Omboeken
Met de addon Omboeken verplaats je een boeking naar een andere afspraak, zonder die te annuleren en opnieuw te boeken. De betaling gaat daarbij mee. Desgewenst kunnen klanten ook zelf omboeken. De addon activeer je in de Manager onder Addon Store.
Een boeking omboeken in de Manager
In de Manager boek je zo om:
- Open de afspraak, tik in het tabblad Bevestigd bij de persoon op de drie puntjes en kies Omboeken. Je vindt Omboeken ook onder Manager → Boekingen bij de boeking.
- Kies het aanbod en de nieuwe afspraak. De huidige afspraak is gemarkeerd.
- Kies in de stap Betaling hoe het verdergaat met de betaling (zie de volgende sectie).
- Tik op Omboeken.
Als studio kun je omboeken naar elke komende afspraak van elk actief aanbod, ook tegen een andere prijs. Voor jou geldt geen termijn, de nieuwe afspraak moet alleen in de toekomst liggen. Is de nieuwe afspraak vol, dan vraagt de Manager: “De afspraak is vol. Je kunt toch omboeken, de afspraak wordt overboekt.” Met Toch omboeken boek je toch om.
Bij aanbod met vrije tijdskeuze kies je een vrije tijd of stel je onder Andere tijd zelf een tijd in, ook buiten je beschikbaarheid. Wat al bezet is, blijft geblokkeerd.
Trainers hebben de rechten nodig om om te boeken en te annuleren.
Betaling bij omboeken door de studio
Bij het omboeken in de Manager leg je in de stap Betaling vast:
- Terugbetaling van de eerdere betaling, zoals bij annuleren. Kies je Geen automatische terugbetaling, dan gaat de eerdere betaling mee naar de nieuwe boeking: “Deze persoon heeft al betaald. De betaling gaat mee naar de nieuwe boeking, er wordt niets nieuws berekend.”
- Betaalmethode van de nieuwe boeking: Ter plekke, Overschrijving/PayPal of Credits. De prijs kun je aanpassen.
Welke boekingen je kunt omboeken
Omboeken kan bij losse boekingen met een klantaccount op een vaste afspraak. Niet omboeken kun je:
- Blokboekingen
- Groepsboekingen, dus boekingen met introducees
- Boekingen met resources. Die verplaats je in de kalender.
Klanten boeken zelf om
Klanten boeken om in de klantenapp of in de klantomgeving: in de boeking tikken ze op Omboeken, kiezen ze een van de aangeboden afspraken en bevestigen ze met Naar deze afspraak omboeken.
Voor klanten gelden vaste regels:
- Er zijn alleen afspraken van hetzelfde aanbod te kiezen, die een vrije plek hebben en evenveel kosten, in geld en in credits.
- Omboeken kan alleen binnen de annuleringstermijn van het aanbod en voor het begin van de afspraak. Daarna staat er “Omboeken kon tot …, net als annuleren.”
- De betaling gaat mee, er wordt niets terugbetaald en niets opnieuw berekend.
- Blokboekingen, groepsboekingen en boekingen met resources kunnen klanten niet zelf omboeken.
Is er geen passende afspraak, dan ziet de klant: “Er is nu geen andere afspraak met een vrije plek voor dezelfde prijs.”
Instelling: mogen klanten zelf omboeken?
Of klanten zelf mogen omboeken, stel je in de addon in:
- Open Manager → Addon Store en tik op Omboeken.
- Onder Omboeken staat de schakelaar Klanten mogen zelf omboeken.
Aan is de standaardinstelling. Staat de schakelaar uit, dan boeken alleen jij en je team om, en zien klanten de knop niet.
Welke e-mails er bij het omboeken worden verstuurd
De klant krijgt een e-mail “Omboekingsbevestiging” met de nieuwe afspraak. Een annuleringsmail voor de oude afspraak is er daarbij niet. Jij krijgt een melding over de nieuwe boeking met de vermelding dat er is omgeboekt.
Zonder de addon Omboeken
Zonder de addon staat Omboeken in de Manager toch in het menu en leidt naar de pagina van de addon. Klanten zien geen knop om om te boeken. Zonder addon verplaats je een boeking door die te annuleren en de persoon opnieuw in te boeken.
Veelgestelde vragen
Kan een klant zelf naar een andere afspraak wisselen? Ja, met de addon “Omboeken” en ingeschakelde Klanten mogen zelf omboeken. De klant kan wisselen naar afspraken van hetzelfde aanbod met dezelfde prijs, binnen de annuleringstermijn.
Kan ik omboeken naar een ander aanbod? Ja, in de Manager. Klanten kunnen alleen binnen hetzelfde aanbod omboeken.
Moet de klant bij het omboeken opnieuw betalen? Nee, als de klant zelf omboekt. Boek jij om, dan beslis jij over terugbetaling en betaalmethode.
Kun je reeksen omboeken? Nee. Blokboekingen en groepsboekingen kun je niet omboeken.
Tot wanneer kunnen klanten omboeken? Tot het einde van de annuleringstermijn van het aanbod, uiterlijk tot het begin van de afspraak.