Boekingen FAQ
Antwoorden op veelgestelde vragen over boekingen, annuleringen en de e-mails aan je klanten.
Vragen over boeken door klanten
Hoe boeken klanten bij mij? Op je boekingspagina, in de klantenapp, in de klantomgeving in de browser of via widgets op je eigen website. Zie Waar kunnen klanten boeken?.
Kan een klant dezelfde afspraak twee keer boeken? Nee. Een klantaccount kan elke afspraak maar één keer boeken. De klant ziet dan “Deze afspraak heb je al geboekt”. Andere personen boekt de klant met de addon “Groepsboeking” als introducees mee in dezelfde boeking.
Kan een klant twee afspraken boeken die elkaar in tijd overlappen? Ja. Bookicorn controleert niet of de afspraken van een klant elkaar overlappen.
Kan een klant voor iemand anders boeken, bijvoorbeeld voor een kind? Ja, met de addon “Groepsboeking”. Bij het boeken zet de klant het vinkje Ik boek voor iemand anders en vult in wie er meedoet. Betaling en bevestiging blijven bij de klant.
Kan ik beperken hoe vaak een klant per week boekt? Nee. Een boekingslimiet per klant is er niet.
Kunnen klanten zonder account boeken? Ja, met de addon “Gastboeking” bij aanbod dat gastboekingen toestaat. Zie Gastboeking.
Waarom kan een klant niet boeken?
De meest voorkomende redenen, telkens met wat de klant ziet:
- De afspraak is vol: “Volgeboekt”. Met de addon “Wachtlijst” kan de klant zich op de wachtlijst zetten.
- Het boekingsvenster is nog niet open: “De boeking opent op …”. Het aanbod heeft Boekingsvenster beperken aanstaan.
- De boekingsstop is bereikt: “Boekingsstop”. Het aanbod heeft Boekingsstop activeren aanstaan.
- De afspraak ligt in het verleden.
- Te weinig tegoed: de klant heeft niet genoeg credits.
- De klant is al geboekt.
- Boeken als gast niet mogelijk: de studio of het aanbod staat geen gastboeking toe, of het aanbod accepteert alleen credits.
- Het aanbod is privé: privé-aanbod staat niet op de boekingspagina en is niet boekbaar voor klanten.
- Geen betaalmethode: “Boeking momenteel niet mogelijk”, als er voor het aanbod geen bruikbare betaalmethode is ingesteld.
- De studio neemt geen nieuwe klanten aan, omdat de klantenlimiet van het plan is bereikt.
- De boekingspagina is niet openbaar: bezoekers zien dan een tijdelijke pagina.
Vragen over boekingsregels
Waar stel ik in hoe vroeg en hoe laat klanten kunnen boeken? Bij het aanbod in het onderdeel Boekingsregels met Boekingsvenster beperken en Boekingsstop activeren. Bij het boeken telt wat bij het aanbod is ingesteld. Zie Aanbod aanmaken.
Gelden de boekingsregels ook als ik zelf inboek? Nee. Bij het inboeken in de Manager gelden boekingsvenster, boekingsstop en capaciteit niet, en de boeking is meteen bevestigd.
Kan ik verbergen hoeveel plekken er vrij zijn? Ja, onder Manager → Instellingen → Boekingen bij Bezettingsweergave. Zie Instellingen: boekingen.
Welke boekingen tellen mee in de bezetting? Bevestigde boekingen en openstaande aanvragen. Elke introducee telt als een eigen plek. Geannuleerde boekingen en wachtenden tellen niet mee.
Vragen over annuleren
Tot wanneer kunnen klanten annuleren? Tot het einde van de annuleringstermijn, die je per aanbod onder Boekingsregels instelt. Zonder termijn kan het tot het begin van de afspraak. Zie Annuleringstermijn en annulering door klanten.
Wat gebeurt er na afloop van de annuleringstermijn? Klanten kunnen niet meer zelf annuleren. Ze nemen contact met je op, en jij annuleert in de Manager.
Worden credits bij een annulering automatisch teruggeboekt? Ja, gebruikte credits gaan altijd automatisch terug, bij een annulering door de klant binnen de termijn en bij elke annulering door jou.
Kan ik als studio voor klanten annuleren? Ja, op elk moment, ook na de termijn. In de afspraak bij de persoon Boeking annuleren of onder Manager → Boekingen met Annuleren. Zie Boekingen annuleren.
Kan ik een boeking naar een andere afspraak overzetten? Ja, met de addon “Omboeken”. Zie Omboeken.
Vragen over uitval van lessen
Hoe zeg ik een afspraak af? In de afspraak onder Meer met Afzeggen, daarna Afspraak afzeggen. Zie Vakantie, uitval en afzeggen van afspraken.
Wat krijgen de deelnemers bij uitval van een les? Hun boekingen worden geannuleerd en volledig terugbetaald: credits, Stripe- en PayPal-betalingen automatisch, contante betalingen of overschrijvingen betaal je zelf terug. Met Afzeggingsmail naar deelnemers versturen krijgen ze een e-mail.
Kan ik een afgezegde afspraak herstellen? Ja, met Reactiveren in de afspraak. De geannuleerde boekingen blijven wel geannuleerd.
Vragen over de wachtlijst
Schuift de wachtlijst automatisch door? Ja, met de addon “Wachtlijst”, zodra er een plek vrijkomt en de afspraak nog niet is begonnen. Zie Wachtlijst.
Worden er credits afgeschreven als iemand zich op de wachtlijst zet? Ja, ze worden gereserveerd. Schuift de persoon niet door, dan gaan ze na de afspraak automatisch terug.
Vragen over e-mails aan klanten
Welke e-mails krijgen klanten rond een boeking?
- Boekingsbevestiging bij elke bevestigde boeking, ook als je een aanvraag bevestigt
- Boekingsaanvraag bij aanbod dat je eerst bevestigt
- Boeking afgewezen, als je afwijst of de aanvraagtermijn verloopt
- Annulering bij een annulering, in de inbox met het onderwerp “Annuleringsbevestiging”
- Les verplaatst, als je datum of tijd wijzigt
- de afzeggingsmail, als je een afspraak afzegt, in de inbox met het onderwerp “Les afgelast”
- Omboekingsbevestiging bij het omboeken
- E-mails over de wachtlijst bij inschrijven, uitschrijven en doorschuiven
- bij aanbod met resources of uitgifte de sjablonen onder Reserveringen en Uitgifte en teruggave, zie E-mailsjablonen
Krijgen klanten een herinnering voor de afspraak? Alleen als je die aanzet: onder Manager → Instellingen → Boekingen bij Afspraakherinnering met Herinnering sturen en Uren voor aanvang (1 tot 72). De herinnering komt als melding in de app en per e-mail, één keer per boeking. Standaard staat die uit.
Krijgt mijn klant bericht als ik een aanvraag afwijs? Ja, per mail in zijn taal en als melding in de klanten-app. Vul je een reden in, dan staat die erin. Bij reserveringen heet de mail Aanvraag afgewezen, anders Boeking afgewezen. Trekt de klant zijn aanvraag zelf in, dan krijgt hij geen afwijzing.
Kan ik de teksten van de e-mails aanpassen? De teksten beheert Bookicorn, ze passen zich aan de taal van elke ontvanger aan. Zelf bepaal je onder Manager → Instellingen → E-mailsjablonen bij de algemene instellingen afzender, antwoordadres, logo en kop- en voettekst.
Kan ik afzonderlijke e-mails uitzetten? Niet algemeen. Bij het inboeken, bij het annuleren en bij het afzeggen van een afspraak kun je de e-mail voor die ene actie uitzetten.
Een klant heeft geen e-mail gekregen. Wat kan ik controleren? Controleer in het klantprofiel of het e-mailadres klopt, en of bij het inboeken, annuleren of afzeggen de e-mail uitstond. De afspraakherinnering komt alleen als je die hebt aangezet.
Vragen over het boekingsvolume
Telt een groepsboeking als één of als meerdere boekingen? Als meerdere. Elke introducee telt als een eigen boeking.
Tellen gratis boekingen mee? Ja. Elke niet geannuleerde boeking op een afspraak telt mee, ook als die niets kost.
Tellen geannuleerde boekingen mee? Nee. Hoe het volume precies wordt geteld, staat in Prijsstaffels.