Rechnungen
Mit dem Addon Rechnungssystem erstellt Bookicorn Rechnungen an deine Kunden und verschickt sie per E-Mail. Diese Seite erklärt, bei welchen Käufen eine Rechnung entsteht, wie du den Rechnungssteller einrichtest und wie du Rechnungen im Manager verwaltest.
Nicht gemeint sind die Rechnungen, die du selbst von Bookicorn für deinen Tarif bekommst. Die stehen unter Einstellungen → Tarif & Abrechnung.
Voraussetzungen für Rechnungen
Damit Bookicorn Rechnungen erstellt, brauchst du zwei Dinge:
- Das Addon Rechnungssystem. Du aktivierst es im Addon Store. Erst dann erscheint im Manager der Menüpunkt Rechnungen.
- Einen aktiven Standard-Rechnungssteller unter Manager → Rechnungen → Rechnungssteller. Ohne ihn entsteht keine Rechnung.
Bei welchen Käufen eine Rechnung entsteht
| Vorgang | Rechnung | Wann |
|---|---|---|
| Buchung mit Preis, bezahlt über Stripe oder PayPal | Ja | Bei der Buchung, als Anhang der Buchungsbestätigung |
| Buchung mit Preis und Zahlung vor Ort oder Überweisung | Ja | Bei der Buchung, Status Offen bis zur Bestätigung der Zahlung |
| Buchung, die mit Credits bezahlt wird | Nein | Die Rechnung gehört zum Kauf der Guthabenkarte |
| Buchung, die ein Gutschein ganz abdeckt | Nein | |
| Kostenlose Buchung | Nein | |
| Kauf einer Guthabenkarte über Stripe oder PayPal | Ja | Beim Kauf |
| Kauf einer Guthabenkarte mit Zahlung vor Ort oder Überweisung | Ja | Sobald du den Zahlungseingang bestätigst |
| Periode eines Guthaben-Abos mit Zahlung vor Ort oder Überweisung | Ja | Sobald du die Zahlung der Periode bestätigst |
| Guthaben-Abo über Stripe oder PayPal | Nein | Bookicorn erstellt dafür derzeit keine Rechnung |
| Kauf eines Geschenkgutscheins | Ja | Beim Kauf |
| Credits mit Betrag, die du im Manager von Hand vergibst | Ja, wenn Rechnung erstellen an ist | Beim Vergeben, bei Zahlung noch offen mit dem Status Offen |
Eine Rechnung entsteht also nicht nur bei Stripe. Auch Käufe mit Zahlung vor Ort, Überweisung und PayPal bekommen eine Rechnung, sobald Rechnungssystem und Rechnungssteller eingerichtet sind.
Bei Buchungen mit Rechnungssystem braucht Bookicorn die Anschrift des Kunden. Fehlt sie, fragt das Buchungsfenster danach.
Das Logo auf der Rechnung
Auf der Rechnung steht dein Studio-Logo. Du hinterlegst es unter Manager → Einstellungen → Allgemein im Bereich Studio Branding mit Logo hochladen (JPG, PNG oder SVG, höchstens 2 MB).
Im Rechnungssteller kannst du zusätzlich ein eigenes Logo hochladen. Rechnungen zu Buchungen tragen dann das Logo dieses Rechnungsstellers. Hat der Rechnungssteller kein eigenes Logo, steht dort das Studio-Logo.
Rechnungssteller einrichten
Der Rechnungssteller ist der Absender deiner Rechnungen mit Anschrift, Steuerdaten und Bankverbindung.
- Öffne Manager → Rechnungen → Rechnungssteller: app.bookicorn.net/rechnungssteller.
- Tippe auf Rechnungssteller hinzufügen.
- Fülle die Bereiche aus:
- Grunddaten: Name (Pflicht), Firma, E-Mail, Telefon, Website, Logo
- Adresse: Straße, PLZ und Ort sind Pflicht, dazu Hausnummer und Land
- Steuerinformationen: Steuernummer oder USt-IdNr. (eins davon ist Pflicht, außer bei Kleinunternehmern), USt.-Satz in Prozent
- Bankverbindung: IBAN, BIC, Bank, Kontoinhaber
- Rechnungseinstellungen: Rechnungsnummern-Präfix (Pflicht), Bindestriche in der Nummer, nächste Nummer, Als Standard-Rechnungssteller verwenden
- Speichere.
Bist du Kleinunternehmer, schalte Kleinunternehmerregelung anwenden (keine Umsatzsteuer) ein. Dann weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus und trägt den Standardhinweis deines Landes. Einen eigenen Wortlaut trägst du unter Hinweis auf der Rechnung nur ein, wenn dein Steuerrecht ihn anders verlangt.
Stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, ohne Kleinunternehmer zu sein, zum Beispiel an Firmen im EU-Ausland, setze USt.-Satz (%) auf 0 und wähle unter Grund für 0 % MwSt Reverse Charge oder Steuerfrei. Der Grund steht dann auf der Rechnung und in der E-Rechnung. Bei Reverse Charge stehen deine USt-IdNr. und die USt-ID deines Kunden auf der Rechnung, die des Kunden trägst du im Kundenblatt unter Bearbeiten ein. Unter Eigener Hinweis auf der Rechnung ersetzt du den Standardtext, etwa durch die Rechtsgrundlage einer steuerfreien Leistung.
Einen Rechnungssteller, der schon Rechnungen hat, kannst du nicht löschen.
Rechnungsnummern
Eine Rechnungsnummer besteht aus Präfix, Jahr, Monat und einer vierstelligen laufenden Nummer, zum Beispiel RE-2026-09-0001. Mit dem Schalter Bindestriche in der Nummer entscheidest du, ob die Teile mit Bindestrichen verbunden sind. Unter dem Präfix zeigt der Manager als Vorschau deine nächste Rechnungsnummer.
Die laufende Nummer zählt über die Monate weiter und beginnt in jedem neuen Jahr wieder bei 1. Stornorechnungen bekommen eine eigene Nummer aus derselben Reihe.
Rechnungen für Angebote mit einem anderen Rechnungssteller
Im Angebot unter Abrechnung wählst du den Rechnungssteller für dieses Angebot:
- Automatisch: Ein freiberuflicher Trainer mit eigenem Rechnungssteller rechnet selbst ab, sonst gilt dein Standard.
- Ein bestimmter Rechnungssteller: Er stellt alle Rechnungen dieses Angebots aus. Ein Anteil wird dann nicht über Bookicorn ausgezahlt.
Design und Texte der Rechnung
Unter Manager → Rechnungen → Einstellungen gestaltest du deine Rechnungen: app.bookicorn.net/rechnungs-vorlage.
- Design: die Akzentfarbe für Balken, Überschrift und Hervorhebungen
- Logo: Verweis auf das Studio-Logo in den allgemeinen Einstellungen
- Texte: Kopftext über den Positionen, Fußtext am Ende, Text auf Stornorechnungen, dazu Zahlungsziel-Text, Standard-Zahlungsziel in Tagen und Fälligkeit rechnen ab Rechnungsdatum oder Leistungsdatum
- Anzeige: ob Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website, Steuernummer und USt-IdNr. auf der Rechnung stehen
Die Vorschau zeigt sofort, wie die Rechnung aussieht, auch als Stornorechnung. Unter Test-Rechnung senden trägst du eine E-Mail-Adresse ein und schickst mit Test-E-Mail senden eine Test-Rechnung dorthin.
Kopien für deine Buchhaltung
Im Rechnungssteller legst du unter Empfänger für Rechnungskopien E-Mail-Adressen an, zum Beispiel für deine Steuerberatung. Diese Adressen bekommen jede Rechnung und jede Stornorechnung dieses Rechnungsstellers als eigene Mail mit PDF.
Mit Gilt auch für Rechnungen der Studios-Trainer bekommt deine Buchhaltung auch die Rechnungen, die selbstständige Trainer in eigenem Namen ausstellen.
Rechnungen im Manager verwalten
Unter Manager → Rechnungen stehen alle Rechnungen mit Kunde, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Status und Gesamtbetrag: app.bookicorn.net/rechnungen. Oben siehst du Umsatz, offene und überfällige Rechnungen. Du kannst nach Status filtern und suchen.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Die Zahlung ist noch nicht bestätigt. |
| Bezahlt | Online bezahlt, oder du hast die Zahlung bestätigt. |
| Überfällig | Offen und das Fälligkeitsdatum ist überschritten. |
| Storniert | Die Rechnung wurde storniert. |
| Stornorechnung | Die Gegenrechnung zu einer stornierten Rechnung. |
Tippst du auf eine Rechnung, kannst du:
- Rechnung anzeigen: das PDF ansehen
- Per E-Mail senden: die Rechnung als PDF an den Kunden schicken, solange sie nicht storniert ist. Das PDF zeigt immer den aktuellen Stand, also auch deine Änderungen. Auch eine Stornorechnung schickst du so nachträglich, etwa wenn du beim Stornieren Stornieren ohne E-Mail gewählt hast.
- Als bezahlt markieren: bei offenen Rechnungen zu Buchungen und zu Guthabenkarten, deren Zahlung noch offen ist. Der Kunde bekommt dann eine Zahlungsbestätigung.
- Stornieren unten links: eine Stornorechnung erstellen. Hat die Rechnung eine E-Mail-Adresse, wählst du Stornieren und Kunde informieren, dann geht die Stornorechnung auch an den Kunden, oder Stornieren ohne E-Mail.
- Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Leistungsdatum und Positionen ändern und speichern, solange die Rechnung nicht storniert ist
Stornorechnungen
Eine Stornorechnung entsteht:
- wenn du eine Rechnung im Manager mit Stornieren stornierst
- automatisch, wenn eine Buchung storniert wird, zu der es eine Rechnung gibt
Die Stornorechnung verweist auf die Originalrechnung und zeigt die Beträge negativ.
Eigene Rechnungen erstellen
Du kannst auch Rechnungen erstellen, die zu keiner Buchung gehören:
- Öffne Manager → Rechnungen und tippe auf Rechnung erstellen.
- Wähle den Rechnungssteller.
- Wähle unter Kunde einen bestehenden Kunden oder Neuer Kunde und trage Name, Firma, E-Mail und Anschrift ein. Bei einem Firmenkunden übernimmt die Rechnung Firma und Ansprechperson aus seinem Profil.
- Lege unter Positionen Beschreibung, Menge und Einzelpreis an. Mit Position hinzufügen kommen weitere dazu.
- Optional: Hinweise für den Kunden.
- Tippe auf Rechnung erstellen.
Das Rechnungsdatum ist der Tag der Erstellung, die Fälligkeit richtet sich nach deinem Standard-Zahlungsziel. Verschickt wird die Rechnung erst, wenn du sie öffnest und Per E-Mail senden tippst. Als bezahlt markieren gibt es nur bei Rechnungen zu Buchungen und Guthabenkarten.
Häufige Fragen
Werden Rechnungen bei jedem Kauf erzeugt oder nur bei Stripe? Nicht nur bei Stripe. Mit Rechnungssystem und Standard-Rechnungssteller bekommen auch Käufe mit PayPal, Zahlung vor Ort und Überweisung eine Rechnung. Ausnahmen sind Buchungen mit Credits oder ganz mit Gutschein, kostenlose Buchungen, von Hand vergebene Credits ohne Betrag oder mit ausgeschaltetem Rechnung erstellen und Guthaben-Abos über Stripe oder PayPal.
Wie kommt mein Logo auf die Rechnung? Lade dein Logo unter Einstellungen → Allgemein mit Logo hochladen hoch. Hat dein Rechnungssteller ein eigenes Logo, steht auf Rechnungen zu Buchungen dieses Logo.
Warum bekommt mein Kunde keine Rechnung? Prüfe, ob das Addon Rechnungssystem aktiv ist und ob unter Rechnungssteller ein aktiver Standard-Rechnungssteller eingetragen ist. Bei einer Buchung mit Credits entsteht keine eigene Rechnung.
Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern? Ja, solange sie nicht storniert ist. Öffne sie unter Rechnungen, ändere die Angaben und speichere.
Wo finde ich die Rechnungen für meinen Bookicorn-Tarif? Unter Einstellungen → Tarif & Abrechnung im Reiter Rechnungen.