Bezettingsbeheer
De addon Bezettingsbeheer helpt je ruimtes en trainers zonder overlap te plannen: de Manager wijst op dubbele bezetting, je blokkeert locaties en ruimtes en ziet de bezetting. Beide vind je op de pagina Blokkeringen en bezetting (app.bookicorn.net/raumplan) met de tabbladen Blokkeringen en Bezetting. De addon activeer je in de Addon Store (app.bookicorn.net/addon-store).
Melding bij dubbele bezetting
Met de addon controleert de Manager bij het aanmaken van een losse afspraak en bij het bewerken van een afspraak of er op hetzelfde moment al iets is. Mogelijke meldingen:
- Ruimte al bezet
- Trainer al ingepland
- Locatie al in gebruik
- Buffertijd niet gehaald
Valt de afspraak in een blokkering, dan toont de Manager dat in rood. Opslaan kan in alle gevallen toch, de meldingen houden niets tegen. Bij het aanmaken van een reeks is er geen controle.
Bij aanbod met vrije tijdskeuze blokkeert de addon bovendien de ruimte: is in dezelfde ruimte al een tijd van een ander aanbod met vrije tijdskeuze geboekt, dan wordt die niet nog eens aangeboden. Zie Vrije tijdskeuze.
Blokkeringen
Blokkeringen beheer je op de pagina Blokkeringen en bezetting in het tabblad Blokkeringen. Hetzelfde blad opent ook bij een ruimte en bij een resource via Blokkering toevoegen.
- Tik op Blokkering aanmaken.
- Kies onder Wat blokkeer je? Hele locatie, Ruimte of Resource en daarna de locatie, de ruimte of de resource.
- Kies de Reden: Vakantie, Onderhoud of Overig. Een Notitie (optioneel) legt vast waar het om gaat, bijvoorbeeld “Hoefsmid” of “Bedrijfsvakantie”.
- Kies Datumbereik voor hele dagen met Van en Tot of Terugkerend voor weekdagen met Starttijd en Eindtijd, en sla op.
Blokkeringen van locaties en ruimtes horen bij Bezettingsbeheer, blokkeringen van resources bij de addon Resources. Zonder de passende addon is de keuze in het blad zichtbaar, maar vergrendeld.
Wat een blokkering doet
- Vrije tijdskeuze en resources: in de geblokkeerde tijd worden geen tijden aangeboden. Een volledig geblokkeerde dag geldt als gesloten.
- Afspraken met vaste tijden: die worden niet afgezegd en blijven boekbaar. Bij het aanmaken of bewerken van een afspraak in een blokkering toont de Manager alleen een melding.
- Kalender: toont de blokkeringen.
Valt een vaste afspraak door een blokkering uit, zeg hem dan zelf af, zie Vakantie, uitval en afspraken afzeggen.
Bezetting
Op de pagina Blokkeringen en bezetting toont het tabblad Bezetting voor een gekozen Ruimte of alle ruimtes en een periode van Van tot Tot op welke weekdagen en uren tussen 6 en 22 uur er afspraken zijn. Daarbij horen de kengetallen Ø bezetting, Topruimte, Zwakste ruimte en Ongebruikte uren / dag.
Geteld worden afspraken, niet de afzonderlijke boekingen. Voor het aantal boekingen per afspraak kijk je in de deelnemerslijst.
Veelgestelde vragen
Voorkomt de addon dubbele boekingen? Bij vrije tijdskeuze blokkeert hij de ruimte voor ander aanbod met vrije tijdskeuze. Bij afspraken met vaste tijden toont hij alleen een melding, opslaan kan toch.
Zegt een blokkering mijn lessen af? Nee. Afspraken met vaste tijden blijven staan en boekbaar. Zeg ze indien nodig zelf af.
Waar zet ik vakantie voor een hele locatie? Op de pagina Blokkeringen en bezetting met Blokkering aanmaken en Hele locatie, reden Vakantie. Dat werkt op vrije tijdskeuze en resources.
Hoe blokkeer ik een apparaat voor onderhoud? Open de resource en tik op Blokkering toevoegen, kies de reden Onderhoud en de periode. Daarvoor is de addon Resources nodig.
Waar vind ik de pagina Blokkeringen en bezetting? In het menu onder Locaties → Blokkeringen en bezetting (app.bookicorn.net/raumplan).