Chat & Messaging
Kategorie: Kommunikation | Code: chat_messaging
Mit dem Chat & Messaging Addon kannst du direkt mit deinen Kunden kommunizieren – ohne Umwege über externe Apps oder E-Mail. Kunden schreiben euch über die Bookicorn-App, ihr antwortet im Admin-Dashboard. Zusätzlich gibt es Gruppen-Chats pro Kurs, in denen alle Teilnehmer miteinander und mit dem Trainer sprechen können.
Was du bekommst
- Direkt-Nachrichten (DMs): 1-zu-1 Kommunikation zwischen Studio und Kunden
- Gruppen-Chats: Ein Chat-Kanal pro Kurs für alle Teilnehmer
- Admin-Postfach: Alle Konversationen zentral im Überblick
- Trainer-Berechtigungen: Trainer können auf ihre Kurs-Chats zugreifen
- Push-Notifications: Kunden werden über neue Nachrichten benachrichtigt
Aktivierung
- Gehe im Admin-Dashboard zu Einstellungen → Addons
- Aktiviere Chat & Messaging
- Das Postfach erscheint sofort in der Admin-Navigation unter Nachrichten
- Kunden sehen die Chat-Funktion in ihrer Bookicorn-App nach dem nächsten App-Refresh
Hinweis: Das Addon ist für alle Kunden deines Studios freigeschaltet, sobald du es aktivierst. Es gibt keine weiteren Einstellungen pro Kunde.
Direkt-Nachrichten (DMs)
Kunden können euch jederzeit eine Nachricht schreiben – zum Beispiel bei Fragen zu Kursen, Buchungen oder allgemeinen Anliegen.
So läuft die Kommunikation
- Kunde schreibt: Über die Bookicorn-App → Nachrichten → Neue Nachricht
- Ihr antwortet: Im Admin unter Nachrichten → Postfach
- Verlauf: Alle Nachrichten bleiben im Thread gespeichert – kein Informationsverlust
Postfach-Übersicht
Im Admin-Postfach siehst du:
- Alle offenen Konversationen (sortiert nach letzter Aktivität)
- Ungelesene Nachrichten werden farblich hervorgehoben
- Suche nach Kunden-Name oder Nachrichteninhalt
- Status pro Konversation (offen, beantwortet, archiviert)
Tipp: Bearbeite Nachrichten zeitnah. Kunden, die schnell eine Antwort bekommen, buchen häufiger erneut und empfehlen das Studio weiter.
Gruppen-Chat pro Kurs
Für jeden aktiven Kurs wird automatisch ein Gruppen-Chat-Kanal erstellt. Alle eingeschriebenen Teilnehmer haben Zugriff.
Wofür Gruppen-Chats gut sind
- Kurzfristige Änderungen mitteilen (Raumwechsel, Ausfall, Vertretung)
- Teilnehmer über Kurs-Updates informieren (neue Materialien, Hausaufgaben)
- Community-Gefühl stärken – Teilnehmer können sich untereinander austauschen
- Fragen vor dem Kurs klären (Was soll ich mitbringen?)
Wer kann schreiben?
| Rolle | Schreiben | Lesen |
|---|---|---|
| Admin / Studio | Ja | Ja |
| Trainer (mit Berechtigung) | Ja | Ja |
| Kunden (Kursteilnehmer) | Ja | Ja |
| Kunden (nicht eingeschrieben) | Nein | Nein |
Trainer-Berechtigungen
Trainer können auf die Gruppen-Chats ihrer zugewiesenen Kurse zugreifen. Das ist besonders praktisch, wenn Trainer eigenständig mit ihren Kursteilnehmern kommunizieren sollen.
Berechtigungen konfigurieren
- Gehe zu Trainer → [Trainer auswählen] → Berechtigungen
- Aktiviere Kurs-Chats verwalten
- Optional: Trainer auf bestimmte Kurse einschränken
- Trainer sieht ab sofort die Gruppen-Chats seiner zugewiesenen Kurse
Trainer können keine Einzel-Chats (DMs) mit Kunden führen – das bleibt dem Studio-Admin vorbehalten.
Tipp: Wenn du Trainer-Logins (separates Addon) nutzt, können Trainer direkt in ihrem eigenen Dashboard auf Kurs-Chats zugreifen.
Push-Notifications
Kunden erhalten Push-Benachrichtigungen auf ihrem Smartphone, wenn:
- Eine neue Direkt-Nachricht vom Studio eingeht
- Eine neue Nachricht im Gruppen-Chat eines gebuchten Kurses erscheint
Voraussetzung
Push-Notifications funktionieren nur, wenn die Bookicorn-App auf dem Gerät des Kunden installiert ist und der Kunde Benachrichtigungen erlaubt hat.
Hinweis: Web-Benachrichtigungen (Browser) sind aktuell noch nicht unterstützt. Kunden müssen die mobile App nutzen, um Push-Notifications zu empfangen.
Tipps für effektives Messaging
Schnelle Antwortzeiten
- Ziel: Innerhalb von 2–4 Stunden antworten (Werktags)
- Setze im Admin eine Abwesenheitsnotiz, wenn du längere Zeit nicht erreichbar bist
- Teile die Postfach-Verantwortung mit einem Mitarbeiter-Account
Kursänderungen kommunizieren
"Hey zusammen! Kurze Info: Der Yoga-Kurs morgen (Dienstag, 18:00 Uhr) findet im Raum 2 statt – nicht wie gewohnt in Raum 1. Wir freuen uns auf euch!"
Neuigkeiten ankündigen
Nutze den Chat auch proaktiv für:
- Neue Kursangebote (an alle bisherigen Kurs-Teilnehmer)
- Saisonale Aktionen oder Gutscheine
- Studio-Neuigkeiten (neue Trainer, Umbau, besondere Events)
Professioneller Ton
- Bleibe freundlich und klar in der Sprache
- Nutze den Gruppen-Chat nicht für Einzelgespräche – das verwirrt andere Teilnehmer
- Wichtige Informationen (Ausfall, Stornierung) zusätzlich per E-Mail verschicken
Häufige Fragen
Können Kunden Nachrichten löschen? Nein. Alle Nachrichten bleiben im System gespeichert. Admins können Nachrichten im Admin-Dashboard löschen.
Gibt es eine Nachrichtenarchivierung? Ja. Konversationen bleiben dauerhaft gespeichert und können im Postfach archiviert werden.
Was passiert, wenn ein Kurs endet? Der Gruppen-Chat bleibt bestehen, wird aber als "inaktiv" markiert. Neue Nachrichten können weiterhin gesendet werden.
Können mehrere Mitarbeiter das Postfach gleichzeitig nutzen? Ja. Alle Admin-Accounts haben Zugriff auf das Postfach. Ihr seht, wer eine Nachricht bereits gelesen hat.