Credits eines Kunden verwalten
Die Guthabenkarten eines einzelnen Kunden verwaltest du in seinem Kundenprofil. Dort vergibst du Credits von Hand, korrigierst Karten und bestätigst Zahlungen.
Die Karten eines Kunden öffnen
- Öffne Manager → Kunden und tippe auf den Kunden.
- Öffne den Bereich mit den Credits. Er trägt den Namen deiner Einheit, zum Beispiel Credits.
Dort stehen alle Guthabenkarten des Kunden. Tippst du auf eine Karte, siehst du oben Verfügbar, Gesamt und Verwendet, dazu die Buchungsnummer, das Ablaufdatum und den Wert pro Credit. Darunter stehen die Aktionen für diese Karte.
Credits von Hand vergeben
Mit einer neuen Karte schreibst du einem Kunden Credits gut, zum Beispiel als Geschenk, als Kulanz oder für eine Zahlung, die du außerhalb von Bookicorn erhalten hast.
- Tippe im Reiter Guthabenkarten auf Guthabenkarten manuell vergeben.
- Wähle unter Paket-Vorlage eines deiner Pakete oder Benutzerdefiniert. Eine Vorlage übernimmt Name, Credits und Preis.
- Trage die Gesamt Credits ein und, falls schon welche verbraucht sind, die Verfügbare Credits.
- Gib den Paket-Name an.
- Wähle den Transaktionstyp: Zahlung, Manuelle Gutschrift, Kulanz, Werbeaktion, Geschenk oder Erstattung. Bei Zahlung trägst du den Preis ein, bei den anderen den Wert der Credits für deine Auswertungen. Bei Geschenk und Werbeaktion setzt Bookicorn den Wert auf 0.
- Stelle unter Start & Ablauf den Start-Typ und den Ablauf-Typ ein: Kein Ablauf, Festes Ablaufdatum, Nach Kaufdatum oder Nach Startdatum.
- Optional: eine Interne Notiz.
- Tippe auf Credits gutschreiben.
Mit dem Addon Rechnungssystem erscheint bei Zahlung und Manuelle Gutschrift mit einem Betrag der Schalter Rechnung erstellen, standardmäßig an. Unter Rechnungssteller wählst du, wer die Rechnung ausstellt, Automatisch nimmt deinen Standard. Bei Bereits bezahlt ist die Karte sofort nutzbar, und der Kunde bekommt eine Zahlungsbestätigung mit der Rechnung. Bei Zahlung noch offen bekommt er eine Zahlungsanweisung mit Bankdaten und der Rechnung, und die Karte bleibt gesperrt, bis du unter Manager → Transaktionen auf Als bezahlt markieren tippst. Ohne Rechnung bekommt der Kunde eine E-Mail über die gutgeschriebenen Credits, und die Karte ist sofort nutzbar.
Unter Zahlungsstatus wählst du Bereits bezahlt oder Zahlung noch offen, unter Rechnung versenden Jetzt senden oder Später senden. Vorgewählt ist nichts, beide Angaben sind Pflicht. Mit Später senden legt Bookicorn die Rechnung nur an und verschickt sie nicht, etwa wenn du Credits lange vor Kursbeginn an eine Kita oder Schule vergibst. Der Kunde bekommt dann nur die E-Mail über die gutgeschriebenen Credits, bei Bereits bezahlt die Zahlungsbestätigung, jeweils ohne Rechnung. Bei Zahlung noch offen ist die Karte trotzdem sofort nutzbar. Die Rechnung findest du unter Manager → Rechnungen: Dort passt du Fälligkeit und Positionen an und schickst sie mit Per E-Mail senden, wann es passt. Ist das Geld da, tippst du in der Rechnung auf Als bezahlt markieren, und der Kunde bekommt eine Zahlungsbestätigung.
Credits hinzufügen oder abziehen
Um eine bestehende Karte zu korrigieren:
- Credits hinzufügen: Anzahl und Grund für Hinzufügung eintragen. Die Credits kommen zur Karte dazu und sind sofort verfügbar. Der Kunde wird benachrichtigt.
- Credits abziehen: Anzahl und Grund für Abzug eintragen. Du kannst höchstens so viele abziehen, wie noch verfügbar sind. Die Karte bleibt aktiv.
Der Grund ist in beiden Fällen Pflicht und steht danach im Verlauf der Karte.
Zahlung einer Karte bestätigen
Hat ein Kunde eine Karte mit Zahlung vor Ort oder Überweisung gekauft, steht oben „Wartet auf deine Bestätigung“. Bis dahin ist die Karte gesperrt, und der Kunde kann nichts davon buchen.
Ist das Geld da, tippe auf Zahlungseingang bestätigen. Die Karte ist sofort nutzbar. Hast du einen Standard-Rechnungssteller, erstellt Bookicorn die Rechnung und schickt sie dem Kunden.
Karte pausieren und fortsetzen
Mit Guthabenkarte pausieren setzt du eine Karte aus, zum Beispiel bei Krankheit. Die Aktion trägt deine Kartenbezeichnung im Namen.
- Sofort pausieren oder Zeitraum planen mit Pausieren ab und Pausieren bis
- Grund für Pausierung ist Pflicht
Während der Pause kann der Kunde mit dieser Karte nichts buchen. Mit Pause beenden beendest du sie selbst, dann verlängert Bookicorn das Ablaufdatum um die Pausentage. Endet ein geplanter Zeitraum, beendet Bookicorn die Pause automatisch, ohne das Ablaufdatum zu verlängern. Mehr dazu unter Gültigkeit und Ablauf.
Gültigkeit verlängern und Karte bearbeiten
- Gültigkeit verlängern: um eine Gültigkeitsdauer in Tagen, Wochen oder Monaten ab dem bisherigen Ablaufdatum, oder auf ein Festes Ablaufdatum. Der Grund für Verlängerung ist Pflicht.
- Guthaben-Karte bearbeiten: Paket-Name, Gesamt, Ablaufdatum und Interne Notiz ändern. Gesamt darf nicht kleiner sein als die bereits verwendeten Credits. Ein leeres Ablaufdatum bedeutet unbegrenzte Gültigkeit.
Alle Änderungen landen im Verlauf der Karte.
Verlauf einer Karte
Unter Verlauf siehst du jede Bewegung der Karte mit Datum und Stand vorher und nachher: Kauf, Buchung, Erstattet, Hinzugefügt, Abgezogen, Verlängert, Pausiert, Fortgesetzt und weitere.
Karte löschen
Mit Guthaben-Karte löschen deaktivierst du eine Karte endgültig. Du gibst einen Grund für Löschung an und bestätigst mit Unwiderruflich löschen. Die übrigen Credits der Karte gehen verloren, und die Aktion lässt sich nicht rückgängig machen.
Häufige Fragen
Wo verwalte ich die 10er-Karte eines Kunden? Im Kundenprofil unter Manager → Kunden, im Bereich mit den Credits. Tippe auf die Karte.
Wie schenke ich einem Kunden Credits? Mit Guthabenkarten manuell vergeben und dem Transaktionstyp Geschenk.
Warum kann mein Kunde seine gekaufte Karte nicht nutzen? Steht bei der Karte „Wartet auf deine Bestätigung“, wartet sie auf deine Bestätigung der Zahlung. Tippe auf Zahlungseingang bestätigen. Ist sie pausiert oder abgelaufen, siehst du das ebenfalls bei der Karte.
Bekommt der Kunde eine Rechnung, wenn ich Credits von Hand vergebe? Ja, wenn das Addon Rechnungssystem aktiv ist, du einen Betrag einträgst und Rechnung erstellen an lässt. Bei Zahlung noch offen steht die Rechnung auf Offen, bis du die Zahlung bestätigst. Mit Später senden geht sie erst raus, wenn du sie unter Manager → Rechnungen mit Per E-Mail senden verschickst.