Kunden anlegen
Die meisten Kunden kommen von selbst zu dir: Sie registrieren sich auf deiner Buchungsseite oder in der Kunden-App und buchen. Du kannst Kunden aber auch selbst im Manager anlegen, zum Beispiel für Stammkunden, die du ins System holen willst.
Wie lege ich einen Kunden manuell an?
Einen Kunden legst du im Manager unter Kunden an (app.bookicorn.net/kunden).
- Öffne Manager → Kunden.
- Tippe auf Kunde erstellen. Auf dem Handy ist das das Symbol oben rechts. Alternativ geht es auf dem Dashboard über das Plus-Zeichen Hinzufügen und dann Kunde erstellen.
- Fülle unter Persönliche Daten Vorname, Nachname und E-Mail aus. Telefon und Geburtsdatum sind freiwillig. Für eine Firma, Kita oder Schule trägst du zusätzlich Firma oder Einrichtung ein, dann sind Vor- und Nachname freiwillig.
- Lass Einladung per E-Mail senden eingeschaltet, wenn der Kunde gleich einen Link zum Passwortsetzen bekommen soll.
- Ergänze bei Bedarf unter Adresse Straße & Hausnummer, Postleitzahl und Stadt.
- Tippe auf Kunde anlegen.
Solange eine Pflichtangabe fehlt, heißt der Knopf Weiter und führt dich zum fehlenden Feld.
Kunden anlegen dürfen nur Admins.
Firmen, Kitas und Schulen als Kunden
Bucht bei dir eine Einrichtung statt einer einzelnen Person, etwa eine Kita, eine Schule oder eine Firma, legst du sie als Firmenkunden an:
- Trage unter Persönliche Daten bei Firma oder Einrichtung den Namen ein, zum Beispiel „Kita Sonnenschein“.
- Vorname und Nachname sind dann freiwillig. Trägst du sie ein, sind sie die Ansprechperson.
- Die E-Mail bleibt Pflicht.
So erscheint ein Firmenkunde im Manager:
- In der Kundenliste, im Kundenblatt, bei den Teilnehmern eines Termins und im Kalender steht die Firma. In der Kundenliste und im Kundenblatt steht die Ansprechperson darunter.
- Die Suche findet die Firma und die Ansprechperson.
- Rechnungen gehen an die Firma. Gibt es eine Ansprechperson, steht darunter „z.Hd.“ mit ihrem Namen.
- E-Mails sprechen die Ansprechperson an, ohne Ansprechperson die Firma mit „Hallo“. In Mails und Meldungen an dich steht die Firma mit der Ansprechperson, etwa „Kita Dahlum (Pia Fricke)“.
- Der CSV-Export hat eine eigene Spalte Firma.
- Die USt-ID einer Firma trägst du im Kundenblatt unter Bearbeiten ein, das Feld erscheint, sobald eine Firma eingetragen ist. Sie steht dann auf der Rechnung.
Bei einem bestehenden Kunden trägst du die Firma im Kundenblatt unter Bearbeiten nach.
Die Einladung per E-Mail
Mit Einladung per E-Mail senden bekommt der Kunde eine E-Mail mit einem Link, über den er sein Passwort setzt. Der Link ist 7 Tage gültig.
Schaltest du die Einladung aus, entsteht das Konto trotzdem. Der Kunde kann sich später über „Passwort vergessen“ selbst anmelden.
Hat der Kunde die Einladung verpasst, kannst du ihm im Kundenblatt unter Mehr → Passwort zurücksetzen einen neuen Link schicken.
Kunde ohne E-Mail-Adresse anlegen?
Ohne E-Mail-Adresse lässt sich kein Kunde anlegen. Die E-Mail ist Pflicht, weil darüber Anmeldung, Buchungsbestätigungen und Rechnungen laufen.
Auch ein Gast, den du beim Einbuchen anlegst, braucht eine E-Mail-Adresse.
Wenn die E-Mail-Adresse schon ein Konto hat
Beim Anlegen prüft Bookicorn die E-Mail-Adresse:
- Die Person ist schon Kunde bei dir: Der Manager meldet „Dieser Kunde ist bereits bei deinem Studio registriert.“ Es entsteht kein zweiter Eintrag.
- Die Person hat schon ein Bookicorn-Konto, zum Beispiel bei einem anderen Studio: Sie wird deinem Studio zugeordnet. Ihre Profildaten bleiben dabei, wie sie sind, deine Eingaben überschreiben sie nicht. Ist die Einladung eingeschaltet, bekommt sie trotzdem den Link zum Passwortsetzen.
Gast ohne Konto beim Einbuchen anlegen
Wenn du jemanden nur schnell für einen Termin einbuchen willst, musst du vorher keinen Kunden anlegen. Mit dem Addon „Gastbuchung“ gibt es beim Einbuchen im Schritt Person den Bereich Als neuen Gast einbuchen:
- Pflicht sind Vorname, Nachname und E-Mail, freiwillig ist Telefon (optional).
- Gehört die E-Mail schon jemandem, zeigt der Manager „Diese E-Mail gehört bereits … Die Buchung wird zugeordnet, es entsteht kein Duplikat.“
- Der Gast erscheint danach in deiner Kundenliste mit dem Abzeichen Gast.
- Gäste können nicht mit Credits bezahlen.
- Ein Gast bekommt keine Einladung und keinen Link zum Passwortsetzen, nur die Buchungsbestätigung, wenn Bestätigungsmail senden eingeschaltet ist.
Den ganzen Ablauf beschreibt Teilnehmer einbuchen.
Kunden importieren
Einen Import von Kundenlisten, etwa als CSV-Datei, gibt es im Manager nicht. Du kannst Kunden einzeln anlegen oder sie beim ersten Einbuchen als Gast erfassen. Wenn du viele bestehende Teilnehmer übernehmen willst, schreib uns, dann besprechen wir gemeinsam, wie sie zu Bookicorn kommen.
In der anderen Richtung geht es: In der Tabellenansicht der Kundenliste wählst du Zeilen aus und exportierst sie mit CSV exportieren.
Kundengrenze deines Tarifs
Hat dein Tarif eine Grenze für die Zahl der Kunden und kommst du ihr nahe, zeigt die Kundenliste für Admins „Kunden: … von …“. Ist die Grenze erreicht, lässt sich kein weiterer Kunde anlegen und der Manager zeigt „Grenze für Kunden erreicht“. Bezahlte Tarife haben keine Grenze. Welche Grenzen gelten, steht unter Preisstaffelung.
Häufige Fragen
Wie lege ich einen Kunden manuell an? Unter Manager → Kunden mit Kunde erstellen. Vorname, Nachname und E-Mail eintragen, Kunde anlegen tippen.
Kann ich eine Kita, Schule oder Firma als Kunden anlegen? Ja. Trag beim Anlegen Firma oder Einrichtung ein. Vor- und Nachname sind dann freiwillig und gelten als Ansprechperson, Rechnungen gehen an die Firma.
Muss ich einen Kunden anlegen, bevor ich ihn einbuchen kann? Nein. Mit dem Addon „Gastbuchung“ legst du ihn beim Einbuchen direkt als Gast an.
Kann ich einen Kunden ohne E-Mail anlegen? Nein, die E-Mail-Adresse ist Pflicht.
Der Kunde hat die Einladung nicht bekommen. Was tun? Schicke im Kundenblatt unter Mehr → Passwort zurücksetzen einen neuen Link. Prüfe auch, ob die Adresse richtig geschrieben ist.
Kann ich meine Kundenliste aus einem anderen Programm importieren? Einen Import zum Selbermachen gibt es nicht. Schreib uns, dann finden wir gemeinsam einen Weg.
Dürfen Trainer Kunden anlegen? Nein, das dürfen nur Admins.