Wat is Groepsboeking?

Het addon Groepsboeking maakt het mogelijk dat je klanten bij een enkele boeking meerdere personen tegelijk aanmelden. In plaats van losse boekingen per persoon verloopt alles in een boekingsproces.

Dat is vooral nuttig voor:

• Gezinnen - ouders melden zichzelf en hun kinderen samen aan
• Koppels - twee personen, een boeking, een check-out
• Kleine teams of vriendengroepen - bijvoorbeeld voor yoga, vechtsport of danslessen
• Bedrijfsworkshops - meerdere medewerkers tegelijk boeken

Per boeking kunnen tot 8 personen worden ingevoerd.

Activering

Het addon is beschikbaar via de Addon Store in je admin-dashboard.

Let op: Het addon geldt voor alle lessen in je studio. Je kunt het niet per afzonderlijke les uitschakelen.

Hoe klanten een groepsboeking maken

Voor je klanten verandert het boekingsproces minimaal. Na activering verschijnt er een extra stap in de boekingsflow.

Opgeslagen personen voor vaste klanten

Klanten die regelmatig groepen boeken, hoeven de gegevens van hun begeleiders niet elke keer opnieuw in te voeren.

• Bij het eerste keer invoeren van een persoon vraagt het systeem of de persoon opgeslagen moet worden
• Bij het volgende boekingsproces verschijnen opgeslagen personen ter snelle selectie
• Klanten kunnen hun opgeslagen personen beheren en verwijderen in de accountinstellingen

Tip: Wijs je vaste klanten actief op de mogelijkheid om personen op te slaan, dat versnelt het boeken aanzienlijk en vermindert afhakers.

Groepsboekingen in het admin-dashboard

Als studio-eigenaar zie je groepsboekingen duidelijk gemarkeerd in je boekingsoverzicht.

Boekingsoverzicht

In de deelnemerslijst van een lesafspraak zie je:

• De hoofdboeker (de persoon die de boeking heeft afgerond)
• Alle gasten van de groep, ingesprongen onder de hoofdboeker
• Het totale aantal bezette plekken per boeking

Annuleringen

• Zegt de hoofdboeker af, dan worden alle personen van de groep tegelijk afgemeld
• Individuele personen uit een groep kunnen niet apart worden geannuleerd

Let op: Dit is een bewuste ontwerpkeuze. Gedeeltelijke annuleringen zouden complexe terugbetalingsscenario's opleveren. Wil een klant slechts een deel van de groep afmelden, dan moet de volledige boeking geannuleerd en opnieuw aangemaakt worden.

Bevestigingsmails voor gasten

Elke persoon in een groepsboeking ontvangt automatisch een eigen bevestigingsmail, mits er een e-mailadres is ingevuld.

De bevestigingsmail bevat:

• Naam van de les en de afspraak
• Tijd en locatie
• Naam van de hoofdboeker (zodat gasten weten wie er heeft geboekt)
• Annuleringsinformatie

Tip: Je kunt de tekst van de bevestigingsmail aanpassen onder Instellingen → E-mailsjablonen. Gebruik het sjabloon booking_confirmation_guest voor gasten.

Capaciteitsplanning en tips

Genoeg lesplekken inplannen

Als je groepsboekingen toestaat, kunnen individuele boekingen meerdere plekken bezetten. Dat kan ertoe leiden dat een les sneller volgeboekt is dan verwacht.

Aanbeveling:

• Controleer regelmatig het maximale aantal deelnemers van je lessen
• Overweeg om voor drukbezochte lessen de capaciteit iets te verhogen
• Gebruik de wachtlijst (apart addon) als vangnet

Maximale groepsgrootte

De maximale groepsgrootte bedraagt 8 personen per boeking. Dat is de systeembrede standaardwaarde en kan momenteel niet per les worden aangepast.

Tip: Heb je regelmatig bedrijfsboekingen met meer dan 8 personen, maak dan liever aparte bedrijfslessen aan met directe communicatie via chat of e-mail.

Combinatie met andere addons

Groepsboeking werkt goed in combinatie met:

• Wachtlijst - passen groepen niet meer, dan worden ze automatisch op de wachtlijst gezet
• Digitale aanwezigheidscontrole - alle groepsleden verschijnen op de aanwezigheidslijst en kunnen individueel worden ingecheckt
• Cadeaubonnen - cadeaubonnen gelden per persoon, niet per boeking

Veelgestelde vragen

Kan een gast de boeking zelf annuleren? Nee. Alleen de hoofdboeker kan de volledige groepsboeking annuleren.

Wat gebeurt er als niet voor alle personen een e-mailadres is ingevuld? Alleen personen met e-mailadres ontvangen een bevestigingsmail. Personen zonder e-mailadres worden alsnog correct toegevoegd aan de deelnemerslijst.

Worden alle groepsplekken tegelijk betaald? Ja. De hoofdboeker betaalt bij de check-out voor alle personen van de groep samen.

Kan ik zien welke boekingen groepsboekingen zijn? Ja. In het boekingsoverzicht en in de deelnemersexport zijn groepsboekingen als zodanig gemarkeerd.