Kalender-Synchronisation

Mit dem Addon Kalender-Synchronisation erscheinen deine Termine aus Bookicorn automatisch in deinem Google Kalender oder deinem Apple iCloud Kalender. Admins und Trainer verbinden jeweils ihren eigenen Kalender. Die Synchronisation läuft nur in eine Richtung: von Bookicorn in den Kalender.

Was die Kalender-Synchronisation kann

• Google Kalender oder Apple iCloud Kalender verbinden.
• Neue, verschobene und abgesagte Termine werden automatisch übernommen.
• Admins bekommen alle Termine des Studios, Trainer nur ihre eigenen.
• Die Verbindung lässt sich jederzeit wieder trennen.

Andere Kalender wie Outlook oder Microsoft 365 werden nicht unterstützt, ebenso wenig ein Kalender-Abo per Link.

Die Kalender-Synchronisation aktivieren

Das Addon aktivierst du unter Manager → Addon Store mit Kalender-Synchronisation und Aktivieren. Es ist ein reguläres Addon und belegt einen Addon-Platz deines Tarifs. Ohne aktives Addon lässt sich kein Kalender verbinden.

Wo du deinen Kalender verbindest

Die Seite zum Verbinden heißt Mein Kalender (app.bookicorn.net/kalender-sync).

• Als Admin: unter Manager → Einstellungen → Aktive Add-ons → Kalender-Synchronisation.
• Als Trainer: unter Manager → Persönlich → Kalender-Synchronisation.

Google Kalender verbinden

1. Öffne Mein Kalender.
2. Tippe bei Google Kalender auf Mit Google verbinden.
3. Melde dich bei Google an und erlaube den Zugriff.

Bookicorn legt in deinem Google-Konto einen eigenen Kalender für deine Termine an. Deine anderen Kalender bleiben unberührt.

Apple iCloud Kalender verbinden

Für Apple brauchst du ein App-spezifisches Passwort, nicht dein normales Apple-Passwort. Voraussetzung ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung für deine Apple-ID.

1. Erstelle bei Apple ein app-spezifisches Passwort: Melde dich im Apple Account an, wähle unter Anmelden und Sicherheit den Punkt App-spezifische Passwörter und erstelle ein neues Passwort, zum Beispiel mit dem Namen „Bookicorn“. Apple zeigt es nur einmal an.
2. Öffne in Bookicorn Mein Kalender und gib bei Apple iCloud Kalender deine Apple-ID E-Mail und das App-spezifische Passwort ein (16 Zeichen mit Bindestrichen).
3. Tippe auf Verbinden.

Lehnt Apple die Daten ab, erscheint Apple hat die Anmeldedaten abgelehnt. Meist wurde dann das normale Apple-Passwort statt des app-spezifischen Passworts eingegeben.

Was im Kalender erscheint

Jeder Termin wird zu einem Kalendereintrag mit:

• Titel: Name des Angebots und Belegung, zum Beispiel „Hatha Yoga · 8/12 Plätze“. Bei Terminen mit nur einem Platz steht die gebuchte Person vorn und danach das Angebot, zum Beispiel „Mia Sommer · Reitstunde“.
• Ort: die Adresse des Standorts.
• Beschreibung: Trainer, Kategorie, Zahl der Teilnehmer und die Namen der Eingebuchten.

Abgesagte Termine bleiben im Kalender stehen und bekommen [Abgesagt] vor den Titel.

Weil die Namen der Teilnehmer im Eintrag stehen, teile den verbundenen Kalender nur mit Personen, die diese Angaben sehen dürfen.

Welche Termine ein Trainer bekommt

Verbindet ein Trainer seinen Kalender, bekommt er nur seine eigenen Termine, auch Termine, in denen er vertritt. Wechselt ein Termin den Trainer, verschwindet er aus dem Kalender des bisherigen Trainers. Ein Admin bekommt alle Termine des Studios.

Ob ein Trainer seinen Kalender verbinden darf, steuerst du in seinem Profil unter Rolle mit Eigenen Kalender verbinden. Mehr unter Trainer-Berechtigungen.

Die Synchronisation prüfen, neu starten oder trennen

Ist ein Kalender verbunden, zeigt Mein Kalender den Status (Aktiv, Pausiert, Fehler oder Widerrufen), das Konto und den letzten Abgleich. Dazu gibt es:

• Neu syncen: einen kompletten Abgleich anstoßen.
• Neu verbinden: wenn die Verbindung unterbrochen ist und neue Termine nicht mehr ankommen.
• Trennen: die Verbindung beenden.

Nach dem Trennen kommen keine Änderungen mehr an. Die bereits übertragenen Termine und der angelegte Kalender bleiben in deinem Google- oder Apple-Konto, du löschst sie dort bei Bedarf selbst.

Ist das Addon nicht mehr aktiv, pausiert die Synchronisation. Mit aktivem Addon läuft sie weiter.

Häufige Fragen

Werden Outlook oder andere Kalender unterstützt? Nein. Unterstützt werden Google Kalender und Apple iCloud Kalender.

Kann ich einen Termin direkt im Google- oder Apple-Kalender ändern? Das hat keine Wirkung auf Bookicorn. Die Synchronisation läuft nur von Bookicorn in den Kalender. Pflege deine Termine immer in Bookicorn.

Die Verbindung mit iCloud klappt nicht. Was tun? Nimm ein app-spezifisches Passwort von Apple, nicht dein normales Apple-Passwort. Dafür muss die Zwei-Faktor-Authentifizierung für deine Apple-ID aktiv sein.

Sieht Bookicorn meine privaten Termine? Bei Google legt Bookicorn einen eigenen Kalender an und schreibt nur dort hinein. Termine aus deinen Kalendern werden nicht nach Bookicorn übernommen.

Sehen meine Trainer alle Termine des Studios? Nein. Ein Trainer bekommt in seinen Kalender nur die eigenen Termine.

Können meine Kunden ihre Termine auch in den Kalender übernehmen? Ja, ohne dieses Addon. In der Kunden-App gibt es Termine im Kalender eintragen, und jede Buchung lässt sich mit In den Kalender übernehmen.