Freie Terminwahl und Verfügbarkeitsprofile
Bei der freien Terminwahl legst du keine festen Termine an. Kunden wählen selbst eine freie Zeit innerhalb deiner Verfügbarkeit, zum Beispiel für ein 1:1-Training, eine Beratung oder eine Behandlung. Wann du verfügbar bist, steht in einem Verfügbarkeitsprofil.
Was ist ein Verfügbarkeitsprofil?
Ein Verfügbarkeitsprofil legt fest, wann Kunden bei freier Terminwahl buchen können. Es enthält:
- Wochentage & Zeiten: für jeden Wochentag ein oder mehrere Zeitfenster, zum Beispiel 9 bis 12 und 14 bis 18 Uhr. Eine Lücke wie eine Mittagspause heißt: In dieser Zeit ist keine Buchung möglich. Ein Tag ohne Zeiten ist geschlossen.
- Einzelne Öffnungstage: Tage, an denen du zusätzlich oder abweichend offen bist. Fällt ein solcher Tag auf einen Wochentag mit Zeiten, gelten an diesem Tag nur die Zeiten des Öffnungstags.
- Geschlossen: Zeiträume von einem Datum bis zu einem Datum, etwa Urlaub oder Feiertage. Geschlossen gilt immer, auch an einem Öffnungstag.
Ein Profil lässt sich in mehreren Angeboten verwenden. Gerechnet wird in der Zeitzone deines Studios.
Ein Profil wirkt erst, wenn du es einem Angebot mit freier Terminwahl oder einem Raum beziehungsweise einer Ressource zuweist. Termine mit festen Zeiten berührt es nicht, und einem Trainer lässt es sich nicht zuweisen.
Verfügbarkeitsprofil anlegen
Verfügbarkeitsprofile verwaltest du unter Manager → Angebote → Verfügbarkeitsprofile (app.bookicorn.net/verfuegbarkeiten). Die Seite heißt Verfügbarkeiten.
- Tippe auf Neues Profil.
- Gib einen Profil-Namen ein.
- Trage unter Wochentage & Zeiten deine Zeiten ein. Mit Intervall hinzufügen kommt ein weiteres Zeitfenster an einem Tag dazu. Zeiten auf alle Tage übertragen übernimmt die Zeiten eines Tages für alle sieben Tage.
- Ergänze bei Bedarf Einzelne Öffnungstage mit Öffnungstag hinzufügen und Geschlossen mit Zeitraum hinzufügen.
- Tippe auf Speichern.
Hast du noch kein Profil, legt der Knopf Studio-Standardzeiten anlegen ein Profil mit Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr an.
Löschst du ein Profil, verlieren alle Angebote, die es nutzen, ihre Verfügbarkeit. Dann sind dort keine Zeiten mehr buchbar.
Angebot mit freier Terminwahl anlegen
- Öffne Manager → Angebote und tippe auf Neues Angebot.
- Wähle die Angebotsart Freie Terminwahl.
- Trage im Bereich Allgemein den Titel und die Zahlungsarten ein.
- Öffne den Bereich Verfügbarkeit und wähle unter Wann bist du offen? das Verfügbarkeits-Profil. Du kannst dort auch direkt ein neues Profil anlegen.
- Stelle darunter Dauer, Plätze und Startzeiten ein (siehe die nächsten Abschnitte).
- Trage im Bereich Ort & Trainer den Trainer ein und, wenn du Räume nutzt, Standort und Raum.
- Tippe auf Angebot anlegen.
Im fertigen Angebot zeigt der Bereich Verfügbarkeiten unter „So sieht es dein Kunde: nächste Zeiten“ die nächsten freien Zeiten, so wie Kunden sie sehen.
Preis nach Zeit und Belegt zusätzlich
- Mit Preis nach Zeit legst du auch bei der freien Terminwahl Auf- oder Abschläge an bestimmten Wochentagen oder Uhrzeiten fest, siehe Preis nach Zeit.
- Mit Belegt zusätzlich im Bereich Ort & Trainer schützt eine gebuchte Zeit auch Ressourcen, etwa ein Gerät, das die Behandlung braucht. In dieser Zeit können Kunden diese Ressourcen nicht buchen. Das braucht das Addon „Ressourcen“.
Sollen Kunden eine Ressource selbst buchen, etwa eine Kabine oder einen Leihartikel, nimm die Angebotsart Freie Terminwahl: Ressourcen, siehe Ressourcen.
Freie Terminwahl ohne Verfügbarkeitsprofil?
Ohne Verfügbarkeitsprofil lässt sich ein Angebot mit freier Terminwahl nicht anlegen. Der Manager meldet dann „Bitte wähle oder erstelle ein Verfügbarkeits-Profil.“
Einzelne feste Zeiten kannst du zusätzlich anlegen: Mit Neuer Termin entsteht bei einem Angebot mit freier Terminwahl ohne Ressourcen ein offener Zusatztermin, den auch Kunden buchen können, bis jemand eingebucht ist. Eine Serie ist dort nicht möglich. Willst du feste, wiederkehrende Termine anbieten, ist die Angebotsart Feste Termine die richtige Wahl, siehe Angebotsarten im Überblick.
Dauer einer Buchung bei freier Terminwahl
Unter Wie lange dauert eine Buchung? gibt es zwei Wege:
- Immer gleich lang: Du trägst eine Dauer in Minuten ein.
- Kunde wählt: Du legst unter Dauer-Optionen mehrere Dauern an, jeweils mit Minuten, Preis und optional Credits und Bezeichnung. Der Preis steht dann bei den Dauern, der Grundpreis des Angebots gilt nicht. Jede Option braucht Minuten und einen Preis, und jede Dauer darf nur einmal vorkommen.
Plätze je Zeitfenster bei freier Terminwahl
Unter Wie viele gleichzeitig? legst du fest, wie viele Personen dieselbe Zeit buchen können:
- Einer nach dem anderen: Jede Zeit kann genau einmal gebucht werden.
- Mehrere gleichzeitig: Du trägst unter Plätze je Zeitfenster ein, wie viele Personen zur selben Zeit buchen können. Die Zeit bleibt buchbar, bis alle Plätze belegt sind.
Ist ein Raum gewählt, darf die Zahl der Plätze nicht über der Kapazität des Raums liegen.
Startzeiten und Puffer bei freier Terminwahl
Unter Wann kann es losgehen? bestimmst du, zu welchen Uhrzeiten Kunden beginnen können:
- Volle Blöcke: Ein Zeitfenster folgt auf das nächste, jeweils Dauer plus Puffer.
- Alle … Minuten: Kunden können im gewählten Startzeiten-Raster beginnen, zum Beispiel alle 15 Minuten.
Die Startzeiten beginnen am Anfang jedes Zeitfensters im Profil. Eine Buchung muss vor dem Ende des Zeitfensters zu Ende sein.
Puffer davor und Puffer danach halten Zeit rund um bestehende Buchungen frei. Bookicorn hält dabei auf beiden Seiten jeder bestehenden Belegung den größeren der beiden Werte frei. Der Puffer wirkt also als Mindestabstand zwischen zwei Buchungen.
Wie früh und wie spät Kunden buchen dürfen, stellst du im Bereich Buchungsregeln mit Buchungsfenster begrenzen und Buchungsstopp aktivieren ein.
Wann eine gebuchte Zeit gesperrt ist
Eine gebuchte Zeit ist in diesem Angebot gesperrt, sobald alle Plätze belegt sind. Ob sie auch in anderen Angeboten gesperrt ist, hängt nicht am Verfügbarkeitsprofil, sondern an Trainer, Raum und Ressourcen:
- Gleicher Trainer: Hat ein anderes Angebot denselben Trainer, ist die Zeit dort gesperrt. Das gilt ohne Addon.
- Gleicher Raum: Gebuchte Zeiten im selben Raum sperren nur mit dem Addon „Belegungsmanagement“. Dabei zählen Termine, an denen der Raum eingetragen ist. Bei Angeboten mit festen Terminen ist das nur der Fall, wenn du den Raum am einzelnen Termin gesetzt hast.
- Gleiche Ressource: Belegt eine Buchung eine Ressource (Addon „Ressourcen“), ist diese Ressource für alle Angebote belegt.
Gesperrt wird nur durch echte Belegung. Ein Termin eines anderen Angebots ohne Buchung sperrt nichts.
Hat ein Angebot mit freier Terminwahl weder Trainer noch Raum, zeigt der Manager den Hinweis: „Ohne Trainer und ohne Raum wird diese Zeit in keinem anderen Angebot gesperrt.“
Termine aus einem externen Kalender (Kalender-Synchronisation) sperren keine Zeiten. Die Synchronisation überträgt deine Bookicorn-Termine nur nach außen.
Ein Verfügbarkeitsprofil in mehreren Angeboten: warum die gebuchte Zeit im zweiten Angebot frei bleibt
Nutzen zwei Angebote dasselbe Verfügbarkeitsprofil, blockiert eine Buchung im ersten Angebot die Zeit im zweiten Angebot nicht automatisch. Das Profil beschreibt nur Öffnungszeiten, keine Person und keinen Raum.
Damit dieselbe Zeit nicht zweimal gebucht wird:
- Trage in beiden Angeboten im Bereich Ort & Trainer denselben Trainer ein. Dann sperrt eine Buchung die Zeit im jeweils anderen Angebot.
- Oder nutze denselben Raum zusammen mit dem Addon „Belegungsmanagement“.
- Oder kopple beide Angebote an dieselbe Ressource (Addon „Ressourcen“).
Raum bei freier Terminwahl wählen
Den Raum für ein Angebot mit freier Terminwahl wählst du so:
- Ohne das Addon „Ressourcen“ gibt es einen eigenen Bereich Raum mit dem Feld Raum.
- Mit dem Addon „Ressourcen“ heißt dieser Bereich Ressourcen. Das Feld Raum steht dann im Bereich Ort & Trainer unter dem Standort.
Das Raumfeld ist gesperrt und zeigt „Zuerst Standort auswählen“, solange kein Standort gewählt ist. Den Standort wählst du im Bereich Ort & Trainer. Ist dort Online-Angebot eingeschaltet, gibt es keinen Standort und keinen Raum. In der Liste stehen nur aktive Räume des gewählten Standorts. Wechselst du den Standort, wird der Raum geleert.
Kunden wählen bei freier Terminwahl keinen Raum selbst aus. Sollen Kunden zwischen mehreren gleichen Plätzen wählen, zum Beispiel zwischen Kabinen, geht das mit dem Addon „Ressourcen“, siehe Ressourcen.
Wo Kunden die freie Terminwahl buchen
Kunden buchen Angebote mit freier Terminwahl auf deiner Buchungsseite, in der Kunden-App und über eingebettete Widgets auf deiner Website. Überall gelten dieselben freien Zeiten. Im Manager buchst du selbst jemanden über Einbuchen ein, siehe Teilnehmer einbuchen. Mit Andere Zeit kannst du dort auch eine Zeit außerhalb deines Profils vergeben. Was schon belegt ist, bleibt dabei gesperrt.
Häufige Fragen
Kann ich bei der freien Terminwahl ohne Verfügbarkeitsprofil mit festen Terminen arbeiten? Nein, ein Profil ist Pflicht. Einzelne Zusatztermine gehen zusätzlich über Neuer Termin. Für feste, wiederkehrende Termine wähle die Angebotsart Feste Termine.
Ich nutze ein Profil in zwei Angeboten. Eine gebuchte Zeit wird im zweiten Angebot weiter angeboten. Warum? Das Profil sperrt nichts über Angebote hinweg. Trage in beiden Angeboten denselben Trainer ein, dann ist die Zeit im anderen Angebot gesperrt.
Bei der freien Terminwahl kann ich keinen Raum wählen. Was fehlt? Wähle zuerst im Bereich Ort & Trainer einen Standort. Erst dann lässt sich der Raum wählen. Ist Online-Angebot eingeschaltet, gibt es keinen Raum.
Wie trage ich Urlaub bei der freien Terminwahl ein? Im Verfügbarkeitsprofil unter Geschlossen mit Zeitraum hinzufügen. In diesem Zeitraum sind keine Zeiten buchbar.
Können Kunden selbst wählen, wie lange ein Termin dauert? Ja. Wähle unter Wie lange dauert eine Buchung? die Option Kunde wählt und lege die Dauern mit ihren Preisen an.
Wofür ist der Puffer? Er hält Zeit zwischen zwei Buchungen frei, zum Beispiel zum Aufräumen. Bookicorn hält den größeren der beiden Pufferwerte als Abstand zu jeder bestehenden Buchung frei.