Räume
Ein Raum gehört zu einem Standort und hat eine feste Zahl an Plätzen. Du ordnest ihn Angeboten oder einzelnen Terminen zu. So sehen Kunden, wo etwas stattfindet, und die Teilnehmerzahl eines Angebots bleibt innerhalb der Raumgröße.
Raum anlegen
- Öffne Manager → Standorte → Räume (app.bookicorn.net/raeume).
- Tippe auf Raum anlegen.
- Trage den Name ein, zum Beispiel „Kursraum A“.
- Wähle den Standort.
- Trage Max. Teilnehmer ein.
- Speichere den Raum.
Name, Standort und Max. Teilnehmer sind Pflicht. Lege zuerst einen Standort an, falls es noch keinen gibt.
Freiwillig sind Beschreibung, Größe (m²) und Ausstattung. Mit Online-Raum hinterlegst du stattdessen einen Zoom-Link und eine Zoom-Meeting-ID. Über Raum ist aktiv nimmst du einen Raum aus dem Betrieb.
Raum einem Angebot oder Termin zuordnen
- Am Angebot: im Bereich Ort & Trainer erst den Standort, dann den Raum wählen. Der Raum gilt für alle Termine des Angebots. Das Raumfeld zeigt nur Räume, keine Ressourcen.
- Am einzelnen Termin: im Termin unter Mehr → Bearbeiten beim Feld Raum die eigene Angabe einschalten.
Es stehen nur aktive Räume des gewählten Standorts zur Auswahl. Ohne Standort bleibt das Raumfeld gesperrt und zeigt „Zuerst Standort auswählen“.
Kapazität des Raums und Teilnehmerzahl
Ist ein Raum gewählt, darf Max. Teilnehmer des Angebots nicht über der Kapazität des Raums liegen. Sonst meldet der Manager „Maximale Raumkapazität: … Teilnehmer“. Das gilt auch für die Plätze je Zeitfenster bei freier Terminwahl.
Doppelbelegung eines Raums
Ob ein Raum zur selben Zeit schon belegt ist, prüft der Manager mit dem Addon „Belegungsmanagement“: Beim Anlegen eines einzelnen Termins und beim Bearbeiten eines Termins zeigt er einen Hinweis, wenn Raum, Trainer oder Standort schon belegt sind. Speichern kannst du trotzdem.
Ohne das Addon gibt es keine Prüfung auf doppelte Raumbelegung.
Sperrungen eines Raums
Für einen festen Zeitraum, etwa eine Renovierung, legst du eine Sperrung an: im Raum mit Sperrung hinzufügen oder auf der Seite Sperrungen & Auslastung (app.bookicorn.net/raumplan). Beides öffnet dasselbe Blatt. Sperrungen von Räumen brauchen das Addon „Belegungsmanagement“.
Sperrungen wirken auf Buchungen mit freier Terminwahl und auf Ressourcen. Termine mit festen Zeiten in diesem Raum bleiben buchbar und werden nicht abgesagt. Mehr unter Belegungsmanagement.
Raum löschen
Einen Raum löschst du im Raum mit Löschen. Das geht nur, solange kein Termin mehr auf den Raum verweist. Sonst meldet der Manager „Raum kann nicht gelöscht werden (vermutlich noch in Verwendung)“. Willst du einen Raum nicht mehr nutzen, schalte Raum ist aktiv aus.
Häufige Fragen
Warum kann ich bei einem Angebot keinen Raum auswählen? Wähle zuerst im Bereich Ort & Trainer einen Standort. Es erscheinen nur aktive Räume dieses Standorts.
Warum kann ich nicht mehr Teilnehmer eintragen? Der gewählte Raum hat weniger Plätze. Erhöhe Max. Teilnehmer im Raum oder wähle einen größeren Raum.
Warnt Bookicorn, wenn ein Raum doppelt belegt ist? Ja, mit dem Addon „Belegungsmanagement“ beim Anlegen und Bearbeiten einzelner Termine.
Kann ich einem Raum eine Farbe geben? Nein. Räume haben keine eigene Farbe.