Buchungsanfragen bestätigen oder ablehnen
Normalerweise ist eine Buchung sofort bestätigt. Willst du bei einem Angebot selbst entscheiden, wer teilnimmt, kommen Buchungen als Anfrage herein. Diese Seite erklärt, wie du Anfragen bestätigst oder ablehnst.
Wann ist eine Buchung ausstehend?
Eine Buchung ist ausstehend, wenn beim Angebot der Schalter Buchungen automatisch bestätigen ausgeschaltet ist. Du findest ihn beim Bearbeiten des Angebots im Bereich Buchungsregeln unter Ablauf einer Buchung.
- Eingeschaltet (Voreinstellung): Buchungen werden sofort bestätigt.
- Ausgeschaltet: Buchungen kommen als Anfrage herein und müssen von dir bestätigt oder abgelehnt werden.
Das gilt auch für Blöcke. Buchst du selbst im Manager jemanden ein, ist die Buchung immer sofort bestätigt.
Eine ausstehende Buchung belegt bereits einen Platz. Bis du antwortest, ist der Platz also blockiert.
Wo sehe ich offene Buchungsanfragen?
Offene Anfragen findest du unter Manager → Buchungen (app.bookicorn.net/buchungen) im Reiter Ausstehend. Der Reiter zeigt die Zahl der offenen Anfragen. Gibt es beim Öffnen der Seite offene Anfragen, springt sie direkt auf diesen Reiter.
Außerdem:
- Am Menüpunkt Buchungen steht die Zahl der offenen Anfragen.
- Admins bekommen bei jeder neuen Anfrage eine Benachrichtigung unter Benachrichtigungen.
- Nach 2 Tagen ohne Antwort erinnert dich Bookicorn an eine offene Anfrage, solange der Termin noch in der Zukunft liegt.
In der Teilnehmerliste eines Termins stehen ausstehende Buchungen im Reiter Bestätigt mit dabei. Bestätigen kannst du dort nicht, nur auf der Seite Buchungen.
Buchungsanfrage bestätigen
- Öffne Manager → Buchungen und den Reiter Ausstehend.
- Tippe bei der Anfrage auf Bestätigen. Auf dem Handy tippst du auf die Zeile und wählst dann Bestätigen.
- Bestätige die Rückfrage „Buchung bestätigen?“ mit Bestätigen.
Der Kunde bekommt danach eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Bei Angeboten mit Ressourcen heißt sie Anfrage angenommen, bei Angeboten mit Ausgabe Verleih bestätigt. Ist der Termin inzwischen voll, lässt sich die Anfrage nicht bestätigen.
Trainer können Anfragen nur bestätigen, wenn sie das Recht dazu haben.
Buchungsanfrage ablehnen
- Öffne Manager → Buchungen und den Reiter Ausstehend.
- Tippe bei der Anfrage auf Ablehnen.
- Im Blatt „Buchung ablehnen?“ trägst du bei Bedarf unter Grund (optional) einen Grund ein und tippst auf Ablehnen.
Die Buchung wird storniert. Eingesetzte Credits gehen automatisch zurück, eine Online-Zahlung wird automatisch erstattet. Der Kunde bekommt eine E-Mail „Buchung abgelehnt“ mit dem Grund „Vom Admin abgelehnt“, bei Angeboten mit Ressourcen oder Ausgabe die Vorlage Anfrage abgelehnt. Dazu kommt eine Mitteilung in der Kunden-App. Gibst du einen Grund an, steht er statt „Vom Admin abgelehnt“ in Mail und Mitteilung.
Anfragefrist: unbeantwortete Anfragen automatisch ablehnen
Wie lange eine Anfrage offen bleiben darf, stellst du unter Manager → Einstellungen → Buchungen in der Gruppe Buchungsanfragen ein. Bei Unbeantwortete Anfragen ablehnen nach wählst du 2, 7 oder 14 Tage oder Nie automatisch. Voreingestellt sind 7 Tage.
- Nach Ablauf der Frist lehnt Bookicorn die Anfrage automatisch ab. Der Kunde bekommt eine Mail mit dem Grund, dass das Studio nicht innerhalb der Frist reagiert hat. Dazu kommt in der Kunden-App die Mitteilung „Anfrage abgelaufen“.
- Beginnt der Termin, bevor du geantwortet hast, wird die Anfrage ebenfalls automatisch abgelehnt. Das gilt auch bei Nie automatisch.
- Eingesetzte Credits gehen bei der automatischen Ablehnung zurück.
Bezahlung bei Buchungen auf Anfrage
Bei Angeboten auf Anfrage können Kunden nicht online mit Stripe oder PayPal bezahlen. Auf der Buchungsseite heißt der Knopf dann Anfrage senden. Kunden zahlen deshalb mit Credits, vor Ort oder per Überweisung.
Credits werden schon beim Absenden der Anfrage abgebucht. Lehnst du ab oder läuft die Frist ab, gehen sie automatisch zurück.
Der Kunde bekommt beim Absenden eine E-Mail „Buchungsanfrage“ und nach deiner Bestätigung die Buchungsbestätigung.
Häufige Fragen
Wo finde ich neue Buchungsanfragen? Unter Manager → Buchungen im Reiter Ausstehend.
Wie stelle ich ein, dass ich Buchungen erst bestätigen muss? Schalte beim Angebot unter Buchungsregeln den Schalter Buchungen automatisch bestätigen aus.
Was passiert, wenn ich eine Anfrage nicht beantworte? Nach der eingestellten Anfragefrist lehnt Bookicorn sie automatisch ab, spätestens wenn der Termin beginnt. Voreingestellt sind 7 Tage.
Blockiert eine offene Anfrage einen Platz? Ja. Bis du antwortest, zählt die Anfrage wie eine Buchung.
Kann ein Kunde bei einer Anfrage mit Karte zahlen? Nein. Bei Angeboten auf Anfrage gibt es keine Online-Zahlung. Kunden zahlen mit Credits, vor Ort oder per Überweisung.