Factuursysteem
Met de addon Factuursysteem maakt Bookicorn facturen voor je klanten en stuurt die per e-mail. Je krijgt in de Manager het onderdeel Facturen met een factuurlijst, factuuropstellers en de instellingen voor het uiterlijk van je facturen.
De uitgebreide handleiding met alle instellingen staat in Facturen.
Factuursysteem activeren
- Open Manager → Addon Store: app.bookicorn.net/addon-store.
- Tik op Factuursysteem en daarna op Activeren.
Addons activeren alleen eigenaren en beheerders van de studio. Na de activering verschijnt in de Manager het menu-item Facturen met de subitems Factuuropstellers en Instellingen.
Factuursysteem instellen
Na de activering zijn twee stappen nodig om facturen te laten ontstaan:
- Factuuropsteller aanmaken: onder Manager → Facturen → Factuuropstellers maak je met Factuuropsteller toevoegen je bedrijfsgegevens aan: naam, adres, belastingnummer of btw-nummer en het prefix voor de factuurnummers. Zet Als standaard factuuropsteller gebruiken aan.
- Logo en ontwerp: je logo upload je onder Manager → Instellingen → Algemeen. Kleur, teksten en betalingstermijn stel je in onder Manager → Facturen → Instellingen.
Zonder actieve standaard-factuuropsteller ontstaat er geen factuur.
Wat het factuursysteem vrijschakelt
- Facturen bij boekingen: bij elke boeking met een prijs die via Stripe, PayPal, betaling ter plekke of overschrijving wordt betaald, hangt de factuur aan de boekingsbevestiging.
- Factuurlijst: alle facturen met status, filter en zoekfunctie onder Manager → Facturen. Achter de drie puntjes van elke rij staan Factuur bekijken, Bewerken, Per e-mail versturen, Markeren als betaald en Annuleren, afhankelijk van de stand van de factuur. Met de vakjes selecteer je meerdere facturen en download je ze als CSV-bestand met Exporteren.
- Handmatige facturen: met Factuur aanmaken ook facturen die bij geen enkele boeking horen
- Creditnota's: bij het annuleren van een factuur en automatisch als een boeking met factuur wordt geannuleerd
- Factuuropsteller per aanbod: in het aanbod onder Boekhouding een eigen factuuropsteller in plaats van je standaard
- Kopieën voor de boekhouding: e-mailadressen die elke factuur en creditnota als PDF krijgen
- Facturen van zelfstandige trainers: trainers met een eigen factuuropsteller maken facturen voor hun aanbod op eigen naam
Facturen bij betalingen via Stripe maakt Bookicorn als ZUGFeRD-PDF. Dat is een PDF waarin de factuurgegevens daarnaast machineleesbaar zijn ingebed.
Voor de export naar je belastingadviseur is er de aparte addon DATEV-export.
Adres van de klanten
Met een actief factuursysteem heeft elke betaalde boeking en elke betaalde aankoop een adres van de klant nodig. Ontbreekt dat, dan vraagt het boekings- of aankoopvenster erom voordat de klant betaalt.
Veelgestelde vragen
Krijgen aankopen met betaling ter plekke ook een factuur? Ja. Bij boekingen ontstaat de factuur meteen met de status Open. Koopt de klant zelf een tegoedkaart, dan ontstaat die zodra je de ontvangst van de betaling bevestigt. Ken je in de Manager tegoed toe met Betaling nog openstaand, dan ontstaat die meteen met de status Open.
Waarom ontstaat er geen factuur, terwijl de addon actief is? Meestal ontbreekt de actieve standaard-factuuropsteller. Controleer onder Facturen → Factuuropstellers of er een als Standaard is gemarkeerd en Actief is.
Komt mijn logo automatisch op de factuur? Ja, het studiologo uit Instellingen → Algemeen. Heeft de factuuropsteller een eigen logo, dan staat op facturen bij boekingen dat logo.
Kan ik zelf facturen schrijven? Ja, onder Facturen met Factuur aanmaken.