Kalender-Sync

Das Addon Kalender-Sync überträgt alle deine Kurs-Termine automatisch in deinen Google- oder Apple-Kalender. Du musst keine Termine mehr von Hand eintragen. Sobald dein Kalender verbunden ist, erscheint jeder Kurs-Termin als Kalendereintrag und jede Änderung wird automatisch nachgezogen.

Das Addon kostet 9 EUR pro Monat oder 86,40 EUR pro Jahr und gehört zur Kategorie Integration.

Was du bekommst

• Automatische Übertragung aller Kurs-Termine in deinen gewohnten Kalender
• Google Kalender und Apple iCloud Kalender werden unterstützt
• Eigener Kalender für Bookicorn, deine bestehenden Kalender bleiben unberührt
• Trainer-Kalender: jeder Trainer verbindet seinen eigenen Kalender und sieht nur seine eigenen Stunden
• Automatische Aktualisierung bei neuen, verschobenen oder abgesagten Terminen

Aktivierung

Hinweis: Nach der Aktivierung kannst du deinen Kalender direkt im Addon-Store auf der Kalender-Sync-Seite verbinden.

Deinen Kalender verbinden

Nach der Aktivierung verbindest du deinen Kalender direkt im Addon-Store auf der Kalender-Sync-Seite. Es stehen zwei Möglichkeiten nebeneinander zur Verfügung: Google Kalender und Apple iCloud Kalender. In beiden Fällen legt Bookicorn einen eigenen, neuen Kalender an (Name „Bookicorn" plus dein Studio-Name). Deine bestehenden Kalender bleiben unberührt.

Google Kalender

Bookicorn erhält dabei nur Zugriff auf den eigens dafür angelegten Kalender, nicht auf deine bestehenden privaten Kalender.

Apple iCloud Kalender

Für Apple verbindest du deinen Kalender mit deiner Apple-ID-E-Mail und einem app-spezifischen Passwort. Das ist nicht dein normales Apple-Passwort, sondern ein eigenes Passwort, das du bei Apple erzeugst.

Hinweis: Bei deiner Apple-ID muss die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert sein, damit du ein app-spezifisches Passwort erzeugen kannst.

Trainer verbinden ihren eigenen Kalender

Wenn dein Studio Kalender-Sync aktiv hat, sehen auch deine Trainer in ihrem Bereich einen Menüpunkt „Mein Kalender". Dort verbindet ein Trainer auf demselben Weg (Google oder Apple) seinen eigenen Kalender.

Wichtig: In den Kalender eines Trainers werden nur die Termine der Kurse übertragen, für die dieser Trainer zuständig ist - nicht alle Kurse des Studios. So sieht jeder Trainer nur seine eigenen Stunden.

Was im Kalender erscheint

Jeder Kurs-Termin wird zu einem Kalendereintrag. Der Eintrag enthält folgende Angaben:

Abgesagte Termine werden im Kalender als „Abgesagt" gekennzeichnet.

Hinweis: Da die Namen der Teilnehmer im Kalendereintrag stehen, achte darauf, wer Zugriff auf den verbundenen Kalender hat. Teile den Kalender nur mit Personen, die diese Angaben sehen dürfen.

Automatische Aktualisierung

Sobald dein Kalender verbunden ist, läuft die Synchronisierung automatisch:

• Direkt beim Verbinden werden alle kommenden Termine übertragen (bis 90 Tage im Voraus).
• Danach wird jede Änderung an einem Termin automatisch übernommen: ein neuer Termin erscheint im Kalender, ein verschobener Termin wird aktualisiert, ein abgesagter oder gelöschter Termin wird entsprechend angepasst. Du musst nichts von Hand machen.
• Knopf „Neu syncen": für einen manuellen Komplett-Abgleich, falls du ihn einmal brauchst.

Sync-Richtung

Die Synchronisierung läuft in eine Richtung: von Bookicorn in deinen Kalender. Änderungen, die du direkt im Google- oder Apple-Kalender vornimmst, fließen nicht zurück nach Bookicorn. Der maßgebliche Ort für deine Termine bleibt immer Bookicorn.

Tipp: Pflege deine Termine immer in Bookicorn. Der verbundene Kalender ist ein reines Abbild, eine Änderung dort hat keine Wirkung auf das Buchungssystem.

Verbindung trennen

Auf der Kalender-Sync-Seite im Addon-Store gibt es einen Trennen-Knopf. Nach dem Trennen werden keine neuen Änderungen mehr übertragen.

Die bereits übertragenen Termine und der angelegte Kalender bleiben in deinem Google- beziehungsweise Apple-Konto bestehen, sie werden nicht automatisch entfernt. Du kannst den Bookicorn-Kalender bei Bedarf selbst im jeweiligen Kalenderdienst löschen.

Voraussetzungen

• Das Addon Kalender-Sync muss aktiv sein.
• Für Google: ein Google-Konto.
• Für Apple: eine Apple-ID mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein selbst erzeugtes app-spezifisches Passwort.
• Unterstützt werden Google und Apple iCloud. Andere Kalender (zum Beispiel Outlook) werden derzeit nicht unterstützt.

Häufige Fragen

Für welche Studios lohnt sich Kalender-Sync? Für Studios und Trainer, die ihre Kurstermine in ihrem gewohnten Kalender auf Handy oder Laptop sehen wollen, ohne sie doppelt zu pflegen.

Sieht Bookicorn meine privaten Termine? Nein. Bookicorn legt einen eigenen, neuen Kalender an und erhält nur auf diesen Zugriff. Deine bestehenden privaten Kalender bleiben unberührt.

Was ist ein app-spezifisches Passwort? Das ist ein eigenes Passwort, das du bei Apple für eine einzelne Anwendung erzeugst - nicht dein normales Apple-Passwort. Der eingebaute Einrichtungs-Assistent zeigt dir Schritt für Schritt, wie du es erstellst. Voraussetzung ist eine aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung bei deiner Apple-ID.

Werden auch abgesagte Termine angezeigt? Ja. Abgesagte Termine bleiben im Kalender sichtbar und werden als „Abgesagt" gekennzeichnet.

Kann ich Termine direkt im Kalender ändern? Du kannst es, aber es bringt nichts. Die Synchronisierung läuft nur von Bookicorn in den Kalender. Änderungen im Google- oder Apple-Kalender fließen nicht zurück. Pflege deine Termine immer in Bookicorn.

Werden Outlook oder andere Kalender unterstützt? Derzeit nicht. Unterstützt werden Google Kalender und Apple iCloud Kalender.

Was passiert mit den Terminen, wenn ich die Verbindung trenne? Nach dem Trennen werden keine neuen Änderungen mehr übertragen. Die bereits übertragenen Termine und der angelegte Bookicorn-Kalender bleiben in deinem Konto bestehen. Du kannst diesen Kalender bei Bedarf selbst löschen.