Wachtlijst bij volgeboekte afspraken
Is een afspraak vol, dan kunnen klanten zich op de wachtlijst zetten, als je studio de addon Wachtlijst heeft geactiveerd. Deze pagina laat zien hoe de wachtlijst eruitziet bij je aanbod en je afspraken. Alle instellingen en details staan op de pagina Wachtlijst.
De wachtlijst voor een aanbod gebruiken
De wachtlijst is beschikbaar zodra de addon “Wachtlijst” in de Addon Store actief is. Dan kunnen klanten zich bij elke volgeboekte afspraak inschrijven, op de boekingspagina en in de klantenapp.
In het aanbod is er in het onderdeel Boekingsregels daarnaast de schakelaar Wachtlijst aanbieden als het vol is. Zonder addon is die vergrendeld en toont welke addon hem vrijschakelt. Daaronder staat in één zin wat er bij het doorschuiven gebeurt. Dat komt uit de instelling van je studio op app.bookicorn.net/warteliste-einstellungen:
- Vaste afspraken en blokken gebruiken de instelling Wachtlijst voor afspraken.
- Aanbod met vrije tijdskeuze gebruikt de instelling Wachtlijst voor vrije tijdskeuze. Bij het aanbod kun je onder Wachtlijst voor vrije tijdskeuze in plaats van Zoals de studiostandaard een Eigen regel kiezen.
Met Instelling wijzigen kom je direct bij de instelling van de studio.
Wachtenden van een afspraak zien
De wachtenden van een afspraak zie je in de afspraak zelf:
- Tik in de kalender op de afspraak.
- Open het tabblad Wachtlijst.
Daar staan alle wachtenden op volgorde. Met Volgende persoon laten doorschuiven boek je de persoon in die het langst wacht.
Alle wachtlijsten van alle afspraken in één overzicht vind je onder Manager → Wachtlijst.
Automatisch doorschuiven als er een plek vrijkomt
Komt er een plek vrij, omdat iemand annuleert of je meer plekken instelt, dan schuift automatisch de persoon door die het langst wacht. Dat geldt tot het begin van de afspraak.
Met de standaardinstelling Plek vasthouden tot er betaald is geldt:
- Wie met credits heeft gereserveerd of een gratis aanbod heeft geboekt, is meteen vast geboekt.
- Bij betaald aanbod met online betaling krijgt de persoon een betaallink en heeft tot het einde van de betaaltermijn de tijd. Daarna is de volgende persoon aan de beurt.
Met Direct boeken, betaling open is de persoon die doorschuift altijd meteen geboekt, en int je de betaling zelf.
Wachtlijst bij vrije tijdskeuze
Aanbod met vrije tijdskeuze heeft geen vaste afspraken. Is een dag of periode volgeboekt, dan schrijven klanten zich in voor precies die dag of periode, ook bij aanbod dat per dag wordt geboekt. Daarvoor moet bij het aanbod Wachtlijst aanbieden als het vol is aanstaan.
Komt er iets vrij, dan gebeurt afhankelijk van de instelling:
- Alleen melden: iedereen die op deze dag wacht, krijgt een mail met een link direct naar het aanbod en de vrijgekomen tijd. Wie het eerst boekt, heeft de plek.
- Plek vasthouden tot er betaald is: de plek blijft voor de volgende persoon vastgehouden tot die betaalt. De termijn staat in de mail, in de tijdzone van je studio. Zonder online betaling gaat er in plaats daarvan een melding uit.
- Met tegoed direct boeken: is het tegoed voldoende, dan is de persoon direct geboekt. Anders wordt de plek vastgehouden en moet die binnen de termijn betaald worden.
Hoe lang een vastgehouden plek blijft staan, stel je in onder Betaaldeadline.
Zodra iemand een melding heeft gekregen of een plek wordt vastgehouden, krijgt je studio een melding. Tik je erop, dan opent het tabblad Dagen onder Manager → Wachtlijst (app.bookicorn.net/warteliste). Daar staan alle inschrijvingen met Status en Termijn. Met Laten weten en Aanbod doen meld je zelf, met Afmelden haal je iemand van de wachtlijst. Dat kan ook terwijl er een aanbod loopt: de vastgehouden plek is dan direct weer vrij.
Meer plekken vrijgeven
Wil je meer mensen van de wachtlijst opnemen, verhoog dan de plekken van de afspraak: in de afspraak onder Meer → Bewerken bij Max. deelnemers de eigen invoer aanzetten en het nieuwe aantal invullen. Dan schuiven er automatisch zoveel wachtenden door als er plekken vrij zijn.
Veelgestelde vragen
Schuift de wachtlijst automatisch door? Ja, zodra er een plek vrijkomt en de afspraak nog niet is begonnen.
Waar zie ik wie er op de wachtlijst staat? In de afspraak in het tabblad Wachtlijst of voor alle afspraken onder Manager → Wachtlijst.
Ik zie geen wachtlijst. Wat ontbreekt er? De addon “Wachtlijst”. Activeer die in de Manager onder Addon Store.
Kan ik iemand van de wachtlijst inboeken terwijl de afspraak vol is? Ja. Onder Manager → Wachtlijst met Deze persoon laten doorschuiven. De Manager vraagt om bevestiging en overboekt de afspraak.
Is er een wachtlijst voor volgeboekte dagen? Ja, bij aanbod met vrije tijdskeuze. Klanten schrijven zich in voor de dag of periode. De inschrijvingen staan onder Manager → Wachtlijst in het tabblad Dagen.