Termine anlegen und bearbeiten
Ein Termin ist ein konkreter Zeitpunkt eines Angebots, zum Beispiel „Yoga am Montag, 18:00“. Diese Seite zeigt, wie du im Manager Termine und Terminserien anlegst, einen Termin verschiebst, eine Vertretung einträgst und Termine löschst.
Wie lege ich einen neuen Termin an?
Einen neuen Termin legst du im Manager mit Neuer Termin an. Dorthin kommst du auf mehreren Wegen:
- Kalender: das Plus-Zeichen oben im Kalender.
- Dashboard: das Plus-Zeichen Hinzufügen und dann Neuer Termin.
- Angebote: an einem Angebot Termin erstellen oder Serie erstellen. Dann ist das Angebot schon ausgewählt.
- Im Angebot selbst: oben oder unten Termin erstellen.
So geht es weiter:
- Wähle das Angebot, falls es noch nicht vorausgewählt ist.
- Trage unter Zeit & Datum das Datum und die Startzeit ein.
- Die Dauer (Minuten) kannst du leer lassen. Dann gilt die Dauer des Angebots.
- Tippe auf Termin erstellen.
Gibt es für dieses Angebot zur selben Zeit schon einen aktiven Termin, legt Bookicorn keinen zweiten an und meldet „Für dieses Datum und diese Uhrzeit gibt es bereits einen Termin.“
Ein Tippen auf eine leere Stelle im Kalender legt keinen Termin an. Nimm dafür das Plus-Zeichen.
Admins dürfen immer Termine anlegen. Trainer nur, wenn sie das Recht dazu haben.
Welche Angebote beim Termin anlegen zur Auswahl stehen
Beim Anlegen eines Termins stehen alle aktiven Angebote zur Auswahl, mit zwei Ausnahmen bei der freien Terminwahl:
- Freie Terminwahl mit Ressourcen steht nicht zur Auswahl. Für solche Angebote nimmst du beim Einbuchen Andere Zeit, dann wird die Ressource mit belegt.
- Freie Terminwahl ohne Ressourcen kannst du wählen. Es entsteht ein offener Zusatztermin: Bis jemand eingebucht ist, können ihn auch Kunden buchen. Für einen bestimmten Kunden nimmst du beim Einbuchen Andere Zeit.
Bei einem Angebot mit Termin-Block legst du statt einzelner Termine einen neuen Block an, siehe Block-Kurse.
Terminserie mit Neuer Termin anlegen
Mit dem Schalter Serie unter Wiederholungsmuster legst du mehrere Termine auf einmal an:
- Serienname: optional, zum Beispiel „Yoga Montag Vormittag“.
- Rhythmus: Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen oder Monatlich. Monatlich wiederholt sich der Termin am Tag des Startdatums.
- Wochentage: bei wöchentlich und alle 2 Wochen Pflicht.
- Serie endet: Nie, Bis Datum oder Anzahl.
Vorschau: … Termine zeigt, wie viele Termine entstehen. Termine, die es zur selben Zeit schon gibt, werden übersprungen.
Wird eine Terminserie automatisch verlängert?
Das hängt davon ab, wo du die Serie angelegt hast.
- Serie mit Neuer Termin (Endet Nie): Bookicorn legt beim Speichern einen Vorrat an Terminen an, bei wöchentlichen Serien für ein Jahr im Voraus. Weitere Termine kommen nicht automatisch dazu. Lege rechtzeitig eine neue Serie an.
- Terminserie direkt am Angebot (beim Anlegen des Angebots im Bereich Termine): Ein nächtlicher Lauf ergänzt die Termine. Bei Nie sind immer Termine für die nächsten 12 Wochen da.
Hat das Angebot selbst eine Terminserie, ergänzt der nächtliche Lauf die Termine nach der Regel des Angebots, auch wenn du zusätzlich Serien mit Neuer Termin angelegt hast. Details unter Angebot anlegen.
Einzelnen Termin bearbeiten oder verschieben
Einen einzelnen Termin änderst du im Termin selbst:
- Tippe im Kalender oder in der Terminliste des Angebots auf den Termin.
- Öffne oben Mehr und wähle Bearbeiten.
- Ändere Datum, Startzeit oder Endzeit.
- Tippe auf Speichern.
Änderst du die Zeit, bekommen alle mit einer bestätigten oder offenen Buchung eine E-Mail „Termin verschoben“ mit der neuen Zeit. Der Manager meldet danach, wie viele Kunden informiert wurden. Liegt die alte oder neue Zeit in der Vergangenheit, geht keine Mail raus. Einen gebuchten Termin kannst du nicht in die Vergangenheit verschieben.
Die Änderung gilt nur für diesen einen Termin.
Vertretung eintragen: anderen Trainer für einen Termin
Eine Vertretung trägst du im einzelnen Termin ein:
- Öffne den Termin und wähle unter Mehr den Punkt Bearbeiten.
- Schalte beim Feld Trainer (bei dir mit dem Begriff deines Studios) die eigene Angabe ein und wähle die Vertretung.
- Tippe auf Speichern.
Auf dieselbe Weise überschreibst du für einen einzelnen Termin Max. Teilnehmer, Standort, Raum, Ort für Kunden und Notizen. Ohne eigene Angabe gilt der Wert des Angebots. Mit Ort für Kunden zeigst du für diesen einen Termin einen anderen Ort, etwa die Adresse einer Kita, ohne Standort und Raum zu ändern: Sie bleiben belegt.
Kunden und der neue Trainer bekommen bei einer Vertretung keine automatische Nachricht. Willst du die Teilnehmer informieren, nutze im Termin Alle anschreiben.
Erhöhst du Max. Teilnehmer und es warten Personen auf der Warteliste, rücken sie nach.
Angaben am Angebot ändern: was mit bestehenden Terminen passiert
Neue Termine übernehmen Trainer, Standort und Raum vom Angebot. Änderst du diese Angaben später am Angebot, gelten sie auch für alle Termine, bei denen du sie nicht einzeln überschrieben hast.
Änderst du am Angebot Max. Teilnehmer, übernehmen alle kommenden Termine den neuen Wert, außer du hast ihn beim Termin einzeln gesetzt. Vergangene Termine bleiben, wie sie waren.
Datum und Uhrzeit bestehender Termine ändert das Bearbeiten des Angebots nicht.
Ganze Serie bearbeiten, absagen oder löschen
Serien verwaltest du im Angebot:
- Öffne das Angebot unter Manager → Angebote.
- Öffne den Bereich Serientermine und tippe auf Serientermine verwalten.
- Wähle bei der Serie Serie bearbeiten, Serie absagen oder Serie löschen.
- Serie bearbeiten ändert den Namen und die Uhrzeit. Eine neue Uhrzeit gilt für alle kommenden Termine der Serie, und jede Buchung bekommt eine Mail mit der neuen Zeit.
- Serie absagen sagt jeden kommenden Termin der Serie ab, genauso wie eine einzelne Terminabsage: Buchungen werden storniert und erstattet, die Teilnehmer bekommen eine Absage-Mail.
- Serie löschen: Wurde die Serie nie gebucht, werden alle Termine gelöscht. Gibt es Buchungen, werden alle Termine ab heute abgesagt, die Buchungen aber nicht storniert und nicht erstattet. Nutze bei gebuchten Serien deshalb Serie absagen.
Trainer, Raum und Kapazität lassen sich nicht für eine ganze Serie auf einmal ändern. Ändere sie am Angebot oder im einzelnen Termin.
Termin löschen oder absagen: der Unterschied
- Absagen lässt den Termin mit dem Abzeichen Abgesagt stehen. Buchungen werden storniert und erstattet, die Teilnehmer bekommen auf Wunsch eine Mail. Einen abgesagten Termin kannst du mit Reaktivieren wieder aktiv setzen, die stornierten Buchungen bleiben dabei storniert. Mehr dazu unter Urlaub, Ausfall und Terminabsage.
- Löschen entfernt den Termin endgültig. Das geht nur, solange keine bestätigte oder offene Buchung daran hängt und niemand auf der Warteliste steht. Du findest es im Termin unter Mehr → Bearbeiten mit Endgültig löschen. Sonst sagt dir der Manager „Termin lässt sich noch nicht löschen“ und bittet dich, den Termin zuerst abzusagen.
Häufige Fragen
Wie lege ich einen neuen Termin an? Im Kalender über das Plus-Zeichen oder im Angebot mit Termin erstellen. Angebot wählen, Datum und Startzeit eintragen, Termin erstellen tippen.
Kann ich bei der freien Terminwahl auch feste Termine anlegen? Ja, ohne Ressourcen als offenen Zusatztermin über Neuer Termin. Bis jemand eingebucht ist, können ihn auch Kunden buchen. Für einen bestimmten Kunden nimmst du beim Einbuchen Andere Zeit.
Warum kommen bei meiner Serie keine neuen Termine mehr dazu? Serien, die du mit Neuer Termin angelegt hast, werden nicht automatisch verlängert. Lege eine neue Serie an. Nur eine Terminserie direkt am Angebot ergänzt ein nächtlicher Lauf.
Bekommen die Teilnehmer Bescheid, wenn ich einen Termin verschiebe? Ja. Bei einer neuen Zeit bekommt jede bestätigte oder offene Buchung eine E-Mail mit der neuen Zeit.
Wie trage ich eine Vertretung ein? Im Termin unter Mehr → Bearbeiten beim Feld Trainer die eigene Angabe einschalten und die Vertretung wählen. Die Teilnehmer werden dabei nicht automatisch informiert.
Kann ich einen Termin duplizieren? Nein, einzelne Termine lassen sich nicht duplizieren. Lege einen neuen Termin an oder eine Serie.