Einstellungen: Buchungen
Unter Manager → Einstellungen → Buchungen stellst du Regeln ein, die für dein ganzes Studio gelten. Du erreichst die Seite direkt unter app.bookicorn.net/einstellungen/buchungen. Die Seite heißt dort „Buchungen & Credits“ (mit deinem eigenen Begriff für Credits, falls du einen gewählt hast). Nur Admins können sie öffnen.
Jede Änderung wird automatisch gespeichert. Nur die Stunden der Terminerinnerung übernimmst du mit Speichern.
Auslastung ausblenden: freie Plätze für Kunden verbergen
Mit dem Schalter Auslastung anzeigen unter Einstellungen → Buchungen → Auslastungsanzeige bestimmst du, ob Kunden sehen, wie viele Plätze belegt oder frei sind. Schaltest du ihn aus, sehen Teilnehmer die Auslastung nicht mehr. Das gilt für:
- deine Buchungsseite und die Detailseiten deiner Angebote,
- die Widgets der Website-Integration,
- die Kunden-App.
Vorgabe ist: Auslastung wird angezeigt. Im Manager siehst du die Auslastung weiterhin.
Buchungsanfragen: Frist für unbeantwortete Anfragen
Bei Angeboten, die Buchungen nicht automatisch bestätigen, kommt jede Buchung als Anfrage bei dir an. Unter Einstellungen → Buchungen → Buchungsanfragen legst du fest, was mit Anfragen passiert, auf die du nicht antwortest: Unbeantwortete Anfragen ablehnen nach 2 Tagen, 7 Tagen (Vorgabe), 14 Tagen oder Nie automatisch.
- Bis zur Antwort ist der Platz blockiert.
- Nach 2 Tagen erinnern wir dich an die offene Anfrage.
- Bei Nie automatisch bleibt die Anfrage offen, bis du antwortest oder der Termin vorbei ist.
Ob ein Angebot automatisch bestätigt, stellst du am Angebot ein, siehe Buchungsregeln am Angebot.
Terminerinnerung: Kunden vor dem Termin erinnern
Unter Einstellungen → Buchungen → Terminerinnerung schaltest du mit Erinnerung senden ein, dass Bookicorn deine Kunden vor jedem gebuchten Termin erinnert. Bei Stunden vor Beginn legst du fest, wie früh sie kommt, zwischen 1 und 72 Stunden, und übernimmst den Wert mit Speichern.
- Die Erinnerung kommt einmal pro Buchung, als Mitteilung in der Kunden-App und per E-Mail.
- Sie gilt für jede Buchung, egal ob über deine Buchungsseite, ein Widget oder die App.
- Voreingestellt ist sie aus.
Den Text der E-Mail passt du unter E-Mail-Vorlagen an.
Credit-Ablauf: bis Tagesende oder exakte Uhrzeit
Unter Einstellungen → Buchungen → Credits-Ablauf Einstellungen (mit deinem eigenen Begriff für Credits, falls du einen gewählt hast) stehen zwei Optionen: Bis Ende des Tages (23:59 Uhr) und Exakte Ablaufzeit.
Wichtig: Beim Kauf eines Pakets berechnet Bookicorn das Ablaufdatum derzeit immer nach „Bis Ende des Tages“. Die Auswahl Exakte Ablaufzeit wirkt sich noch nicht aus.
Fristen: Vorausbuchung, Buchungsschluss und Stornofrist
Auf der Seite Einstellungen → Buchungen stellst du die drei Fristen als Studio-Standard ein: Vorausbuchung, Buchungsschluss und Stornofrist. Jede Frist ist Zeit vorher oder Feste Uhrzeit, etwa am Vortag um 20:00. Der Studio-Standard gilt für jedes Angebot ohne eigene Regel. Am Angebot weichst du mit Eigene Regel ab. Alles dazu unter Fristen.
Gastbuchung einstellen: Addon und Schalter am Angebot
Gastbuchung (Buchen ohne Kundenkonto) steht nicht unter Einstellungen → Buchungen. Sie braucht das Addon Gastbuchung aus dem Addon Store und wird dann pro Angebot erlaubt: Angebote → Angebot → Bearbeiten → Buchungsregeln → Gastbuchung für diesen Kurs erlauben.
Für alle Angebote auf einmal geht es im Addon Store unter Gastbuchung: Bei allen erlauben oder Bei allen sperren. Dort steht auch Nur Gastbuchung: Kunden buchen dann studioweit ohne Konto. Mehr unter Gastbuchung.
Pflichtfelder beim Buchen: was Kunden angeben müssen
Welche Angaben Kunden beim Buchen machen müssen, ist fest vorgegeben und nicht einstellbar:
- Pflicht sind Vorname, Nachname und die E-Mail-Adresse.
- Das Feld Telefon ist freiwillig. Eine Einstellung, die Telefonnummer zur Pflicht zu machen, gibt es nicht.
- Ist das Addon Rechnungssystem aktiv, ist bei kostenpflichtigen Angeboten zusätzlich die Anschrift Pflicht.
Nachricht beim Buchen: gibt es das?
Ein freies Nachrichtenfeld gibt es nicht. Mit Fragen beim Buchen stellst du am Angebot aber eine Frage mit der Antwort Text, zum Beispiel „Möchtest du uns noch etwas mitteilen?“. Die Antwort siehst du an der Buchung.
Häufige Fragen
Kann ich ausschalten, dass Kunden sehen, wie viele Plätze frei sind? Ja. Schalte unter Einstellungen → Buchungen den Schalter Auslastung anzeigen aus. Das gilt für Buchungsseite, Website-Widgets und Kunden-App.
Wo stelle ich den Buchungsschluss ein? Als Studio-Standard unter Einstellungen → Buchungen, abweichend am Angebot im Bereich Buchungsregeln mit Eigene Regel.
Wo stelle ich die Stornofrist ein? Genauso: als Studio-Standard unter Einstellungen → Buchungen, abweichend am Angebot. Siehe Fristen.
Kann ich die Telefonnummer beim Buchen verpflichtend machen? Nein. Das Feld Telefon ist immer freiwillig.
Können Kunden beim Buchen eine Nachricht hinterlassen? Über eine Frage beim Buchen mit der Antwort Text, siehe Fragen beim Buchen.
Warum wird eine Buchungsanfrage automatisch abgelehnt? Weil sie unbeantwortet war, bis die Frist unter Buchungsanfragen abgelaufen ist. Stelle dort eine längere Frist oder Nie automatisch ein.