Annuleringstermijn en annuleren door klanten
Klanten kunnen hun boekingen zelf annuleren zolang de annuleringstermijn van het aanbod niet is verstreken. Deze pagina legt uit waar je de annuleringstermijn instelt en wat er gebeurt als klanten annuleren.
Annuleringstermijn instellen
De annuleringstermijn stel je één keer in als studiostandaard en bij het aanbod wijk je alleen af waar je dat nodig hebt:
- Open Instellingen → Boekingen (app.bookicorn.net/einstellungen/buchungen) en zet bij Annuleringstermijn Gratis annuleren alleen tot een termijn aan.
- Kies Tijd ervoor, bijvoorbeeld 24 uur, of Vast tijdstip, bijvoorbeeld de dag ervoor om 20:00, en sla op.
- Moet een aanbod anders rekenen, open het dan, ga naar het onderdeel Boekingsregels en kies bij Annuleringstermijn Eigen regel.
Zonder termijn kunnen klanten altijd annuleren tot het begin van de afspraak. Er wordt gerekend in de tijdzone van je studio, bij een blok vanaf de eerste afspraak. De boekingsbevestiging noemt tot wanneer gratis annuleren kan. Alles over termijnen staat in Termijnen.
Waar klanten hun boeking annuleren
Klanten annuleren in de klantenapp of in de klantomgeving in de browser, die dezelfde weergave heeft:
- Onderaan het tabblad Boekingen openen.
- Op de boeking tikken.
- Op Annuleren tikken. Bij een reeks heet de knop Hele boeking annuleren, bij een openstaande aanvraag Intrekken.
- De vraag “Wil je deze boeking echt annuleren?” bevestigen met Annuleren.
Vooraf toont de boeking tot wanneer die annuleerbaar is en wat er wordt terugbetaald. Klanten kunnen daarbij een Bericht aan Trainer (optioneel) meesturen, dat samen met de annulering naar je studio gaat.
Op de boekingspagina zelf is er geen knop om te annuleren. In de boekingsbevestiging staat een link naar de klantomgeving.
Wat er na afloop van de annuleringstermijn gebeurt
Na afloop van de annuleringstermijn kunnen klanten hun boeking niet meer zelf annuleren. Een late annulering zonder terugbetaling is er niet. In de klantenapp verdwijnt de knop en toont de boeking: “De annuleringstermijn is verstreken. Neem contact op met Studio.”
Moet de persoon toch worden geannuleerd, dan doe je dat in de Manager. Als studio kun je altijd annuleren en beslis je daarbij zelf over de terugbetaling, zie Boekingen annuleren.
Terugbetaling als klanten zelf annuleren
Annuleert een klant binnen de termijn, dan betaalt Bookicorn automatisch terug:
- Credits worden teruggeboekt.
- Stripe en PayPal: de betaling wordt volledig terugbetaald.
- Betaling ter plekke of overschrijving, al betaald: je krijgt de melding “Handmatige terugbetaling vereist” onder Meldingen en betaalt zelf terug.
- Reeks: de betaling of de credits voor de reeks gaan terug.
De klant krijgt een e-mail “Annuleringsbevestiging”, jij een melding over de annulering. Met de addon “Wachtlijst” schuift daarna de volgende persoon van de wachtlijst door.
Omboeken in plaats van annuleren
Met de addon “Omboeken” kunnen klanten binnen dezelfde termijn omboeken naar een andere afspraak van hetzelfde aanbod, zonder te annuleren en opnieuw te boeken. Zie Omboeken.
Veelgestelde vragen
Waar stel ik de annuleringstermijn in? Als studiostandaard onder Instellingen → Boekingen, en afwijkend bij het aanbod in het onderdeel Boekingsregels met Eigen regel.
Kan een klant na afloop van de termijn nog annuleren? Nee, niet zelf. De klant neemt contact met je op en jij annuleert in de Manager.
Krijgt een klant het geld terug bij zelf annuleren? Ja, binnen de termijn. Credits, Stripe- en PayPal-betalingen automatisch, contant of per overschrijving betaald geld betaal je zelf terug.
Kan ik annuleringskosten rekenen? Nee. Binnen de termijn wordt altijd volledig terugbetaald. Na de termijn kan de klant niet meer zelf annuleren.
Kan een klant op de boekingspagina annuleren? Nee. Annuleren kan in de klantenapp of in de klantomgeving onder Boekingen.