Aanbod aanmaken

Alles wat klanten bij je kunnen boeken, heet in de Manager aanbod: een yogales, een workshop, een behandeling of verhuur. Deze pagina laat stap voor stap zien hoe je een aanbod aanmaakt en wat de afzonderlijke onderdelen betekenen.

Nieuw aanbod aanmaken: het verloop

Een nieuw aanbod maak je in de Manager aan onder Aanbod (app.bookicorn.net/angebote).

1. Open Manager → Aanbod.
2. Tik op Nieuwe Aanbod. Op je telefoon is dat het plusteken rechtsboven.
3. Kies onder “Hoe zijn de afspraken in de tijd geordend?” de soort aanbod.
4. Vul de verplichte gegevens in het onderdeel Algemeen in.
5. Vul zo nodig de andere onderdelen daaronder aan, bijvoorbeeld Voor klanten of Boekingsregels.
6. Tik op Aanbod aanmaken.

Zolang er nog een verplicht gegeven ontbreekt, heet de knop Volgende. Die springt dan naar het onderdeel waarin iets ontbreekt en markeert het veld.

Admins mogen altijd aanbod aanmaken. Trainers zien de knop alleen als ze dit recht hebben gekregen.

De soort aanbod kiezen bij het aanmaken

De soort aanbod bepaalt hoe klanten boeken. Bij het aanmaken zijn er vier soorten:

Ontbreekt de benodigde addon, dan blijft de soort zichtbaar, maar met een slotje en de melding “Beschikbaar als addon”. Tik je erop, dan kom je in de Addon Store.

De soort aanbod kan na het aanmaken niet meer worden gewijzigd. Bij het bewerken van een bestaand aanbod verschijnt de keuze niet meer. Wil je de soort wijzigen, dan maak je een nieuw aanbod aan. Welke soort bij jouw situatie past, lees je in Soorten aanbod in een overzicht.

Verplichte gegevens in het onderdeel Algemeen

Het onderdeel Algemeen staat bovenaan het formulier en bevat alles wat nodig is om aan te maken.

• Aanbod-titel: minimaal 3 en maximaal 100 tekens.
• Betaalmethoden: er moet er minstens één aanstaan (zie de volgende sectie).
• Max. deelnemers: hoeveel personen een afspraak kunnen boeken. Met de schakelaar Onbeperkt aantal deelnemers vervalt de grens. Is er een ruimte gekozen, dan mag het aantal niet boven de capaciteit van de ruimte liggen.
• Duur in minuten.
• Datum en Starttijd: alleen bij vaste afspraken. Dat is de eerste afspraak van het aanbod.

Bij de vrije tijdskeuze ontbreken max. deelnemers en duur in het onderdeel Algemeen. Die stel je daar in het onderdeel Beschikbaarheid in, zie Vrije tijdskeuze.

Een categorie is geen verplicht gegeven.

Betaalmethoden en prijs van een aanbod

Onder Betaalmethoden zet je aan hoe klanten dit aanbod kunnen betalen. Je kiest uit de betaalmethoden die je studio heeft ingesteld:

• Stripe (online betalen), zodra Stripe is gekoppeld
• PayPal, zodra PayPal is ingesteld
• Handmatig: overschrijving/PayPal, zodra bankgegevens of een PayPal-adres zijn ingevuld
• Betaling ter plekke
• Credits (of de term die je studio voor tegoed gebruikt)
• Gratis: deelname kost niets, er wordt geen prijs en geen tegoed gevraagd.

Betaalmethoden die nog niet zijn ingesteld, staan onderaan onder Meer betaalmethoden met de knop Instellen, die naar de betaalinstellingen leidt.

Zodra er een betaalmethode met geld is gekozen, verschijnt het veld Prijs. Met Stripe moet de prijs minstens 0,50 zijn. Bij betaling ter plekke en overschrijving mag die 0 zijn. Zijn credits gekozen, dan verschijnt een eigen veld voor het aantal credits per boeking, minimaal 1.

Meer over de betaalmogelijkheden vind je in Betalingen.

Afspraken van een aanbod met vaste afspraken

Bij vaste afspraken is er het onderdeel Afspraken. Zonder verdere gegevens ontstaat precies één afspraak uit de datum en starttijd in het onderdeel Algemeen.

Met de schakelaar Afsprakenserie maakt Bookicorn alle afspraken van een patroon in één keer aan:

• Serienaam: optioneel.
• Herhaling: Dagelijks, Wekelijks, Elke 2 weken of Maandelijks.
• Weekdagen: verplicht bij wekelijks en elke 2 weken. De datum in het onderdeel Algemeen moet op een van de gekozen weekdagen vallen.
• Dagen van de maand: bij maandelijks. Zonder keuze herhaalt de afspraak zich op de dag van de startdatum.
• Einde van de serie: Nooit, Tot datum of Aantal.

Daaronder laat Voorbeeld: … afspraken zien welke afspraken bij het opslaan ontstaan.

Bij het opslaan maakt Bookicorn maximaal 52 afspraken in één keer aan. Een afsprakenserie bij het aanbod wordt daarna aangevuld door een nachtelijke run:

• Nooit: er komen doorlopend afspraken bij, zodat er altijd afspraken voor de komende 12 weken vooruit boekbaar zijn.
• Tot datum: er komen afspraken bij tot de einddatum.
• Aantal: er komen afspraken bij tot het aanbod in totaal zoveel afspraken heeft. Ook afgezegde afspraken tellen daarbij mee.

De nachtelijke run geldt alleen voor actief aanbod. Dat geldt alleen voor de afsprakenserie die je hier bij het aanbod instelt. Een serie die je later met Nieuwe afspraak aanmaakt, wordt niet automatisch verlengd, zie Afspraken aanmaken.

Meer afspraken kun je later op elk moment bij het aanbod aanmaken, zie Afspraken aanmaken.

Resources

Alleen bij aanbod van het soort Vrije tijdskeuze: resources: in het onderdeel Resources leg je onder Wat wordt er geboekt? vast welke resources klanten boeken, of ze de resource en het stuk zelf kiezen, hoeveel ze krijgen en wat Wordt automatisch meegeboekt. Alles daarover in Resources.

Duur en prijs

In het onderdeel Duur en prijs leg je vast hoe lang er geboekt wordt en wat het kost.

• Geboekt in: Minuten, Uren of Dagen.
• Hoe lang?: Altijd even lang met een vaste lengte of Klant kiest de lengte van tot. Bij minuten kies je In stappen van 15, 30 of 60 minuten. Lengtes in minuten gaan in stappen van 5, bijvoorbeeld 25, 30 of 65, anders ontstaan er gaten tussen twee boekingen.
• Prijs per boeking of per tijdseenheid, bijvoorbeeld per dag, per uur of per 15 min. als klanten in stappen van 15 minuten kiezen. Daarbij de credits per boeking als er met credits betaald kan worden.
• Basistarief: alleen bij kiesbare lengte en optioneel. Het komt één keer per boeking bij de prijs, bijvoorbeeld voor schoonmaak of het afstellen van de ski's. De staffel geeft er geen korting op en extra personen vermenigvuldigen het niet.
• Staffel: alleen bij kiesbare lengte. Vanaf de ingevulde lengte geldt de nieuwe waarde voor de hele boeking, niet alleen voor de tijd daarna. Voorbeeld: 20 euro per dag, vanaf 7 dagen een korting van 5 euro per dag. Een week kost dan 7 dagen à 15 euro, dus 105 euro, en niet 6 dagen à 20 euro plus 1 dag à 15 euro.
• Extra personen: toont of elke extra persoon de volle prijs betaalt. Dit geldt voor al het aanbod van je studio en wijzig je in de addon Groepsboeking onder Extra personen kosten extra.
• Bij dagen: Ophalen vanaf en Terugbrengen tot. Klanten halen op de eerste dag vanaf dit tijdstip op en brengen op de laatste dag tot dit tijdstip terug. Daarnaast gelden de openingstijden van die dag: opent de verhuur pas om 16:30, dan begint de keuze ook pas om 16:30.

Onder Voorbeeld toont de Manager wat een boeking kost zodra prijs en lengte volledig zijn. Met een staffel staat er per trede een voorbeeld, bijvoorbeeld “1 dag: € 20 · 7 dagen: € 105”.

Prijs naar tijd

In het onderdeel Prijs naar tijd leg je een toeslag of korting vast op bepaalde weekdagen, tijden of dagen, bijvoorbeeld een avondtarief. Met Regel toevoegen geef je Naam, Weekdagen, tijd Van en Tot, Geldig vanaf en Geldig tot en Toeslag of Korting in euro of procent op. Er wordt zo gerekend: basisprijs, dan prijs naar tijd, dan staffel, dan extra personen, dan basistarief, dan prijs per groep. Prijs naar tijd geldt voor beide soorten vrije tijdskeuze.

Tijden

Bij aanbod met resources wordt geboekt binnen de gebruikstijden van de resources. Met Alleen op bepaalde tijden aanbieden beperk je dat verder met een beschikbaarheidsprofiel. Hebben de resources geen beschikbaarheidsprofiel en beperkt het aanbod niets, dan waarschuwt de Manager: De klok rond boekbaar.

Uitgifte en borg

In het onderdeel Uitgifte en borg zet je Wordt er iets uitgegeven en teruggebracht? aan als klanten iets ophalen en terugbrengen. Dan leg je ophalen en teruggave vast onder Ophalen & teruggave.

• Opmerking bij de overdracht: staat bij het kiezen van ophalen en terugbrengen, in de boekingsbevestiging, in de herinnering en op de aanbodpagina, bijvoorbeeld “Ophalen bij de receptie, neem een legitimatiebewijs mee”.
• Borg met Bedrag per boeking, geïnd Ter plaatse of Online bij de boeking. Online gaat alleen met Stripe of PayPal. Bij online inning houdt je betaaldienstverlener de kosten van de borgbetaling. De borg is geen omzet.

Onderdeel Voor klanten: beschrijving, afbeelding en categorie

In het onderdeel Voor klanten staat alles wat klanten op de boekingspagina zien:

• Presentatie: Beschrijving, Kleur en Afbeelding van het aanbod.
• Indeling: Hoofdcategorie, Overige categorieën en Moeilijkheidsgraad. Daarop kunnen klanten filteren.
• Galerij: meer afbeeldingen waar klanten in het aanbod doorheen kunnen bladeren.
• Aanwijzingen voor deelnemers: Voorwaarden en Tip voor deelnemers. Deze teksten staan in het aanbod en in de bevestigingsmail.

Categorieën kun je direct vanuit de keuzelijst nieuw aanmaken. Meer daarover in Categorieën.

Onderdeel Locatie & Trainer: locatie, ruimte en leiding

In het onderdeel Locatie & Trainer (bij jou staat in plaats van “Trainer” de term van je studio) leg je vast waar het aanbod plaatsvindt en wie het leidt.

• Locatie: heeft je studio precies één locatie, dan is die vooraf gekozen.
• Ruimte: pas te kiezen als er een locatie is gekozen. Tot dan staat daar “Kies eerst een locatie”. Alleen ruimtes van deze locatie verschijnen.
• Online aanbod: met deze schakelaar vervallen locatie en ruimte. Je kiest een platform (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex of Overig) en vult de Online link in, die dan verplicht is.
• Trainer: wie het aanbod leidt. Zonder gegeven blijft dat open.
• Bezet ook: met de addon “Resources” bij vaste afspraken, blokken en vrije tijdskeuze. In die tijd kunnen klanten deze resources niet boeken. Meer in Resources.

Vragen bij het boeken

In het onderdeel Vragen bij het boeken maak je vragen aan die klanten bij het boeken beantwoorden, bijvoorbeeld de schoenmaat of de ervaring. Hoe dat gaat en waar je de antwoorden ziet, staat in Vragen bij het boeken.

Onderdeel Boekingsregels: zichtbaarheid, termijnen en verloop

In het onderdeel Boekingsregels bepaal je wie wanneer mag boeken.

Status en zichtbaarheid

• Status: actief betekent dat het aanbod in gebruik is. Inactief betekent dat het overal verdwijnt, maar met alle gegevens in het beheer blijft staan.
• Zichtbaarheid: Openbaar staat op de boekingspagina en is boekbaar voor klanten. Privé staat niet op de boekingspagina en is niet boekbaar voor klanten. Je kunt wel zelf nog mensen inboeken, en de afspraken bezetten de kalender zoals anders ook.

Termijnen: bij Vooruit boeken, Boekingsstop en Annuleringstermijn staat bij elke termijn Zoals de studiostandaard met de geldende regel als zin. Met Eigen regel wijk je voor dit aanbod af, als Tijd ervoor of Vast tijdstip, bijvoorbeeld de dag ervoor om 20:00. Als je zelf in de Manager iemand inboekt, gelden vooruit boeken en boekingsstop niet. Alles daarover in Termijnen.

Verloop van een boeking

• Boekingen automatisch bevestigen: staat dit aan, dan worden boekingen meteen bevestigd. Staat het uit, dan komen ze binnen als aanvraag die je bevestigt of afwijst, zie Boekingen bevestigen.
• Wachtlijst aanbieden als het vol is: vereist de addon “Wachtlijst”. Daaronder staat hoe het voor je studio is ingesteld. Meer in Wachtlijst.
• Gastboeking voor deze les toestaan: vereist de addon “Gastboeking”. Accepteert het aanbod alleen credits, dan toont de Manager een waarschuwing, want gasten kunnen niet met credits betalen.

Onderdeel Boekhouding

Het onderdeel Boekhouding is alleen voor je administratie, klanten zien er niets van. Wat daar verschijnt, hangt af van addons:

• Factuuropsteller voor dit aanbod, met de addon “Factuursysteem”.
• Een veld voor het aandeel van de trainer in dit aanbod in procenten, met de addon “Trainersuitbetalingen”. Het veld verschijnt alleen als er een zelfstandige trainer is ingevuld en het aanbod een prijs heeft. Anders legt een melding uit wat er ontbreekt.
• Opmerking op factuur en bevestiging, met de addon “Gesubsidieerde lessen”. De tekst staat op de factuur onder de eerste regel en in de boekingsbevestiging, bijvoorbeeld “Les volgens § 20 SGB V, les-ID 123”.

Aanbod bewerken, dupliceren, deactiveren of verwijderen

Tik in Manager → Aanbod op een aanbod. Onderaan in het aanbod staan de acties:

• Bewerken opent hetzelfde formulier als bij het aanmaken, zonder de keuze van de soort aanbod.
• Dupliceren maakt een kopie aan met de toevoeging “(Kopie)” in de titel. De kopie is eerst inactief, afspraken worden niet mee gekopieerd.
• Deactiveren zet alle afspraken van het aanbod op afgezegd, behalve die je al afzonderlijk hebt afgezegd. Wie heeft geboekt, krijgt een melding over de afzegging, maar de boeking blijft bestaan en wordt niet terugbetaald. Activeren zet deze afspraken weer op actief.
• Verwijderen: is het aanbod nog nooit geboekt, dan wordt het met alle afspraken definitief verwijderd. Is het al geboekt, dan verdwijnt het uit alle weergaven en boekingspagina's, eerdere boekingen en omzet blijven bewaard. Zijn er nog komende afspraken met bevestigde of openstaande boekingen, dan kan het niet worden verwijderd. De Manager noemt dan de eerstvolgende geboekte afspraak en brengt je daarheen, zodat je die eerst afzegt.

Wil je een aanbod met komende boekingen beëindigen, zeg dan de geboekte afspraken af in plaats van het aanbod te deactiveren. Bij het afzeggen krijgen de deelnemers een melding en worden ze terugbetaald, zie Vakantie, uitval en afspraken afzeggen.

Veelgestelde vragen

Waar maak ik een nieuw aanbod aan? Onder Manager → Aanbod met de knop Nieuwe Aanbod, op je telefoon met het plusteken rechtsboven.

Kan ik van een aanbod met vaste afspraken achteraf een vrije tijdskeuze maken? Nee. De soort aanbod kan na het aanmaken niet worden gewijzigd. Maak een nieuw aanbod aan met de gewenste soort.

Waarom staat er op de knop “Volgende” in plaats van “Aanbod aanmaken”? Er ontbreekt nog een verplicht gegeven. Tik op Volgende, de Manager springt naar het ontbrekende gegeven.

Waarom kan ik geen ruimte kiezen? De ruimte is pas te kiezen als in het onderdeel Locatie & Trainer een locatie is gekozen. Alleen ruimtes van deze locatie verschijnen.

Hoe maak ik een aanbod gratis? Zet onder Betaalmethoden de regel Gratis aan. Dan wordt er geen prijs en geen tegoed gevraagd.

Hoe verberg ik een aanbod zonder het te verwijderen? Zet onder Boekingsregels de zichtbaarheid op Privé. Het aanbod verdwijnt van de boekingspagina, maar je kunt zelf nog mensen inboeken.

Meer pagina's

• Soorten aanbod in een overzicht →
• Afspraken aanmaken →
• Vrije tijdskeuze →
• Categorieën →