E-Mail-Vorlagen
Bookicorn schickt deinen Kunden automatisch E-Mails, zum Beispiel Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und Stornierungen. Unter E-Mail-Vorlagen siehst du jede dieser Mails, schickst dir eine Test-E-Mail und stellst Absender, Logo sowie Kopf- und Fußzeile ein.
E-Mail-Vorlagen im Manager öffnen
Die Vorlagen findest du unter Manager → Einstellungen → E-Mail Vorlagen, direkt unter app.bookicorn.net/einstellungen/mailvorlagen. Nur Admins können sie öffnen.
Ganz oben steht Globale Einstellungen. Darunter sind die Vorlagen nach Bereichen gruppiert: Buchungen, Warteliste, Konto, Zahlungen, Guthaben-Abos, Marketing und Gruppenbuchung, dazu Reservierungen, Ausgabe und Rückgabe, Tages-Warteliste und Anmeldung.
Welche Vorlage wann geht
Welche Vorlagen eine Buchung bekommt, hängt am Angebot:
- Reservierungen: bei Angeboten der Art Freie Terminwahl: Ressourcen, bei denen nichts ausgegeben wird. Dazu gehören Reservierung bestätigt, Reservierung angefragt, Anfrage angenommen, Anfrage abgelehnt, Reservierung storniert und Erinnerung an die Reservierung.
- Ausgabe und Rückgabe: bei Angeboten mit eingeschaltetem Wird etwas ausgegeben und zurückgegeben?, egal ob nach Minuten, Stunden oder Tagen gebucht wird. Dazu gehören Verleih bestätigt, Erinnerung an die Abholung, Artikel ausgegeben, Artikel zurückgegeben, Verleih storniert und Rückgabe überfällig.
- Alle anderen Angebote bekommen die Vorlagen unter Buchungen.
Nimmst du eine angefragte Reservierung an, bekommt der Kunde Anfrage angenommen, bei Angeboten mit Ausgabe Verleih bestätigt. Lehnst du ab, bekommt er in beiden Fällen Anfrage abgelehnt. Gibst du einen Grund an, steht er in der Mail.
Die Mails nennen die gebuchte Dauer, die Ressource und bei Bedarf das Stück, bei mehrtägigen Buchungen den ganzen Zeitraum. Die Stornofrist steht als Zeitpunkt in der Zeitzone deines Studios. Hängt eine Kalenderdatei an, umfasst sie bei mehrtägigen Buchungen alle Tage.
Auch die Bestätigung eines Kurses, Termins oder Termin-Blocks nennt die Stornofrist. Ist das Addon Digitale Anwesenheitskontrolle aktiv, enthält die Bestätigung eines Kurses oder Termins außerdem den QR-Code der Buchung zum Einchecken.
Hast du am Angebot einen Hinweis auf Rechnung und Bestätigung eingetragen, steht er auch in der Bestätigung. Angepasste Vorlagen setzen ihn über diesen Platzhalter ein:
{{invoice_note}}
Text einer E-Mail-Vorlage ändern
Betreff und Text der Vorlagen kannst du im Manager nicht selbst ändern. Öffnest du eine Vorlage, steht dort „Vorlage wird automatisch gepflegt“: Betreff und Text kommen von Bookicorn und passen sich der Sprache jedes Empfängers an. Deine eigenen Bezeichnungen, etwa „Termin“ statt „Kurs“, erscheinen dabei automatisch in den Mails.
Selbst bestimmst du unter Globale Einstellungen: Absender, Antwortadresse, Logo-Position sowie Kopf- und Fußzeile. Das gilt für alle Mails.
Steht unter einer Vorlage „Angepasst“, ist für dein Studio eine eigene Fassung dieser Vorlage gespeichert.
Vorschau und Test-E-Mail einer Vorlage
Tippe auf eine Vorlage. Du siehst:
- eine Vorschau der Mail, so wie deine Kunden sie bekommen, mit deinem Logo und deinen Farben,
- das Feld Empfänger der Test-E-Mail und Test-E-Mail senden.
Die Test-E-Mail wird mit Beispieldaten gefüllt und an die angegebene Adresse gesendet.
Globale Einstellungen: Absender, Antwortadresse, Logo, Kopf- und Fußzeile
Unter E-Mail Vorlagen → Globale Einstellungen stehen:
- Absender-Einstellungen: Absender-Name, Absender-E-Mail und Reply-To E-Mail-Adresse.
- Logo-Position: Kopfzeile, Fußzeile oder Beides.
- Kopfzeilen-Text (Optional): erscheint über jeder E-Mail.
- Fußzeilen-Text (Optional): steht am Ende jeder E-Mail, zum Beispiel deine Anschrift. Das Copyright steht automatisch darunter.
Jede Änderung wird sofort gespeichert.
Das Logo in den Mails ist dein Logo aus Einstellungen → Allgemein. Ohne eigene Eintragung gehen Antworten deiner Kunden an die E-Mail-Adresse aus Einstellungen → Allgemein → Kontaktinformationen.
Design der E-Mails: Farben und Schrift
Farben, Schriften und Ecken der Kundenmails übernimmt Bookicorn von deiner veröffentlichten Buchungsseite. Hast du unter Meine Buchungsseite → Design → Farben eigene Farben gesetzt, erscheinen sie auch in den Mails. Ob eine Mail hell oder dunkel ist, richtet sich nach Modus beim ersten Aufruf deiner Buchungsseite. Ein eigenes Mail-Design musst du nicht pflegen.
Terminerinnerung per E-Mail einschalten
Die Erinnerung vor einem Termin verschickt Bookicorn nur, wenn du sie einschaltest: Manager → Einstellungen → Buchungen → Terminerinnerung → Erinnerung senden. Dort trägst du ein, wie viele Stunden vor Beginn sie rausgeht (zwischen 1 und 72 Stunden). Die Erinnerung geht einmal pro Buchung raus, als Mitteilung in der Kunden-App und mit der Vorlage für die Erinnerung per E-Mail. Je nach Vorlauf nennt sie „heute“, „morgen“ oder das Datum. Bei Reservierungen geht Erinnerung an die Reservierung raus, bei Angeboten mit Ausgabe Erinnerung an die Abholung.
Danke nach dem Besuch einschalten
Die Vorlage Danke nach dem Besuch geht nur raus, wenn du sie einschaltest: Manager → Einstellungen → Buchungen → Danke nach dem Besuch → Nachricht senden. Dort legst du die Stunden nach dem Ende fest, wählst Einmal pro Mitglied oder Nach jedem Besuch, trägst den Link für Bewertungen ein und schreibst bei Bedarf unter Eigener Text (optional) einen Absatz, der unter dem vorgegebenen Dankestext steht. Alles dazu unter Einstellungen: Buchungen.
In welcher Sprache Kunden ihre E-Mails bekommen
Jede Mail geht in der Sprache des Empfängers raus, sofern sie bekannt ist, sonst in der Sprache deiner Buchungsseite. Die Texte liegen in allen sieben Sprachen vor. Details stehen unter Sprache der Oberfläche und der E-Mails.
Häufige Fragen
Kann ich den Text der Buchungsbestätigung ändern? Nein, Betreff und Text pflegt Bookicorn. Du kannst eine Kopf- und Fußzeile für alle Mails ergänzen, unter E-Mail Vorlagen → Globale Einstellungen.
Wie sehe ich, wie eine Mail aussieht? Tippe unter E-Mail Vorlagen auf die Vorlage. Du siehst die Vorschau und kannst dir eine Test-E-Mail schicken.
Warum bekommen meine Kunden keine Erinnerung vor dem Termin? Die Erinnerung ist aus, bis du sie unter Einstellungen → Buchungen → Terminerinnerung einschaltest.
Bekommt ein Kunde Bescheid, wenn ich seine Anfrage ablehne? Ja, per Mail in seiner Sprache und als Mitteilung in der Kunden-App. Gibst du einen Grund an, steht er darin.
Wie bekomme ich mein Logo in die Mails? Lade es unter Einstellungen → Allgemein hoch. Wo es steht, wählst du unter Globale Einstellungen → Logo-Position.
Warum haben meine Mails andere Farben als früher? Die Mails übernehmen die Farben deiner veröffentlichten Buchungsseite. Änderst du dort die Farben, ändern sich auch die Mails.