Inchecken en aanwezigheid
Met het inchecken leg je vast wie er echt naar een afspraak is gekomen. Dat kan met de hand in de deelnemerslijst of als zelf inchecken, waarbij klanten zich met de klantenapp zelf aanmelden. Voor beide heb je de addon Digitale aanwezigheidscontrole nodig, die je in de Manager onder Addon Store activeert.
Hoe bevestig ik de aanwezigheid?
De aanwezigheid bevestig je in de afspraak:
- Tik in de kalender of op het dashboard op de afspraak.
- In het tabblad Bevestigd staat rechts naast elke naam een cirkel. Tik erop om de persoon in te checken.
- Of tik op de drie puntjes bij de persoon en kies Inchecken.
Een vergissing herstel je met Check-in ongedaan maken in hetzelfde menu. Bovenaan de deelnemerslijst zie je hoeveel mensen al zijn ingecheckt.
Met de hand inchecken kan altijd, voor, tijdens en na de afspraak.
Als afwezig markeren
Is iemand niet gekomen, tik dan op de drie puntjes bij de persoon en kies Als afwezig markeren. De cirkel toont dan een rood kruis. Het is alleen een notitie: de boeking blijft staan, er wordt niets geannuleerd, geen tegoed teruggeboekt en de persoon krijgt geen e-mail. Met Afwezig ongedaan maken staat de persoon weer open.
Komt de persoon toch nog, tik dan op de cirkel, of de persoon checkt zelf in. Dan telt hij of zij als aanwezig. Onder Zelf inchecken zie je hoeveel mensen als afwezig gemarkeerd zijn.
Ik vind geen knop om in te checken
Ontbreken de cirkel en het menu-item Inchecken in de deelnemerslijst, dan ligt dat aan een van deze redenen:
- De addon “Digitale aanwezigheidscontrole” is niet actief. Onder de deelnemerslijst staat dan een melding met de weg naar de Addon Store.
- Je mist het recht. Trainers hebben het recht nodig om aanwezigheid te markeren.
- Bij het aanbod staan uitgifte en teruggave aan (Wordt er iets uitgegeven en teruggebracht?). Daar is er in plaats van inchecken Ophalen bevestigen en Retour bevestigen.
Inchecken zonder de addon bestaat niet. Wie niet is verschenen, markeer je als afwezig; een eigen status bij de boeking is daar niet voor.
Zelf inchecken via QR-code openen
Bij zelf inchecken checken klanten zichzelf in met de klantenapp door een code te scannen. De code zet je klaar in de afspraak:
- Open de afspraak en kies bovenaan onder Meer het item Zelf inchecken.
- Tik op Inchecken openen.
- Toon de QR-code, bijvoorbeeld op een tablet bij de ingang. Met Code delen of Code opslaan kun je hem doorsturen of afdrukken.
Zolang het inchecken open is, staat daar “Deelnemers kunnen tot … zelf inchecken.” De code geldt vanaf het openen tot 30 minuten na het einde van de afspraak. Met Inchecken sluiten beëindig je het eerder. Onder Al aanwezig zie je wie al is ingecheckt.
Zelf inchecken bereik je ook via de kaart met de volgende afspraak op het dashboard.
Een boeking scannen
Elke boeking heeft een eigen QR-code. Klanten vinden die in de klanten-app bij hun boeking en in de bevestigingsmail. In de mail staat hij bij aanbod met uitgifte altijd, anders als de addon Digitale aanwezigheidscontrole actief is.
- Open in de Manager Scannen (app.bookicorn.net/scan). Je komt er ook via QR-code scannen onder Ophalen & teruggave en in het blad Zelf inchecken.
- Houd de QR-code van de boeking in het kader. In de web-Manager gebruikt Bookicorn de camera van de browser.
- Tik afhankelijk van de boeking op Inchecken, Uitgifte bevestigen of Retour bevestigen. Met Volgende scannen ga je verder.
Klopt er iets niet, dan toont de scanner een melding, bijvoorbeeld:
- “Deze boeking geldt voor …”, als hij voor een andere dag is.
- “Deze boeking is geannuleerd.”
- “Deze boeking is nog niet bevestigd.”
- “Inchecken is in deze studio niet actief.”
De incheckcode van een les is iets anders: die scannen klanten zelf om in te checken. Scan je hem in de Manager, dan zegt de scanner dat je de code uit de boeking nodig hebt.
Wanneer kunnen klanten zelf inchecken?
Klanten checken in de klantenapp in met Inchecken. Er zijn twee manieren:
- Code scannen: alleen zolang je het inchecken voor deze afspraak hebt geopend.
- Ik ben er (via locatie): van 60 minuten voor het begin tot 30 minuten na het einde van de afspraak, gerekend in de tijdzone van je studio. De app controleert of de klant maximaal 200 meter van de plek van de afspraak is. Daarvoor moet de locatie coördinaten hebben. Openen hoef je daarvoor niets.
Voor beide manieren heeft de klant een bevestigde boeking voor deze afspraak nodig, en de afspraak mag niet zijn afgezegd.
Zelf inchecken instellen
Welke manieren zijn toegestaan, stel je in onder Manager → Instellingen → Zelf inchecken (app.bookicorn.net/einstellungen/checkin). Onder Toegestane manieren zijn er:
- Zelf inchecken: deelnemers checken zichzelf in. Staat dit uit, dan is er geen zelf inchecken meer, alleen nog inchecken met de hand.
- Via QR-code
- Via locatie
Alle drie staan standaard aan en gelden voor alle afspraken van je studio.
Inchecken en annuleren
Wordt een boeking geannuleerd, dan verwijdert Bookicorn ook de check-in van die persoon. Bij het afzeggen van een afspraak worden de check-ins eveneens verwijderd.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik de aanwezigheid bevestigen? In de afspraak in het tabblad Bevestigd op de cirkel naast de naam tikken of in het menu van de persoon Inchecken kiezen. Daarvoor is de addon “Digitale aanwezigheidscontrole” nodig.
Ik vind geen knop om in te checken. Waarom? Meestal ontbreekt de addon “Digitale aanwezigheidscontrole”. Trainers hebben daarnaast het recht ervoor nodig. Bij aanbod met uitgifte is er in plaats van inchecken ophalen en retourneren.
Vanaf wanneer kunnen klanten zelf inchecken? Via locatie van 60 minuten voor het begin tot 30 minuten na het einde. Via QR-code zodra je het inchecken in de afspraak opent.
Waar vinden klanten het inchecken? In de klantenapp via Inchecken. Daar kiezen ze Code scannen of Ik ben er.
Heeft het gevolgen als iemand niet komt opdagen? Nee. Je kunt de persoon in de afspraak als afwezig markeren, dat is alleen een notitie. Automatische kosten of blokkering zijn er niet.
Kan ik de QR-code van een boeking in de Manager scannen? Ja, onder Scannen (app.bookicorn.net/scan). Afhankelijk van de boeking check je de persoon daarmee in of bevestig je uitgifte of retour.