Betaling ter plekke en overschrijving

Bij de handmatige betaalmethoden betalen je klanten buiten Bookicorn om: contant of met een kaart bij jou ter plekke, of per overschrijving op je rekening. Bookicorn boekt de betaling niet zelf in. Je bevestigt de ontvangst met de hand in de Manager.

De twee handmatige betaalmethoden

Beide vind je onder Manager → Instellingen → Betaalmethoden: app.bookicorn.net/einstellungen/zahlungsarten.

Overschrijving instellen

1. Open Instellingen → Betaalmethoden.
2. Tik op de kaart Handmatig: overschrijving/PayPal op Instellen.
3. Vul onder Bankoverschrijving Rekeninghouder, Banknaam, IBAN en BIC in.
4. Wil je ook geld via PayPal ontvangen, vul dan onder PayPal je PayPal e-mail in. Optioneel komen daar PayPal-naam en een PayPal.me-link (optioneel) bij.
5. Kies onder Betalingskenmerk wat klanten bij de overschrijving moeten vermelden: Automatisch (boekings-ID) of Aangepast. In de aangepaste tekst kun je de plaatshouders {paket_name}, {credits} en {preis} gebruiken.

Elk veld wordt opgeslagen zodra je het verlaat. Zodra er een IBAN, een PayPal-adres of een PayPal.me-link is ingevuld, toont de kaart Ingevuld.

Deze gegevens stuurt Bookicorn je klanten per e-mail als ze voor overschrijving kiezen.

Waarom betaling ter plekke of overschrijving bij het kopen ontbreekt

Een handmatige betaalmethode verschijnt alleen bij de klant als die op beide plekken is toegestaan:

1. In de studio: de betaalmethode is onder Instellingen → Betaalmethoden niet uitgezet. Voor overschrijving moeten daarnaast bankgegevens of een PayPal-adres zijn ingevuld.
2. In het aanbod of het pakket: de betaalmethode is daar onder Betaalmethoden aangezet.

Dat geldt vooral voor tegoedkaarten: elk pakket heeft een eigen selectie van betaalmethoden. Heb je betaling ter plekke voor de hele studio aangezet, maar in het pakket alleen Stripe gekozen, dan ziet de klant bij het kopen van dit pakket alleen de kaartbetaling. Zo verander je dat:

1. Open Manager → Tegoedkaart (het menu-item draagt de naam die je voor je kaarten hebt gekozen): app.bookicorn.net/kreditpakete.
2. Tik op het pakket en daarna op Bewerken.
3. Zet onder Betaalmethoden Betaling ter plekke of Handmatig: overschrijving/PayPal aan en sla op.

Bij aanbod gaat het net zo: aanbod openen, Bewerken, onder Betaalmethoden aanzetten.

Is overschrijving in de studio nog niet ingesteld, dan staat die in het aanbod of pakket alleen onder Meer betaalmethoden en kun je hem niet aanzetten.

Wat er gebeurt na een boeking met betaling ter plekke

Boekt een klant met betaling ter plekke of overschrijving, dan ontstaat de boeking meteen. Of die meteen bevestigd is, hangt af van het aanbod: staat Boekingen automatisch bevestigen aan, dan is ze meteen bevestigd, anders komt ze binnen als aanvraag.

De betaling staat dan nog open. Onder Manager → Transacties staat de boeking met de betaalmethode Betaling ter plekke of Handmatig en de status In afwachting.

Kiest de klant overschrijving, dan staan je bankgegevens in de boekingsbevestiging.

Heb je de addon Factuursysteem, dan voegt Bookicorn de factuur toe aan de boekingsbevestiging. Die staat op Open tot je de betaling bevestigt.

Wat er gebeurt na een aankoop met betaling ter plekke

Koopt een klant een tegoedkaart met betaling ter plekke of overschrijving, dan maakt Bookicorn de kaart aan, maar blokkeert die tot je de ontvangst van de betaling bevestigt. De klant ziet bij de kaart “Wacht op vrijgave door de studio” en krijgt een e-mail met bedrag, betalingskenmerk en ofwel je bankgegevens ofwel de melding ter plekke te betalen.

De uitzondering is een pakket met Credits meteen bruikbaar, ook vóór de betaling: dan kan de klant de kaart meteen gebruiken, maar de betaling blijft open tot jij die bevestigt. In het klantblad staat bij de kaart dat de betaling nog open staat, en je bevestigt die daar met Betaling bevestigen.

Jij krijgt in de Manager een melding dat er een kaart is besteld en dat de betaling openstaat.

Cadeaubonnen zijn de uitzondering: koopt iemand een cadeaubon met betaling ter plekke of overschrijving, dan is de cadeaubon meteen geldig en wordt die meteen met de betaalgegevens verstuurd. Je bevestigt later alleen nog de ontvangst van de betaling.

Betaling bevestigen

Is het geld binnen, dan bevestig je de betaling op een van deze plekken:

In de transacties:

1. Open Manager → Transacties: app.bookicorn.net/transaktionen.
2. Tik op de openstaande betaling.
3. Tik op Markeren als betaald. Bij een cadeaubon heet de knop Betaling bevestigen.

Bij een tegoedkaart in het klantprofiel:

1. Open Manager → Klanten en de klant.
2. Open het onderdeel met de credits en tik op de kaart.
3. Tik op Betaling bevestigen.

Bij een factuur bij een boeking: Onder Manager → Facturen de openstaande factuur openen en op Markeren als betaald tikken.

Wat er daarna gebeurt:

• Een geblokkeerde tegoedkaart is meteen bruikbaar.
• Bij een tegoedkaart maakt Bookicorn de factuur aan als er een standaard-factuuropsteller is ingesteld, en stuurt de klant een betalingsbevestiging met de factuur.
• Bij een boeking geldt de betaling als afgehandeld. Is er bij de boeking een factuur, dan geldt die vanaf dat moment als betaald, en de klant krijgt die als betalingsbevestiging per e-mail.

Betalingsherinnering versturen

Aan een openstaande betaling herinner je de klant zo:

1. Open Manager → Transacties en tik op de openstaande betaling.
2. Tik op Betalingsherinnering versturen.

De klant krijgt een e-mail met bedrag, betalingskenmerk en je betaalgegevens. In de transactie staat daarna hoeveel herinneringen er zijn verstuurd en wanneer de laatste de deur uitging.

Voor boekingen en eenmalige aankopen verstuurt Bookicorn niet vanzelf herinneringen. Automatisch herinnert Bookicorn alleen bij abonnementen die ter plekke of per overschrijving worden betaald (zie hieronder).

Abonnementen met betaling ter plekke of overschrijving

Een tegoed-abonnement kan ook contant of per overschrijving worden betaald. Daarvoor zet je in het abonnementspakket onder Betaalmethoden Betaling ter plekke of Handmatig: overschrijving/PayPal aan. Je hebt daarvoor de addon Tegoed-abonnementen nodig.

Zo loopt zo'n abonnement:

1. Afsluiten: de klant sluit het abonnement af. De credits zijn er meteen. Voor de eerste periode ontstaat een openstaande post, en de klant krijgt een e-mail met de betaalgegevens. Jij krijgt in de Manager de melding “Abo abgeschlossen, Zahlung offen”.
2. Betaling bevestigen: betaalt de klant, dan markeer je de openstaande post onder Transacties als betaald of bevestig je de betaling bij de kaart.
3. Verlenging: is de periode voorbij en staat er niets meer open, dan verlengt Bookicorn het abonnement vanzelf. De klant krijgt nieuwe credits en een e-mail met de betaalgegevens voor de nieuwe periode.
4. Herinnering: staat een periode 7 dagen open, dan stuurt Bookicorn de klant een betalingsherinnering, als er nog geen is verstuurd.
5. Achterstallig: staat een periode 14 dagen open, dan blokkeert Bookicorn de openstaande credits, zet het abonnement op Betaling achterstallig en stuurt de klant nog een herinnering. Jij krijgt de melding “Abo-Zahlung überfällig”.
6. Vrijgave: zodra je de betaling als betaald markeert, zijn de credits weer bruikbaar en loopt het abonnement verder.

Zolang een periode openstaat, verlengt Bookicorn niet. Na een achterstand begint de nieuwe periode op de dag van de verlenging, niet met terugwerkende kracht.

Een klant met een openstaande abonnementsbetaling kan geen ander abonnement met betaling ter plekke of overschrijving afsluiten tot de betaling is afgehandeld.

Zegt de klant op, dan loopt het abonnement tot het einde van de huidige periode en eindigt dan.

Veelgestelde vragen

Ik heb contante betaling aangezet, maar kan die bij het kopen niet kiezen. Waarom? De betaalmethode moet ook in het pakket of het aanbod zijn aangezet. Open het, tik op Bewerken en zet onder Betaalmethoden Betaling ter plekke aan.

Kan de klant met een contant gekochte kaart meteen boeken? Nee. De kaart is geblokkeerd tot je de ontvangst van de betaling bevestigt. Daarna is ze meteen bruikbaar.

Waar zie ik alle openstaande betalingen? Onder Manager → Transacties. Openstaande betalingen hebben de status In afwachting. Kies in het filter bij Status de waarde In afwachting, dan zie je alleen de openstaande.

Herinnert Bookicorn mijn klanten automatisch aan betalen? Alleen bij abonnementen met betaling ter plekke of overschrijving, na 7 en na 14 dagen. Bij boekingen en eenmalige aankopen stuur je de herinnering zelf met Betalingsherinnering versturen.

Kost betaling ter plekke iets? In Bookicorn niet. Of er voor kaartbetalingen op je eigen terminal kosten zijn, hangt af van je aanbieder.

Meer pagina's

• Betalingen en betaalmethoden →
• Tegoed-abonnementen →
• Facturen →
• Credits van een klant beheren →