Check-in und Anwesenheit
Mit dem Check-in hältst du fest, wer zu einem Termin wirklich gekommen ist. Das geht von Hand in der Teilnehmerliste oder als Selbst-Check-in, bei dem sich Kunden mit der Kunden-App selbst eintragen. Für beides brauchst du das Addon Digitale Anwesenheitskontrolle, das du im Manager unter Addon Store aktivierst.
Wie bestätige ich die Anwesenheit?
Die Anwesenheit bestätigst du im Termin:
- Tippe im Kalender oder auf dem Dashboard auf den Termin.
- Im Reiter Bestätigt steht rechts neben jedem Namen ein Kreis. Tippe darauf, um die Person einzuchecken.
- Alternativ tippst du auf die drei Punkte bei der Person und wählst Check-In.
Ein Fehler lässt sich mit Check-in zurücknehmen im selben Menü korrigieren. Oben in der Teilnehmerliste siehst du, wie viele Personen schon eingecheckt sind.
Von Hand einchecken geht jederzeit, vor, während und nach dem Termin.
Als abwesend markieren
Ist jemand nicht gekommen, tippst du auf die drei Punkte bei der Person und wählst Als abwesend markieren. Der Kreis zeigt dann ein rotes Kreuz. Das ist ein reiner Vermerk: Die Buchung bleibt bestehen, es wird nichts storniert, kein Guthaben zurückgebucht, und die Person bekommt keine Mail. Mit Abwesend zurücknehmen ist sie wieder offen.
Kommt die Person doch noch, tippst du auf den Kreis, oder sie checkt sich selbst ein. Dann gilt sie als anwesend. Unter Selbst-Check-in steht, wie viele Personen als abwesend markiert sind.
Ich finde keinen Check-in-Knopf
Fehlen Kreis und Menüpunkt Check-In in der Teilnehmerliste, liegt es an einem dieser Gründe:
- Das Addon „Digitale Anwesenheitskontrolle“ ist nicht aktiv. Unter der Teilnehmerliste steht dann ein Hinweis mit dem Weg in den Addon Store.
- Dir fehlt das Recht. Trainer brauchen das Recht, Anwesenheit zu markieren.
- Beim Angebot ist Ausgabe und Rückgabe eingeschaltet (Wird etwas ausgegeben und zurückgegeben?). Dort gibt es statt Check-in Abholung bestätigen und Rückgabe bestätigen.
Einen Check-in ohne das Addon gibt es nicht. Wer nicht erschienen ist, markierst du als abwesend, einen eigenen Status an der Buchung gibt es dafür nicht.
Selbst-Check-in per QR-Code öffnen
Beim Selbst-Check-in checken sich Kunden mit der Kunden-App selbst ein, indem sie einen Code scannen. Den Code stellst du im Termin bereit:
- Öffne den Termin und wähle oben unter Mehr den Punkt Selbst-Check-in.
- Tippe auf Check-in öffnen.
- Zeige den QR-Code, zum Beispiel auf einem Tablet am Eingang. Mit Code teilen oder Code sichern kannst du ihn weitergeben oder ausdrucken.
Solange der Check-in offen ist, steht dort „Teilnehmer können sich bis … selbst einchecken“. Der Code gilt ab dem Öffnen bis 30 Minuten nach Ende des Termins. Mit Check-in schliessen beendest du ihn früher. Unter Bereits da siehst du, wer schon eingecheckt ist.
Den Selbst-Check-in erreichst du auch über die Karte mit dem nächsten Termin auf dem Dashboard.
Buchung scannen
Jede Buchung hat einen eigenen QR-Code. Kunden finden ihn in der Kunden-App bei ihrer Buchung und in der Bestätigungsmail. In der Mail steht er bei Angeboten mit Ausgabe immer, sonst wenn das Addon Digitale Anwesenheitskontrolle aktiv ist.
- Öffne im Manager Scannen (app.bookicorn.net/scan). Du erreichst es auch über QR-Code scannen unter Ausgabe & Rückgabe und im Blatt Selbst-Check-in.
- Halte den QR-Code der Buchung in den Rahmen. Im Web-Manager nutzt Bookicorn die Kamera des Browsers.
- Je nach Buchung tippst du auf Einchecken, Ausgabe bestätigen oder Rückgabe bestätigen. Mit Nächsten scannen geht es weiter.
Passt etwas nicht, zeigt der Scanner einen Hinweis, zum Beispiel:
- „Diese Buchung gilt für …“, wenn sie für einen anderen Tag ist.
- „Diese Buchung ist storniert.“
- „Diese Buchung ist noch nicht bestätigt.“
- „Der Check-in ist in diesem Studio nicht aktiv.“
Der Check-in-Code eines Termins ist etwas anderes: Ihn scannen Kunden selbst, um sich einzuchecken. Scannst du ihn im Manager, sagt dir der Scanner, dass du den Code aus der Buchung brauchst.
Wann können sich Kunden selbst einchecken?
Kunden checken sich in der Kunden-App mit Einchecken ein. Es gibt zwei Wege:
- Code scannen: nur solange du den Check-in für diesen Termin geöffnet hast.
- Ich bin da (per Standort): von 60 Minuten vor Beginn bis 30 Minuten nach Ende des Termins, gerechnet in der Zeitzone deines Studios. Die App prüft, ob der Kunde höchstens 200 Meter vom Ort des Termins entfernt ist. Dafür muss der Standort Koordinaten haben. Öffnen musst du dafür nichts.
Für beide Wege braucht der Kunde eine bestätigte Buchung für diesen Termin, und der Termin darf nicht abgesagt sein.
Selbst-Check-in einstellen
Welche Wege erlaubt sind, stellst du unter Manager → Einstellungen → Selbst-Check-in ein (app.bookicorn.net/einstellungen/checkin). Unter Erlaubte Wege gibt es:
- Selbst einchecken: Teilnehmer tragen sich selbst ein. Ausgeschaltet gibt es keinen Selbst-Check-in, nur noch das Einchecken von Hand.
- Per QR-Code
- Per Standort
Alle drei sind voreingestellt eingeschaltet und gelten für alle Termine deines Studios.
Check-in und Stornierung
Wird eine Buchung storniert, entfernt Bookicorn auch den Check-in dieser Person. Beim Absagen eines Termins werden die Check-ins ebenfalls entfernt.
Häufige Fragen
Wie kann ich die Anwesenheit bestätigen? Im Termin im Reiter Bestätigt auf den Kreis neben dem Namen tippen oder im Menü der Person Check-In wählen. Das braucht das Addon „Digitale Anwesenheitskontrolle“.
Ich finde keinen Check-in-Knopf. Warum? Meist fehlt das Addon „Digitale Anwesenheitskontrolle“. Trainer brauchen zusätzlich das Recht dazu. Bei Angeboten mit Ausgabe gibt es statt Check-in Abholung und Rückgabe.
Ab wann können sich Kunden selbst einchecken? Per Standort ab 60 Minuten vor Beginn bis 30 Minuten nach Ende. Per QR-Code, sobald du den Check-in im Termin öffnest.
Wo finden Kunden den Check-in? In der Kunden-App über Einchecken. Dort wählen sie Code scannen oder Ich bin da.
Kann ich den QR-Code einer Buchung im Manager scannen? Ja, unter Scannen (app.bookicorn.net/scan). Je nach Buchung checkst du damit ein oder bestätigst Ausgabe oder Rückgabe.
Gibt es Folgen, wenn jemand nicht erscheint? Nein. Du kannst die Person im Termin als abwesend markieren, das ist ein reiner Vermerk. Eine automatische Gebühr oder Sperre gibt es nicht.