Boekingsaanvragen bevestigen of afwijzen
Normaal is een boeking meteen bevestigd. Wil je bij een aanbod zelf bepalen wie meedoet, dan komen boekingen binnen als aanvraag. Deze pagina legt uit hoe je aanvragen bevestigt of afwijst.
Wanneer is een boeking in afwachting?
Een boeking is in afwachting als bij het aanbod de schakelaar Boekingen automatisch bevestigen uitstaat. Je vindt die bij het bewerken van het aanbod in het onderdeel Boekingsregels onder Verloop van een boeking.
- Aan (standaard): boekingen worden meteen bevestigd.
- Uit: boekingen komen binnen als aanvraag en moeten door jou worden bevestigd of afgewezen.
Dat geldt ook voor blokken. Boek je zelf iemand in via de Manager, dan is de boeking altijd meteen bevestigd.
Een boeking in afwachting bezet al een plek. Tot je antwoordt, is de plek dus geblokkeerd.
Waar zie ik openstaande boekingsaanvragen?
Openstaande aanvragen vind je onder Manager → Boekingen (app.bookicorn.net/buchungen) in het tabblad In afwachting. Het tabblad toont het aantal openstaande aanvragen. Zijn er bij het openen van de pagina openstaande aanvragen, dan springt die direct naar dit tabblad.
Daarnaast:
- Bij het menu-item Boekingen staat het aantal openstaande aanvragen.
- Admins krijgen bij elke nieuwe aanvraag een melding onder Meldingen.
- Na 2 dagen zonder antwoord herinnert Bookicorn je aan een openstaande aanvraag, zolang de afspraak nog in de toekomst ligt.
In de deelnemerslijst van een afspraak staan boekingen in afwachting in het tabblad Bevestigd erbij. Bevestigen kan daar niet, alleen op de pagina Boekingen.
Boekingsaanvraag bevestigen
- Open Manager → Boekingen en het tabblad In afwachting.
- Tik bij de aanvraag op Bevestigen. Op je telefoon tik je op de regel en kies je daarna Bevestigen.
- Bevestig de vraag “Boeking bevestigen?” met Bevestigen.
De klant krijgt daarna een boekingsbevestiging per e-mail. Bij aanbod met resources heet die Aanvraag geaccepteerd, bij aanbod met uitgifte Verhuur bevestigd. Is de afspraak intussen vol, dan kan de aanvraag niet worden bevestigd.
Trainers kunnen aanvragen alleen bevestigen als ze daar het recht voor hebben.
Boekingsaanvraag afwijzen
- Open Manager → Boekingen en het tabblad In afwachting.
- Tik bij de aanvraag op Afwijzen.
- Vul in het blad “Boeking afwijzen?” desgewenst onder Reden (optioneel) een reden in en tik op Afwijzen.
De boeking wordt geannuleerd. Gebruikte credits gaan automatisch terug, een online betaling wordt automatisch terugbetaald. De klant krijgt een e-mail “Boeking afgewezen” met de reden “Door admin afgewezen”, bij aanbod met resources of uitgifte het sjabloon Aanvraag afgewezen. Daarbij komt een melding in de klanten-app. Vul je een reden in, dan staat die in plaats van “Door admin afgewezen” in de mail en de melding.
Aanvraagtermijn: onbeantwoorde aanvragen automatisch afwijzen
Hoe lang een aanvraag open mag blijven, stel je in onder Manager → Instellingen → Boekingen in de groep Boekingsaanvragen. Bij Onbeantwoorde aanvragen afwijzen na kies je 2, 7 of 14 dagen of Nooit automatisch. Standaard is 7 dagen ingesteld.
- Na afloop van de termijn wijst Bookicorn de aanvraag automatisch af. De klant krijgt een e-mail met als reden dat de studio niet binnen de termijn heeft gereageerd. In de klanten-app verschijnt daarnaast de melding “Aanvraag verlopen”.
- Begint de afspraak voordat je hebt geantwoord, dan wordt de aanvraag ook automatisch afgewezen. Dat geldt ook bij Nooit automatisch.
- Gebruikte credits gaan bij het automatisch afwijzen terug.
Betalen bij boekingen op aanvraag
Bij aanbod op aanvraag kunnen klanten niet online met Stripe of PayPal betalen. Op de boekingspagina heet de knop dan Aanvraag versturen. Klanten betalen daarom met credits, ter plekke of per overschrijving.
Credits worden al afgeschreven bij het versturen van de aanvraag. Wijs je af of verloopt de termijn, dan gaan ze automatisch terug.
De klant krijgt bij het versturen een e-mail “Boekingsaanvraag” en na je bevestiging de boekingsbevestiging.
Veelgestelde vragen
Waar vind ik nieuwe boekingsaanvragen? Onder Manager → Boekingen in het tabblad In afwachting.
Hoe stel ik in dat ik boekingen eerst moet bevestigen? Zet bij het aanbod onder Boekingsregels de schakelaar Boekingen automatisch bevestigen uit.
Wat gebeurt er als ik een aanvraag niet beantwoord? Na de ingestelde aanvraagtermijn wijst Bookicorn die automatisch af, uiterlijk als de afspraak begint. Standaard is 7 dagen ingesteld.
Blokkeert een openstaande aanvraag een plek? Ja. Tot je antwoordt, telt de aanvraag als een boeking.
Kan een klant bij een aanvraag met een kaart betalen? Nee. Bij aanbod op aanvraag is er geen online betaling. Klanten betalen met credits, ter plekke of per overschrijving.