Digitale aanwezigheidscontrole

De digitale aanwezigheidscontrole helpt je om de aanwezigheid van je deelnemers te registreren. Gebruik QR-codes of handmatige check-ins.

Overzicht

Waarom check-in?

• Aanwezigheidsbewijs: documentatie van wie er was
• No-show-tracking: wie komt niet
• Traceerbaarheid: bezetting en verloop per afspraak
• Klantbetrokkenheid: activiteit meten

Check-in-methoden

QR-code check-in

Les-QR-code

Elke lesafspraak heeft een eigen QR-code:

1. Ga naar de afspraak
2. Klik "QR-code weergeven"
3. Toon op scherm of print uit

Klant scant

1. Klant opent de Bookicorn-app
2. Scant de QR-code van de les
3. Check-in wordt automatisch geregistreerd
4. Bevestiging op het scherm

QR-code-opties

• Tijdvenster: geldig X minuten vóór/na de les
• Locatie: optioneel: GPS-verificatie
• Meervoudige scan: voorkomen of toestaan

Klant-QR scannen

Zo werkt het

Elke klant heeft een persoonlijke QR-code:

1. Open "Scanner" in de app
2. Scan de klant-QR (uit app of kaart)
3. Systeem toont de boekingen van vandaag
4. Kies les voor check-in

Voordelen

• Snel bij veel deelnemers
• Klant heeft geen app nodig
• QR op ledenkaart mogelijk

Handmatige check-in

In de deelnemerslijst

1. Open de deelnemerslijst
2. Klik op een deelnemer
3. Kies "Inchecken"
4. Status wisselt naar "Aanwezig"

Snelle check-in

1. Houd de naam van de deelnemer ingedrukt
2. Swipe naar rechts
3. Directe check-in

Iedereen inchecken

Bij kleine lessen:

1. Klik "Iedereen inchecken"
2. Bevestig
3. Klaar

Check-in-station

Hardware inrichten

Voor self-service check-in:

• Tablet of iPad bij de ingang
• Bookicorn in kioskmodus
• Optioneel: QR-scannerhardware

Kioskmodus

1. Ga naar Instellingen → Zelf-check-in
2. Activeer "Kioskmodus"
3. Stel een pincode voor admintoegang in
4. Open de URL op het apparaat

Weergave

• Grote QR-code voor de huidige les
• Handmatige invoer mogelijk
• Bevestiging met animatie

Tijdvenster

Standaardinstelling

• Check-in opent: 30 min vóór aanvang van de les
• Check-in sluit: 15 min na aanvang van de les

Aanpassen

Onder Instellingen → Zelf-check-in:

• Globaal voor alle lessen
• Of per les individueel

Te late check-ins

Opties voor check-ins buiten het venster:

• Blokkeren: niet mogelijk
• Waarschuwing: met admin-melding
• Toestaan: altijd mogelijk

No-show afhandelen

Wat is een no-show?

Klant was geboekt, maar:

• Niet ingecheckt
• Niet geannuleerd
• Les is voorbij

Automatische markering

Na afloop van de les worden niet-ingecheckte deelnemers gemarkeerd als "No-show":

• Wachttijd na afloop van de les (bijv. 30 min)
• Automatische statuswissel

Gevolgen van een no-show

Instelbaar:

No-show-tracking

In het klantprofiel:

• Aantal no-shows
• No-showpercentage
• Laatste no-shows

Meldingen

Aan de klant

• Optioneel: check-inbevestiging
• Bij no-show: herinnering aan de annuleringstermijn

Aan admins

• Dagelijkse aanwezigheidslijst
• No-show-rapport
• Waarschuwing bij afwijkingen

Aan trainers

• Live-updates van de deelnemerslijst
• No-show-melding
• Wachtlijstinformatie

Waar de aanwezigheid zichtbaar wordt

De geregistreerde check-ins staan daar waar ze ontstaan:

• Bij de afspraak: wie ingecheckt is en wie ontbreekt
• In de deelnemerslijst: de status van elke deelnemer
• Op het overzicht: de check-ins van vandaag

Een eigen analysepagina met aanwezigheidspercentages, no-showtrends en export bestaat momenteel niet. Die komt terug als eigen statistiek-addon.

Veelgestelde vragen

Wat als de QR-code niet werkt?

1. Handmatige check-in mogelijk
2. QR opnieuw genereren
3. Bij problemen: support

Kan ik check-ins achteraf wijzigen?

Ja, als admin:

1. Deelnemerslijst openen
2. Status wijzigen
3. Reden optioneel

Hoe voorkom ik nep-check-ins?

• GPS-verificatie activeren
• QR-code regelmatig wisselen
• Trainerbevestiging instellen

Volgende stappen

• Annuleringen beheren
• Terug naar het overzicht