Klanten verwijderen of blokkeren
In de Manager zijn er twee manieren om afscheid te nemen van een klant: de klant uit de studio verwijderen of de status wijzigen, bijvoorbeeld naar Geblokkeerd of Inactief. Beide vind je in het klantblad. Deze pagina legt uit wat er daarbij gebeurt met boekingen, tegoed en abonnementen.
Een klant uit de studio verwijderen: zo werkt het
Een klant verwijder je in de Manager in het klantblad, niet in de klantenlijst.
- Open Manager → Klanten (app.bookicorn.net/kunden) en tik op de klant.
- Tik onderaan in het klantblad op Meer.
- Kies Uit Studio verwijderen (in plaats van “Studio” staat daar de term van je studio).
- Bevestig met Klant verwijderen.
De klant verdwijnt daarna uit je klantenlijst. Ongedaan maken kan niet.
Wat er bij het verwijderen wordt gewist
Bij het verwijderen wist Bookicorn alleen wat je studio over deze klant heeft vastgelegd:
- de koppeling tussen klant en studio, en daarmee de status, de labels, de gezondheidsopmerking en het notitieveld in het profiel
- de notities van je studio over deze klant
- de documenten die je studio over deze klant heeft opgeslagen, inclusief bestanden
Gegevens van andere studio's blijven onaangeroerd. De klant krijgt geen e-mail en geen melding.
Wat er bij het verwijderen blijft bestaan
Het verwijderen raakt boekingen, tegoed en betalingen niet aan:
- Komende boekingen blijven bestaan en worden niet geannuleerd. Zeg ze vooraf zelf af als de persoon niet meer moet komen.
- Eerdere boekingen en facturen blijven bewaard.
- Tegoed blijft bij de klant en is nog steeds bruikbaar.
- Abonnementen lopen door, zie de volgende sectie.
- Cadeaubonnen en wachtlijstinschrijvingen blijven.
- Het Bookicorn-account van de klant blijft bestaan. De klant kan nog steeds inloggen.
Stopt het abonnement als ik een klant verwijder?
Nee. Noch het verwijderen noch de status Geblokkeerd of Inactief zegt een abonnement op. Dat geldt voor abonnementen via Stripe, via PayPal en voor abonnementen met betaling ter plekke. Het abonnement wordt gewoon verder verlengd.
In de Manager zelf kun je een abonnement niet opzeggen. In het klantblad staat in het tabblad Abonnementen alleen welke abonnementen de klant heeft. Heeft de klant het abonnement opgezegd, dan toont het tabblad “Wordt opgezegd op …” en de knop Opzegging intrekken. Dat werkt op dit moment alleen bij abonnementen via Stripe.
Opzeggen kan de klant zelf, bijvoorbeeld in de klantenapp met Abonnement opzeggen. Regel een opzegging dus met de klant voordat je die verwijdert.
Waarom een verwijderde klant weer in de lijst staat
Een verwijderde klant komt automatisch terug in je klantenlijst zodra die weer iets met je studio te maken heeft:
- als de klant bij je boekt
- als de klant bij je tegoed of een abonnement koopt
- als het lopende abonnement wordt verlengd
- als de klant zich weer bij je studio aansluit
De klant verschijnt dan met de status Actief en zonder de eerdere notities, documenten en labels. Je kunt de klant ook zelf weer aanmaken: onder Manager → Klanten met Klant aanmaken en hetzelfde e-mailadres wordt het bestaande account weer aan je studio gekoppeld.
Klantstatus wijzigen: actief, VIP, inactief, geblokkeerd
De status van een klant wijzig je in het klantblad met Status wijzigen. Je kiest uit Actief, VIP, Inactief en Geblokkeerd.
- Inactief: de klant is in de klantenlijst standaard verborgen. Via Filter en de sectie Status haal je de klant weer tevoorschijn. Bij het inboeken in de Manager wordt de klant niet voorgesteld.
- Geblokkeerd: de klant kan zich niet meer bij je studio aansluiten. De klant blijft zichtbaar in de klantenlijst, en in de klantenapp ontbreekt je studio bij de studio's van de klant.
- VIP: een markering voor jezelf. In het klantblad verschijnt een label.
Aankondigingen, de cadeaubonmail aan klanten en de verjaardagen op het dashboard houden alleen rekening met klanten met de status Actief.
De status zet je op dezelfde manier terug: Status wijzigen en Actief kiezen. De klant krijgt over een statuswijziging geen bericht.
Kan een geblokkeerde klant nog boeken?
Ja. De status Geblokkeerd verhindert op dit moment alleen het aansluiten bij je studio, niet het boeken. Bestaande boekingen, tegoed en abonnementen blijven ook onaangeroerd.
Koopt een geblokkeerde of inactieve klant tegoed of wordt het abonnement verlengd, dan zet Bookicorn de status automatisch weer op Actief.
Als iemand niet meer moet komen, zeg dan de komende boekingen af en spreek af dat de persoon het abonnement opzegt.
Wie klanten mag verwijderen en de status mag wijzigen
Status wijzigen en Uit Studio verwijderen staan in het klantblad voor iedereen die het klantblad kan openen. Trainers zien de klantenlijst alleen als ze daarvoor het recht hebben. Een addon is niet nodig.
Klant verwijderen en account verwijderen zijn niet hetzelfde
Als je een klant verwijdert, verbreek je alleen de koppeling met je studio. Het Bookicorn-account van de klant blijft bestaan, ook bij andere studio's.
Verwijdert de klant het account zelf, dan wordt het geanonimiseerd en het inloggen geblokkeerd. Dan verdwijnt de klant uit de klantenlijsten van alle studio's.
Veelgestelde vragen
Als ik een lid verwijder, stopt dan het abonnement? Nee. Het abonnement loopt door en wordt verlengd zoals voorheen. In de Manager kun je een abonnement niet opzeggen, dat doet de klant zelf, bijvoorbeeld in de klantenapp met Abonnement opzeggen.
Worden de boekingen geannuleerd als ik iemand verwijder? Nee. Komende boekingen blijven bestaan. Zeg ze vooraf afzonderlijk af als de persoon niet moet komen.
Vervalt het tegoed van een verwijderde klant? Nee. Het tegoed blijft bij de klant en is nog steeds bruikbaar.
Krijgt de klant een e-mail als ik die verwijder of blokkeer? Nee. Noch bij het verwijderen noch bij een statuswijziging gaat er een bericht naar de klant.
Ik heb een klant verwijderd, nu staat die weer in de lijst. Waarom? De klant heeft weer geboekt, gekocht of het abonnement is verlengd. Dan maakt Bookicorn de klant automatisch weer aan als Actief.
Kan ik het verwijderen ongedaan maken? Niet direct. Maak de klant onder Manager → Klanten met Klant aanmaken en hetzelfde e-mailadres opnieuw aan. Notities, documenten en labels van eerder zijn dan niet meer aanwezig.