Boeken vanuit het oogpunt van de klant
Deze pagina beschrijft hoe je klanten bij je boeken, op je boekingspagina en in de klantenapp. Het boeken verloopt op beide manieren hetzelfde.
Zo boekt een klant een afspraak
Een boeking verloopt in drie stappen:
- Datum: de klant kiest een afspraak. Bij Vrije tijdskeuze kiest de klant een vrij tijdslot.
- Gegevens: de klant logt in of maakt een account aan. Met de addon Gastboeking kan het ook zonder account (Als gast boeken).
- Betaling: de klant kiest hoe er betaald wordt, bijvoorbeeld met credits, online of ter plekke. Daar kan de klant ook een cadeaubon inwisselen.
Met Nu boeken is de boeking afgerond en krijgt de klant een bevestiging per e-mail. In de klantenapp ziet de klant daarna Je les is bevestigd. In de klantomgeving kan de klant de afspraak met Aan agenda toevoegen overnemen.
Zo boekt een klant een resource
Bij aanbod van het soort Vrije tijdskeuze: resources komen er vóór de gegevens tot drie stappen bij:
- Keuze: zijn er meerdere resources om uit te kiezen, dan kiest de klant eerst wat hij boekt, bijvoorbeeld een cabine. “Maakt niet uit” staat er alleen als je het in het aanbod aanbiedt. Heeft hij al op de aanbodpagina gekozen, dan slaat het boekingsvenster deze stap over. Stelt hij iets samen, dan kiest hij het aantal per groep.
- Tijd of Periode: bovenaan stelt de klant de lengte en het aantal personen in, als het aanbod die openlaat; daarna toont de pagina alleen tijden die passen. Bij minuten en uren kiest hij onder Wanneer komt het je uit? een dag en een tijd. Bij dagen tikt hij onder Welke periode? eerst op de eerste dag, dan op de laatste. Is er op een dag niets vrij, dan kan hij zich op de wachtlijst voor die dag zetten.
- Heeft het aanbod vragen bij het boeken, dan beantwoordt hij ze onder Nog een paar vragen, bij groepsboekingen per persoon.
Daarna gaat het zoals bij elke afspraak verder met Je gegevens en Betaling. Aan het eind toont de bevestiging wat er geboekt is, de tijd of de periode, de duur en bij een overdracht de opmerking daarover. Daarbij komt Je boekingscode als QR-code. Laat de code zien bij het inchecken of bij de overdracht.
Boekingen die de studio moet bevestigen
Staat bij een aanbod Boekingen automatisch bevestigen uit, dan heet de laatste knop Aanvraag versturen. De klant ziet daarbij De studio bevestigt deze boeking. Betalen doe je daarna. Tot je de aanvraag bevestigt, staat die in de klantomgeving onder Boekingen in het tabblad In behandeling.
Waarom een klant een afspraak niet kan boeken
Kan een klant een afspraak niet boeken, dan toont Bookicorn de reden. De meest voorkomende zijn:
- Volgeboekt: alle plekken zijn bezet. Met de addon Wachtlijst kan de klant zich op de wachtlijst zetten.
- Het boekingsvenster is gesloten. of De boeking opent op …: de afspraak ligt verder in de toekomst dan je boekingen toestaat.
- De boekingstermijn voor deze les is verstreken.: de afspraak begint binnenkort en je boekingsstop is bereikt.
- Je hebt deze les al geboekt.
- Je saldo is niet genoeg voor deze boeking.
- Voor dit aanbod is geen betaalmethode ingesteld. Neem contact op met de studio.
Op de wachtlijst zetten
Is een afspraak volgeboekt en gebruik je de addon Wachtlijst, dan zet de klant zich met Op de wachtlijst zetten op de lijst. De klant ziet Deze les is vol. Je komt op de wachtlijst en schuift op zodra er een plek vrijkomt. De eigen wachtlijstplekken vindt de klant onder Boekingen in het tabblad Wachtlijst. Meer in Wachtlijst.
Andere personen meeboeken of voor iemand anders boeken
Met de addon Groepsboeking kunnen klanten in de stap Gegevens andere personen meeboeken (Introducees, Persoon toevoegen). Een naam is genoeg, met een e-mailadres krijgt die persoon een eigen bevestiging. Bij afsprakenblokken kan dat niet.
Met Ik boek voor iemand anders boekt de klant alleen voor andere personen, de eigen plek vervalt. Betaling en bevestiging blijven bij de klant. Aan een bestaande boeking voegen klanten later met Personen toevoegen meer personen toe.
De eigen boekingen bekijken
In de klantomgeving onder Boekingen zien klanten hun boekingen in vier tabbladen: Aankomend, Wachtlijst, In behandeling en Geschiedenis. Bij resources staat bij de boeking wat er geboekt is, de hele periode en bij een uitgifte de stand van ophalen, teruggave en borg. Met Boekingscode tonen openen ze de QR-code. Wie zonder account heeft geboekt, krijgt de boeking per e-mail en kan in de app inloggen met Code uit je boekingsmail.
Een boeking annuleren
Klanten annuleren in de klantomgeving onder Boekingen met Annuleren. Daarbij geldt de annuleringstermijn van je aanbod. Is die verstreken, dan ziet de klant De annuleringstermijn is verstreken.
Bij het annuleren kan de klant een Bericht aan Trainer (optioneel) schrijven, dat samen met de annulering naar jou gaat. Boekingen die met credits zijn betaald, krijgen hun credits teruggeboekt. Meer in Annulering.
Een boeking omboeken
Met de addon Omboeken verplaatsen klanten een boeking met Omboeken naar een andere afspraak, zonder annulering en nieuwe boeking. Aangeboden worden afspraken met een vrije plek tegen dezelfde prijs. Omboeken kan tot dezelfde termijn als annuleren. Blokboekingen, groepsboekingen en boekingen van resources of vrije tijdskeuze kun je niet omboeken; daar ontbreekt de knop. Heb je het omboeken door klanten uitgezet, dan ziet de klant Omboeken loopt hier via de studio. Stuur de studio even een bericht, zij regelen het.
Ter plekke inchecken
Met de addon Digitale aanwezigheidscontrole checken klanten in de app zelf in. Onder Inchecken kiezen ze Code scannen (de QR-code in de studio) of Ik ben er (de app controleert de locatie). Welke manieren zijn toegestaan, stel je in onder Manager → Instellingen → Zelf inchecken. Meer in Digitale aanwezigheidscontrole.
Veelgestelde vragen
Kan een klant voor iemand anders boeken? Ja, met de addon Groepsboeking via Ik boek voor iemand anders of als introducee.
Schuift de wachtlijst automatisch op? Bij het inschrijven ziet de klant dat die opschuift zodra er een plek vrijkomt. Hoe het opschuiven is ingesteld, staat in Wachtlijst.
Kan een klant bij het boeken een bericht achterlaten? Bij het boeken niet. Bij het annuleren is er het veld Bericht aan Trainer (optioneel). Met de addon Berichten en leschats kunnen klanten je op elk moment schrijven.
Waarom kan mijn klant niet meer annuleren? De annuleringstermijn van het aanbod is verstreken. Je kunt de boeking in de Manager zelf annuleren.
Hoe ziet een gast de boeking? In de bevestigingsmail. In de app logt de gast in met Code uit je boekingsmail.