addon Doppelbuchungen? Bei freier Terminwahl sperrt es den Raum für andere Angebote mit freier Terminwahl. Bei Terminen mit festen Zeiten zeigt es nur einen Hinweis, speichern kannst du trotzdem.
Sagt eine Sperrung meine Kurse ab? Nein. Termine mit festen Zeiten bleiben bestehen und buchbar. Sage sie bei Bedarf selbst ab.
Wo trage ich Ferien für einen ganzen Standort ein? Auf der Seite Sperrungen & Auslastung mit Sperrung anlegen und Ganzer Standort, Grund Urlaub. Das wirkt auf freie Terminwahl und Ressourcen.
Wie sperre ich ein Gerät für eine Wartung? Öffne die Ressource und tippe auf Sperrung hinzufügen, wähle den Grund Wartung und den Zeitraum. Das braucht das Addon Ressourcen.
Wo finde ich die Seite Sperrungen & Auslastung? Im Menü unter Standorte → Sperrungen & Auslastung (app.bookicorn.net/raumplan).