Gültigkeit und Ablauf
Jede Guthabenkarte kann ein Ablaufdatum haben. Danach lassen sich die übrigen Credits nicht mehr nutzen. Wie lange eine Karte gilt, legst du im Paket fest. Für einzelne Karten eines Kunden kannst du das Ablaufdatum später ändern.
Ablauf im Paket einstellen
Im Paket unter Manager → Guthabenkarte → Paket → Bearbeiten, Bereich Gültigkeit, wählst du unter Wann läuft Guthaben ab?:
| Einstellung | Wann die Karte abläuft |
|---|---|
| Ab Kauf | Nach der Gültigkeitsdauer, gerechnet ab dem Kauf |
| Ab Start | Nach der Gültigkeitsdauer, gerechnet ab dem Start der Karte |
| Festes Ablaufdatum | An einem Datum, das du im Paket einträgst |
| Niemals ablaufen | Nie |
Bei Ab Kauf und Ab Start trägst du die Gültigkeitsdauer in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren ein. Bookicorn rechnet einen Monat als 30 Tage und ein Jahr als 365 Tage. Die Zeile darunter zeigt dir die Dauer in Tagen.
Wann der Start einer Karte ist, stellst du unter Wann wird Guthaben verfügbar? ein. Siehe Start der Gültigkeit.
Uhrzeit des Ablaufs
Eine Guthabenkarte läuft am Ablauftag um 23:59 Uhr ab. Der Kunde kann sie also den ganzen Ablauftag über noch nutzen.
Unter Einstellungen → Buchungen gibt es die Einstellung Credits-Ablauf Einstellungen mit Bis Ende des Tages (23:59 Uhr) und Exakte Ablaufzeit. Neue Karten laufen derzeit unabhängig von dieser Einstellung am Ablauftag um 23:59 Uhr ab.
Was bei Ablauf passiert
- Ab dem Ablauf lassen sich die übrigen Credits der Karte nicht mehr für Buchungen nutzen.
- Einmal täglich setzt Bookicorn abgelaufene Karten auf abgelaufen. Der Kunde sieht bei der Karte dann Abgelaufen.
- Abgelaufene Credits werden nicht erstattet.
- Bereits gebuchte Termine bleiben gebucht.
Eine Erinnerung vor dem Ablauf verschickt Bookicorn derzeit nicht automatisch.
Eine einzelne Karte verlängern
Die Gültigkeit einer Karte, die ein Kunde schon hat, verlängerst du im Kundenprofil:
- Öffne Manager → Kunden und den Kunden.
- Öffne den Bereich mit den Credits und tippe auf die Karte.
- Tippe auf Gültigkeit verlängern.
- Wähle Gültigkeitsdauer mit einer Zahl und Tagen, Wochen oder Monaten, oder Festes Ablaufdatum mit einem neuen Datum.
- Gib einen Grund für Verlängerung ein und speichere.
Eine Gültigkeitsdauer rechnet Bookicorn ab dem bisherigen Ablaufdatum dazu. Hat die Karte kein Ablaufdatum, ab heute.
Verlängere eine Karte vor ihrem Ablauf. Eine Karte, die Bookicorn schon auf abgelaufen gesetzt hat, wird durch das Verlängern derzeit nicht wieder nutzbar.
Mit Guthaben-Karte bearbeiten kannst du das Ablaufdatum auch direkt setzen. Lässt du das Feld Ablaufdatum leer, gilt die Karte unbegrenzt.
Eine Karte pausieren
Mit einer Pause setzt du eine Karte zum Beispiel während einer Krankheit aus:
- Öffne die Karte im Kundenprofil wie oben.
- Tippe auf Guthabenkarte pausieren (der Name folgt deiner Kartenbezeichnung).
- Wähle Sofort pausieren oder Zeitraum planen mit Pausieren ab und Pausieren bis.
- Gib einen Grund für Pausierung ein und speichere.
Während der Pause kann der Kunde mit dieser Karte nichts buchen. Die Pause gilt ab dem Speichern, auch wenn du einen späteren Beginn eingetragen hast.
So endet die Pause:
- Mit Pause beenden: Du beendest die Pause selbst. Bookicorn verlängert das Ablaufdatum dabei um die Tage der Pause.
- Am geplanten Enddatum: Bookicorn beendet die Pause automatisch. Das Ablaufdatum bleibt dabei unverändert.
Credits bei einer Stornierung
Wird eine Buchung storniert, gehen die Credits auf die Karte zurück, von der sie abgebucht wurden. Das Ablaufdatum dieser Karte bleibt unverändert. Ist die Karte inzwischen abgelaufen, lassen sich die zurückgebuchten Credits nicht mehr nutzen.
Häufige Fragen
Kann ich eine abgelaufene Karte wieder freischalten? Durch Verlängern derzeit nicht. Gib dem Kunden die übrigen Credits stattdessen als neue Karte mit Credits manuell vergeben.
Bekommt mein Kunde eine Nachricht, bevor seine Credits ablaufen? Nein, eine automatische Erinnerung gibt es derzeit nicht. Das Ablaufdatum sieht der Kunde bei seiner Karte in der Kunden-App und im Kundenbereich.
Gilt eine Pause auch für das Ablaufdatum? Wenn du die Pause mit Pause beenden selbst beendest, verlängert sich das Ablaufdatum um die Pausentage. Endet eine geplante Pause automatisch, nicht.
Welche Gültigkeit hat ein Geschenkgutschein? Das stellst du beim Gutschein-Angebot unter Gültigkeit (Monate) ein. Siehe Gutscheine.