Urlaub, Ausfall und Terminabsage
Wenn ein Termin ausfällt, du in den Urlaub gehst oder eine Vertretung einspringt, gibt es im Manager je nach Fall einen eigenen Weg. Diese Seite erklärt, welcher Weg wofür da ist und was deine Teilnehmer dabei bekommen.
Einzelnen Termin absagen
Einen einzelnen Termin sagst du im Termin selbst ab:
- Tippe im Kalender auf den Termin.
- Öffne oben Mehr und wähle Absagen.
- Prüfe unter Erstattung, was jede Person zurückbekommt.
- Lass Absage-Mail an Teilnehmer versenden eingeschaltet, wenn die Teilnehmer eine Mail bekommen sollen. Das ist die Voreinstellung.
- Trage bei Bedarf einen Storno-Grund (optional) ein. Er steht dann in der Mail.
- Tippe auf Termin absagen.
Auch einen Termin ohne Buchungen kannst du absagen. Der Termin bleibt danach mit dem Abzeichen Abgesagt im Kalender stehen.
Admins dürfen immer absagen, Trainer nur mit dem Recht dazu.
Was Teilnehmer bei einer Terminabsage bekommen
Beim Absagen storniert Bookicorn alle bestätigten und offenen Buchungen dieses Termins und erstattet sie vollständig:
| Bezahlt mit | Was passiert |
|---|---|
| Credits | Die eingesetzten Credits werden automatisch zurückgebucht. |
| Stripe | Die Zahlung geht automatisch an die Kundin oder den Kunden zurück. Die Zahlungsgebühr erstattet Stripe dabei nicht. |
| PayPal | Die Zahlung wird automatisch erstattet. |
| Zahlung vor Ort oder Überweisung, bereits bezahlt | Es fließt kein Geld automatisch. Du bekommst unter Benachrichtigungen den Hinweis „Manuelle Rückerstattung erforderlich“ und erstattest den Betrag selbst. |
| Noch nicht bezahlt | Es gibt nichts zu erstatten. |
Mit eingeschalteter Absage-Mail bekommt jede Person eine E-Mail „Kurs abgesagt“ mit dem Grund und einem Satz zu ihrer Erstattung, zum Beispiel dass die Credits gutgeschrieben wurden. Gäste ohne Konto bekommen die Mail an ihre angegebene Adresse. Gab es zu einer Buchung eine Rechnung, erstellt Bookicorn automatisch eine Stornorechnung und hängt sie an die Mail an.
Wer auf der Warteliste dieses Termins steht, bekommt eine Benachrichtigung, dass der Termin abgesagt ist.
Du und der Trainer des Termins bekommen eine Meldung über die Absage.
Abgesagten Termin wieder aktivieren
Einen abgesagten Termin holst du im Termin unter Mehr mit Reaktivieren zurück. Der Termin ist danach wieder buchbar. Die Buchungen, die beim Absagen storniert wurden, bleiben storniert, und es geht keine Mail raus. Sag deinen Teilnehmern also selbst Bescheid, dass sie neu buchen können.
Termin eines Blocks absagen
Einen einzelnen Termin eines Blocks sagst du genauso ab. Storniert werden dann nur die Teilnahmen an diesem einen Termin. Eine Erstattung gibt es dabei nicht, weil der Block als Ganzes bezahlt wurde. Mehr zu Blöcken unter Block-Kurse.
Ganze Terminserie absagen
Fällt eine ganze Serie aus, sagst du alle kommenden Termine auf einmal ab:
- Öffne das Angebot unter Manager → Angebote.
- Öffne den Bereich Serientermine und tippe auf Serientermine verwalten.
- Wähle bei der Serie Serie absagen.
Jeder kommende Termin der Serie wird dabei so abgesagt wie ein einzelner Termin: Buchungen werden storniert und erstattet, und die Teilnehmer bekommen immer eine Absage-Mail.
Serie löschen ist dafür nicht gedacht: Bei einer gebuchten Serie setzt es die Termine nur auf abgesagt, storniert die Buchungen aber nicht und erstattet nichts.
Urlaub oder Schließtage eintragen
Einen studioweiten Urlaub, der alle Termine auf einmal absagt, gibt es im Manager nicht. Je nach Angebotsart gehst du so vor:
Angebote mit festen Terminen: Sage die Termine im Urlaubszeitraum einzeln ab, so wie oben beschrieben. Neue Serien legst du am besten erst nach dem Urlaub weiter an. Bei einem Termin-Block kannst du beim Anlegen einzelne Tage ausnehmen.
Angebote mit freier Terminwahl: Trage den Urlaub im Verfügbarkeitsprofil unter Geschlossen mit Zeitraum hinzufügen ein. In diesem Zeitraum sind keine Zeiten buchbar. Bereits gebuchte Termine bleiben bestehen, die sagst du einzeln ab. Mehr unter Freie Terminwahl.
Studio, Räume und Ressourcen sperren: Auf der Seite Sperrungen & Auslastung (app.bookicorn.net/raumplan) legst du mit Sperrung anlegen eine Sperrung mit dem Grund Urlaub an und wählst unter Was sperrst du? Ganzer Standort, Raum oder Ressource. Standort und Raum brauchen das Addon „Belegungsmanagement“, Ressourcen das Addon „Ressourcen“. Eine Sperrung wirkt so:
- In der gesperrten Zeit bietet Bookicorn keine Zeiten mit freier Terminwahl und keine Ressourcen an.
- Bestehende Termine mit festen Zeiten werden nicht abgesagt und bleiben buchbar. Sag sie über den Termin ab. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Termins zeigt der Manager nur einen Hinweis auf die Sperrung.
Mehr dazu unter Belegungsmanagement.
Vertretung, wenn ein Trainer ausfällt
Springt jemand für einen Termin ein, trägst du die Vertretung im Termin ein:
- Öffne den Termin und wähle unter Mehr den Punkt Bearbeiten.
- Schalte beim Feld Trainer die eigene Angabe ein und wähle die Vertretung.
- Tippe auf Speichern.
Das gilt nur für diesen einen Termin. Kunden und die Vertretung bekommen keine automatische Nachricht. Willst du die Teilnehmer informieren, nutze im Termin Alle anschreiben.
Eine Abwesenheit für einen Trainer, die seine Termine automatisch sperrt oder umverteilt, gibt es nicht. Die Zeiten im Reiter Verfügbarkeit eines Trainers werden beim Buchen nicht berücksichtigt.
Termin verschieben statt absagen
Findet ein Termin zu einer anderen Zeit statt, verschiebst du ihn statt ihn abzusagen: im Termin unter Mehr → Bearbeiten Datum und Uhrzeit ändern. Alle Teilnehmer mit bestätigter oder offener Buchung bekommen eine E-Mail „Termin verschoben“ mit der alten und der neuen Zeit. Ihre Buchung bleibt bestehen. Details unter Termine anlegen und bearbeiten.
Angebot deaktivieren ist keine Absage
Deaktivierst du ein ganzes Angebot, werden alle seine Termine auf abgesagt gesetzt. Die Buchungen bleiben dabei aber bestehen und werden nicht erstattet. Wenn gebuchte Termine ausfallen, sage sie deshalb immer mit Absagen ab.
Häufige Fragen
Wie trage ich Urlaub ein? Bei freier Terminwahl im Verfügbarkeitsprofil unter Geschlossen. Bei festen Terminen sagst du die Termine im Urlaub einzeln ab. Mit einer Sperrung mit dem Grund Urlaub unter Sperrungen & Auslastung sperrst du zusätzlich Standorte, Räume oder Ressourcen, das betrifft aber nur freie Terminwahl und Ressourcen.
Bekommen meine Kunden ihr Geld zurück, wenn ich einen Termin absage? Ja. Credits, Stripe- und PayPal-Zahlungen werden automatisch erstattet. Bei Zahlung vor Ort oder Überweisung erstattest du selbst, Bookicorn erinnert dich daran.
Bekommen die Teilnehmer eine Mail? Ja, wenn Absage-Mail an Teilnehmer versenden eingeschaltet ist. Das ist die Voreinstellung.
Kann ich eine Absage rückgängig machen? Den Termin ja, mit Reaktivieren. Die stornierten Buchungen bleiben aber storniert, die Teilnehmer müssen neu buchen.
Mein Trainer ist krank. Wie trage ich eine Vertretung ein? Im Termin unter Mehr → Bearbeiten beim Feld Trainer die Vertretung wählen. Die Teilnehmer bekommen dabei keine Nachricht, schreibe sie bei Bedarf mit Alle anschreiben an.
Kann ich alle Termine in einem Zeitraum auf einmal absagen? Nein. Du kannst einzelne Termine absagen oder eine ganze Serie mit Serie absagen.