Teilnehmer einbuchen und verwalten
Im Manager buchst du Personen selbst ein, zum Beispiel am Tresen, nach einem Anruf oder für Stammkunden. Diese Seite zeigt den Ablauf des Einbuchens und was du in der Teilnehmerliste eines Termins tun kannst.
Wie buche ich jemanden schnell ein?
Der schnellste Weg ist Einbuchen:
- Tippe auf dem Dashboard oben auf Einbuchen.
- Angebot: Wähle das Angebot und darunter den Termin.
- Person: Suche die Person nach Name oder E-Mail und tippe sie an. Ist sie neu, legst du sie als Gast an (siehe unten).
- Zahlung: Wähle die Zahlungsart und prüfe den Preis.
- Tippe auf Einbuchen.
Danach meldet der Manager „… wurde eingebucht.“ Mit Bestätigungsmail senden (voreingestellt an) bekommt die Person dieselbe Buchungsbestätigung wie bei einer eigenen Buchung.
Weitere Wege zum Einbuchen:
- Im Termin: unten Teilnehmer hinzufügen. Der Termin ist dann schon gewählt, es geht mit Person weiter.
- Auf dem Dashboard in der Karte mit dem nächsten Termin: Einbuchen.
- Im Kundenblatt: unten Teilnehmer hinzufügen. Die Person ist dann vorgewählt.
Admins dürfen immer einbuchen. Trainer brauchen das Recht, Teilnehmer hinzuzufügen.
Schritt Angebot beim Einbuchen
Im Schritt Angebot suchst du mit Angebot suchen … oder filterst mit Alle, Feste Termine, Blöcke und Freie Termine. Jede Karte zeigt den nächsten Termin, den Preis und wie viele Plätze frei sind. Tippst du ein Angebot an, steht nur noch dieses da und darunter seine Termine. Mit Alle Angebote kommst du zurück zur Liste:
- Feste Termine: Liste der nächsten Termine mit freien Plätzen. Volle Termine stehen mit „Voll … · überbuchbar“ da.
- Blöcke: Liste der Blöcke. Ein laufender Block trägt den Hinweis „bereits gestartet“.
- Freie Terminwahl: Kalender mit den freien Zeiten, bei Bedarf mit Wahl der Dauer und der Personenzahl. Über den Umschalter Andere Zeit neben Freie Zeiten vergibst du auch eine Zeit außerhalb deiner Verfügbarkeit. Was schon belegt ist, bleibt gesperrt. Puffer und Sperrungen zeigen dort nur eine Warnung.
Schritt Person: Kunde wählen oder Gast anlegen
Im Schritt Person stehen oben Zuletzt eingebucht und darunter Alle Kunden. Die Suche findet Name, E-Mail und Mitgliedsnummer. Wer für diesen Termin schon gebucht ist, trägt das Abzeichen Gebucht und lässt sich nicht noch einmal wählen. Kunden mit dem Status Inaktiv stehen nicht in der Liste.
Als neuen Gast einbuchen (Addon „Gastbuchung“): Für eine Person ohne Konto trägst du Vorname, Nachname und E-Mail ein, Telefon (optional) ist freiwillig. Gehört die E-Mail schon einem Konto, zeigt der Manager „Diese E-Mail gehört bereits … Die Buchung wird zugeordnet, es entsteht kein Duplikat.“ Ohne das Addon steht an dieser Stelle ein Hinweis mit dem Weg in den Addon Store.
Schritt Zahlung beim Einbuchen
Im Schritt Zahlung wählst du unter Zahlungsart:
- Vor Ort: vor Ort kassiert.
- Überweisung/PayPal: Zahlung per Überweisung oder PayPal.
- Credits: bucht Guthaben vom Konto der Person ab. Nur für Kunden mit Konto, nicht für Gäste, und nur wenn das Angebot Credits annimmt. Das gilt auch für einen kompletten Block, dann werden die Credits des Blocks abgebucht. Geht es nicht, steht beim Eintrag der Grund, zum Beispiel „nicht für dieses Angebot“. Als verfügbar zählt nur Guthaben, das für dieses Angebot gilt. Gilt ein Paket nur für eine andere Kategorie oder einen anderen Trainer, steht das dahinter, und ohne passendes Guthaben kannst du Credits nicht wählen.
Den Preis kannst du anpassen. Mit 0 wird die Buchung kostenlos, weicht der Preis ab, steht der Standardpreis daneben. Eine Online-Zahlung mit Karte gibt es beim Einbuchen nicht.
Mit dem Addon „Rechnungssystem“ entsteht bei Zahlung vor Ort oder per Überweisung mit einem Betrag über 0 eine Rechnung mit Status ausstehend. Fehlt die Adresse der Person, verlangt der Manager unter Rechnungsadresse Straße + Nr., PLZ und Ort, bevor du einbuchen kannst.
Was beim Einbuchen anders ist als bei Kundenbuchungen
Wenn du selbst einbuchst, gelten einige Regeln der Kundenbuchung nicht:
- Die Buchung ist sofort bestätigt, auch bei Angeboten, die sonst auf Anfrage laufen.
- Buchungsfenster und Buchungsstopp gelten nicht.
- Auch private Angebote kannst du einbuchen.
- Volle Termine: Der Manager fragt „Termin ist voll … Du kannst trotzdem einbuchen, der Termin wird überbucht.“ Mit Trotzdem einbuchen buchst du über die Kapazität hinaus. Mit Begleitpersonen geht das nicht, dafür müssen genug Plätze frei sein.
- Bereits gebucht: Ist die Person schon gebucht, meldet der Manager „Diese Person ist hier bereits eingebucht.“
Block, Begleitpersonen und für jemand anderen einbuchen
Blöcke: Wählst du einen Termin, der zu einem Block gehört, fragt der Schritt Zahlung unter Einbuchen in, ob du den Kompletten Block oder Nur diesen Termin buchst. Voreingestellt ist Kompletter Block. Der Preis für einen einzelnen Termin ist der Blockpreis geteilt durch die Zahl der Termine.
Wer nimmt teil: Tippst du im Schritt Person einen Kunden an, erscheint darunter Wer nimmt teil. Ganz oben steht der Kunde selbst, vorausgewählt, darunter seine hinterlegten Personen und Person hinzufügen. Wer ein Häkchen hat, nimmt teil. Der Kunde zahlt und bekommt die Mail, das steht unter der Liste, und auch die Credits seines Kontos gehen. Bucht er nur für sein Kind, hakst du das Kind an und ihn selbst ab. Hat der Termin nur einen Platz, bei freier Terminwahl oder ohne das Addon „Gruppenbuchung“, springt das Häkchen beim Antippen von Person zu Person; die Zahl der Personen legst du bei freier Terminwahl schon bei der Zeit fest. Mit dem Addon kannst du bei festen Terminen mehrere Personen anhaken, so viele, wie Plätze frei sind; die freien Plätze stehen neben der Überschrift. Ist der Kunde schon gebucht, hakst du die Personen an, die an seine Buchung angehängt werden, dabei geht keine Zahlung mit Credits. Bei einem Kunden ohne Konto wählst du Jemand anderes und trägst den Namen ein. Sobald jemand anderes als der Kunde allein teilnimmt, gibt es keinen kompletten Block.
Mehrere unabhängige Personen buchst du nacheinander ein, jede mit einem eigenen Durchgang.
Die Teilnehmerliste eines Termins
Tippe im Kalender auf einen Termin, um die Teilnehmerliste zu öffnen. Oben siehst du, wie viele Plätze belegt und frei sind. Die Liste hat drei Reiter:
- Bestätigt: alle aktiven Buchungen, auch offene Anfragen. Zu jeder Person stehen Betrag, Zahlungsart, wann gebucht wurde und, wenn du sie sehen darfst, E-Mail und gesundheitliche Hinweise.
- Warteliste: die Wartenden mit dem Knopf Nächste Person nachrücken lassen (Addon „Warteliste“).
- Storniert: stornierte Buchungen mit dem Hinweis, wer storniert hat, und einer mitgeschickten Nachricht.
Im Reiter Bestätigt schreibst du mit Alle anschreiben allen Teilnehmern eine E-Mail.
Aktionen für einzelne Teilnehmer
Über die drei Punkte bei einer Person gibt es:
- Check-In oder Check-in zurücknehmen (Addon „Digitale Anwesenheitskontrolle“)
- Kundenprofil öffnen
- E-Mail senden
- Notiz zur Sitzung (Addon „Dokumentation“)
- Umbuchen (Addon „Umbuchung“)
- Buchung stornieren
Fehlt ein Addon, führt der Eintrag zur Seite des Addons.
Teilnehmerliste exportieren oder drucken
Die Teilnehmerliste exportierst du im Termin über das Teilen-Symbol oben: unter Teilnehmerliste exportieren wählst du PDF exportieren oder CSV exportieren.
- Das PDF ist eine Liste zum Abhaken mit Teilnehmenden, Stornierten und Warteliste, gut zum Ausdrucken.
- Die CSV-Datei enthält unter anderem Name, E-Mail, Telefon, Status, Buchungsdatum, Zahlungsart und Betrag.
Häufige Fragen
Wie buche ich jemanden schnell ein? Auf dem Dashboard Einbuchen tippen, Angebot und Termin wählen, Person wählen, Zahlungsart wählen und Einbuchen tippen.
Kann ich jemanden ohne Kundenkonto einbuchen? Ja, mit dem Addon „Gastbuchung“ über Als neuen Gast einbuchen. Du brauchst Vorname, Nachname und E-Mail.
Kann ich einen vollen Termin überbuchen? Ja. Beim Einbuchen fragt der Manager nach, mit Trotzdem einbuchen buchst du über die Kapazität hinaus.
Kann ich jemanden kostenlos einbuchen? Ja. Setze im Schritt Zahlung den Preis auf 0.
Wo sehe ich, wer an einem Termin teilnimmt? Im Termin im Reiter Bestätigt. Tippe dafür im Kalender auf den Termin.
Kann ich die Teilnehmerliste ausdrucken? Ja. Im Termin über das Teilen-Symbol PDF exportieren wählen.