Der Bookicorn Manager

Der Bookicorn Manager ist die Verwaltung für Studio-Admins und Trainer. Hier legst du Angebote und Termine an, betreust Kunden, siehst Buchungen und stellst dein Studio ein. Den Manager gibt es im Browser und als App, beide greifen auf dieselben Daten zu.

Wo du den Bookicorn Manager findest

Den Bookicorn Manager nutzt du auf drei Wegen:

• Im Browser: unter app.bookicorn.net. Das funktioniert am Computer, am Tablet und im Browser des Handys, auch auf dem iPhone.
• Als Android-App: bei Google Play unter dem Namen Bookicorn Manager.
• Auf dem iPhone: Die App ist für den App Store in Vorbereitung. Bis dahin nutzt du den Manager auf dem iPhone im Browser.

Die App ist kostenlos und in jedem Bookicorn-Tarif enthalten. Alles, was der Manager kann, geht auch im Browser.

Im Bookicorn Manager anmelden

Die Anmeldung für den Manager findest du unter app.bookicorn.net/anmelden. Sie ist für Studio-Admins und Trainer gedacht, dort steht Willkommen zurück und Login für Studio-Admins und Trainer. Du meldest dich mit E-Mail und Passwort an. Hast du dein Passwort vergessen, hilft Passwort vergessen?.

Kunden können sich hier nicht anmelden. Versucht es ein Kunde, erscheint Falscher Bereich: Dieser Login ist nur für Studio-Admins und Trainer. Kunden kommen über Du bist Kunde? und Zum Kunden-Login zu ihrer eigenen Anmeldung.

Ein neues Studio legst du über Noch kein Konto? und Jetzt registrieren an.

Das Menü am Handy: Tab-Leiste und Mehr

Am Handy und in schmalen Browserfenstern steht unten eine Tab-Leiste mit vier Einträgen:

• Home: das Dashboard mit deinen Kennzahlen und nächsten Terminen.
• Kalender: alle Termine.
• Kunden: deine Kundenliste.
• Mehr: öffnet das vollständige Menü mit allen Bereichen.

Im Menü unter Mehr klappt ein Bereich mit Unterpunkten beim Antippen auf, zum Beispiel Angebote mit Kategorien, Schwierigkeitsgrade und Verfügbarkeitsprofile. Die Seite des Bereichs selbst steht dann als erste Zeile darunter.

Trainer ohne Zugriff auf die Kundenliste sehen den Eintrag Kunden in der Tab-Leiste nicht.

Das Menü am Computer

In breiten Fenstern, also am Computer und auf großen Tablets, steht das Menü dauerhaft links. Die Tab-Leiste gibt es dort nicht. Oben findest du:

• die Suche, mit der du jeden Bereich des Menüs direkt aufrufen kannst,
• für Admins Meine Buchungsseite mit Seite öffnen und URL kopieren.

Alle Bereiche im Menü des Bookicorn Managers

Das Menü ist in Abschnitte gegliedert. Die Unterpunkte stehen jeweils eingerückt unter ihrem Bereich.

Der Menüpunkt Trainer folgt deinem Begriff für Trainer. Nennst du deine Trainer zum Beispiel „Coach“, heißt er bei dir Coach. Genauso folgt der Menüpunkt Guthabenkarte deinem Begriff für Guthabenkarten, bei „Stempelkarte“ heißt er Stempelkarte.

Wann ein Bereich im Menü erscheint

Die meisten Bereiche stehen immer im Menü. Einige hängen von deinem Studio ab:

• Ausgabe & Rückgabe erscheint erst, wenn dein Studio mindestens ein Verleih-Angebot hat.
• Einladungen erscheint erst, wenn das Addon Kampagnen aktiv ist.
• Bereiche, die zu einem Addon gehören, zum Beispiel Nachrichten, Warteliste, Gutscheine oder Rechnungen, bleiben immer sichtbar. Ist das Addon nicht aktiv, zeigt die Seite, was das Addon kann, und den Weg zum Aktivieren im Addon Store.

Was nur Admins im Manager sehen

Einige Bereiche sind Studio-Admins vorbehalten. Trainer sehen sie nicht:

• Warteliste und Trainer
• Website Integration
• Transaktionen und Guthabenkarte
• unter Rechnungen die Unterpunkte Rechnungssteller, Einstellungen und DATEV-Export
• Bewertungen
• Addon Store und Einstellungen

Admins sehen außerdem auf dem Dashboard die Kacheln zu den letzten Buchungen, den Live-Check-ins sowie neuen Mitgliedern und Geburtstagen.

Was nur Trainer im Manager sehen

Trainer haben eigene Bereiche, die Admins nicht sehen:

• Meine Finanzen: der eigene Verdienst.
• Persönlich: öffnet Mein Konto mit Mein Profil, Benachrichtigungen, Kalender-Synchronisation, Auszahlungen und Konto & Zugang. Kalender-Synchronisation und Auszahlungen gehören zu Addons. Ist das Addon im Studio nicht aktiv, zeigt die Seite das Addon statt der Einstellungen.
• unter Rechnungen den Unterpunkt Rechnungs-Einstellungen.

Alle anderen Bereiche sieht ein Trainer nur, wenn der Admin sie in seinen Berechtigungen freigegeben hat. Das Dashboard sieht jeder Trainer. Wie du die Rechte einstellst, steht unter Trainer-Berechtigungen.

Die Einstellungen im Manager

Ein Tipp auf Einstellungen unten im Menü öffnet die Übersicht aller Einstellungen. Sie steht nur Admins zur Verfügung und enthält:

• Allgemein: Name, Kontaktdaten, Bezeichnungen und Erscheinungsbild.
• Buchungen & Credits: Buchungsregeln und Ablauf deines Guthabens. Der Name folgt deinem Begriff für Guthaben.
• Selbst-Check-in: welche Wege zum Einchecken erlaubt sind.
• Zahlungsarten: wie deine Kunden bezahlen.
• Benachrichtigungs-Einstellungen: welche E-Mails du und deine Trainer bekommen.
• Tarif & Abrechnung: dein Bookicorn-Abonnement, deine Add-ons und deine Zahlungsmethoden.
• Meine Buchungsseite: deine Buchungsseite bearbeiten.
• Buchungsseite teilen: der Link zu deiner Seite.
• Website Integration: Buchungs-Widgets bauen und auf einer eigenen Website einbetten.
• E-Mail-Vorlagen: Texte und Design deiner automatischen E-Mails.
• App: alles zur Bookicorn-App für deine Kunden.
• Rechtliches & Zustimmungen: akzeptierte AGB, AVV und Datenschutzerklärung.

Direkt erreichst du die Übersicht unter app.bookicorn.net/einstellungen.

Schnell etwas anlegen oder einbuchen

Oben auf dem Dashboard stehen zwei Knöpfe für die häufigsten Aufgaben:

• Einbuchen: eine Person direkt in einen Termin buchen.
• Hinzufügen (Plus-Zeichen): öffnet eine Auswahl mit Neuer Termin, Angebot erstellen, Kunde erstellen, Trainer hinzufügen und Neuer Standort.

Trainer sehen hier nur, was ihre Berechtigungen erlauben. Kunden, Trainer und Standorte legen nur Admins an.

Hilfe im Bookicorn Manager

Unten rechts liegt der Hilfe-Knopf (Hilfe und Aktionen) mit Frag Iris, Feedback geben und Kontakt. Solange deine Einrichtung noch läuft, steht dort auch Einrichtung fortsetzen.

Häufige Fragen

Gibt es den Manager als App fürs iPhone? Noch nicht. Die iPhone-App ist in Vorbereitung. Bis dahin nutzt du den Manager im Browser unter app.bookicorn.net, das geht auch auf dem iPhone.

Kostet die Manager-App extra? Nein. Die App ist kostenlos und in jedem Tarif enthalten.

Wo finde ich am Handy die Einstellungen? Tippe unten auf Mehr. Die Einstellungen stehen im Menü ganz unten.

Warum sieht mein Trainer weniger Menüpunkte als ich? Viele Bereiche sind Admins vorbehalten, andere sieht ein Trainer nur mit Berechtigung. Du stellst das im Profil des Trainers unter Rolle ein.

Warum fehlt bei mir der Punkt Einladungen? Einladungen gehören zum Addon Kampagnen und erscheinen erst, wenn es aktiv ist.

Können sich meine Kunden im Manager anmelden? Nein. Der Manager ist nur für Admins und Trainer. Kunden nutzen deine Buchungsseite oder die Kunden-App.