Boekingen bevestigen
In sommige gevallen wil je boekingen controleren voordat ze worden bevestigd. Deze handleiding laat zien hoe je het bevestigingsproces gebruikt.
Wanneer handmatige bevestiging?
Typische scenario's
- Premium-lessen: Alleen voor bepaalde leden
- Workshops: Met beperkt aantal deelnemers
- Proeflessen: Nieuwe klanten controleren
- Speciale eisen: Gezondheidscheck, voorkennis
Automatisch vs. handmatig
| Modus | Boeking gaat... | Ideaal voor |
|---|---|---|
| Automatisch | Direct door | Standaardlessen |
| Handmatig | Naar admin ter controle | Speciale lessen |
Instellen
Globaal activeren
- Ga naar Instellingen → Boekingen
- Activeer "Handmatige bevestiging"
- Kies: alle boekingen of alleen bepaalde
Per les activeren
- Ga naar de les
- Tab "Instellingen"
- Activeer "Bevestiging vereist"
- Optioneel: reden opgeven
Het bevestigingsproces
1. Boeking komt binnen
- Status: "In behandeling"
- Credits worden gereserveerd (niet verbruikt)
- Klant ontvangt e-mail: "Boeking wordt gecontroleerd"
2. Admin controleert
Je ziet onder Boekingen → In behandeling:
- Klantnaam en contactgegevens
- Geboekte les
- Credit-status
- Boekingstijdstip
3. Beslissing nemen
Bevestigen:
- Boeking wordt actief
- Credits worden verbruikt
- Klant ontvangt bevestiging
Afwijzen:
- Boeking wordt geannuleerd
- Credits worden vrijgegeven
- Klant ontvangt afwijzing (met optionele reden)
Snelle acties
Eén boeking
- Klik op de boeking
- Kies Bevestigen of Afwijzen
- Optioneel: bericht toevoegen
Meerdere boekingen
- Markeer boekingen in de lijst
- Klik "Geselecteerde bevestigen"
- Alles wordt gelijktijdig verwerkt
Per e-mail
Met Magic Links in de melding:
- Klik op "Bevestigen" → boeking bevestigd
- Klik op "Afwijzen" → formulier opent
Automatische regels
Auto-bevestiging voor
Bepaalde boekingen automatisch bevestigen:
- Vaste klanten (> X boekingen)
- Leden van bepaalde pakketten
- Terugkerende boekingen
Auto-afwijzing voor
Automatisch afwijzen bij:
- Geblokkeerde klanten
- Overschreden limieten
- Ontbrekende voorwaarden
Meldingen
Voor admins
- Nieuwe boeking in behandeling
- Dagelijkse samenvatting
- Herinnering bij lang openstaande boekingen
Voor klanten
- Boeking ontvangen
- Boeking bevestigd/afgewezen
- Informatie over wachttijd
Configureren
Onder Instellingen → E-mailsjablonen:
- Templates aanpassen
- Ontvangers bepalen
- Timing instellen
Wachttijd
Aanbeveling
Bevestig boekingen binnen:
- Direct boekbare lessen: 1-2 uur
- Standaardlessen: 24 uur
- Workshops: 2-3 dagen
Herinnering instellen
- Ga naar Instellingen → Meldingen
- Activeer "Herinnering openstaande boekingen"
- Kies periode (bijv. na 12 uur)
Afwijzing communiceren
Met reden
Goede afwijzingsredenen:
- "Les vereist voorkennis"
- "Volg eerst de introductieles"
- "Les helaas volgeboekt"
Alternatief aanbieden
- Andere afspraak voorstellen
- Wachtlijst aanbieden
- Alternatieve lessen aanbevelen
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met gereserveerde credits?
- Bij bevestiging: credits worden verbruikt
- Bij afwijzing: credits worden direct vrijgegeven
- Bij time-out: automatische vrijgave na X dagen
Kan de klant annuleren tijdens de controle?
Ja, boekingen in behandeling kunnen op elk moment door de klant worden geannuleerd. Credits worden dan vrijgegeven.
Hoe lang kan een boeking in behandeling blijven?
Standaard 7 dagen, daarna automatische afwijzing. Instelbaar bij de instellingen.