Klanten aanmaken
De meeste klanten komen vanzelf bij je: ze registreren zich op je boekingspagina of in de klantenapp en boeken. Je kunt klanten ook zelf in de Manager aanmaken, bijvoorbeeld voor vaste klanten die je in het systeem wilt zetten.
Hoe maak ik handmatig een klant aan?
Een klant maak je in de Manager aan onder Klanten (app.bookicorn.net/kunden).
- Open Manager → Klanten.
- Tik op Klant aanmaken. Op je telefoon is dat het pictogram rechtsboven. Je kunt ook op het dashboard via het plusteken Toevoegen en daarna Klant aanmaken.
- Vul onder Persoonlijke gegevens Voornaam, Achternaam en E-mail in. Telefoon en Geboortedatum zijn vrijwillig. Voor een bedrijf, kinderopvang of school vul je ook Bedrijf of instelling in, dan zijn voor- en achternaam vrijwillig.
- Laat Uitnodiging per e-mail versturen aanstaan als de klant meteen een link moet krijgen om een wachtwoord in te stellen.
- Vul zo nodig onder Adres Straat en huisnummer, Postcode en Plaats aan.
- Tik op Klant aanmaken.
Zolang er een verplicht gegeven ontbreekt, heet de knop Volgende en brengt je naar het ontbrekende veld.
Klanten aanmaken mogen alleen admins.
Bedrijven, kinderopvang en scholen als klant
Boekt er bij jou een instelling in plaats van één persoon, bijvoorbeeld een kinderopvang, een school of een bedrijf, dan maak je die aan als zakelijke klant:
- Vul onder Persoonlijke gegevens bij Bedrijf of instelling de naam in, bijvoorbeeld “Kinderopvang Zonnetje”.
- Voornaam en Achternaam zijn dan vrijwillig. Vul je ze in, dan zijn ze de contactpersoon.
- E-mail blijft verplicht.
Zo verschijnt een zakelijke klant in de Manager:
- In de klantenlijst, op het klantblad, bij de deelnemers van een afspraak en in de agenda staat het bedrijf. In de klantenlijst en op het klantblad staat de contactpersoon eronder.
- De zoekfunctie vindt het bedrijf en de contactpersoon.
- Facturen gaan naar het bedrijf. Is er een contactpersoon, dan staat daaronder “T.a.v.” met diens naam.
- E-mails spreken de contactpersoon aan, zonder contactpersoon het bedrijf met “Hallo”. In e-mails en meldingen aan jou staat het bedrijf met de contactpersoon, bijvoorbeeld “Kita Dahlum (Pia Fricke)”.
- De CSV-export heeft een eigen kolom Bedrijf.
- Het Btw-nummer van een bedrijf vul je in het klantblad in onder Bewerken; het veld verschijnt zodra er een bedrijf is ingevuld. Het staat dan op de factuur.
Bij een bestaande klant vul je het bedrijf op het klantblad aan via Bewerken.
De uitnodiging per e-mail
Met Uitnodiging per e-mail versturen krijgt de klant een e-mail met een link waarmee een wachtwoord kan worden ingesteld. De link is 7 dagen geldig.
Zet je de uitnodiging uit, dan ontstaat het account toch. De klant kan later zelf inloggen via “Wachtwoord vergeten”.
Heeft de klant de uitnodiging gemist, dan kun je in het klantblad onder Meer → Wachtwoord resetten een nieuwe link sturen.
Een klant zonder e-mailadres aanmaken?
Zonder e-mailadres kun je geen klant aanmaken. Het e-mailadres is verplicht, omdat inloggen, boekingsbevestigingen en facturen daarlangs lopen.
Ook een gast die je bij het inboeken aanmaakt, heeft een e-mailadres nodig.
Als het e-mailadres al een account heeft
Bij het aanmaken controleert Bookicorn het e-mailadres:
- De persoon is al klant bij je: de Manager meldt “Dieser Kunde ist bereits bei deinem Studio registriert.” Er ontstaat geen tweede vermelding.
- De persoon heeft al een Bookicorn-account, bijvoorbeeld bij een andere studio: die wordt aan je studio gekoppeld. De profielgegevens blijven zoals ze zijn, jouw invoer overschrijft ze niet. Staat de uitnodiging aan, dan krijgt de persoon toch de link om een wachtwoord in te stellen.
Een gast zonder account aanmaken bij het inboeken
Wil je iemand alleen snel voor een afspraak inboeken, dan hoef je niet eerst een klant aan te maken. Met de addon “Gastboeking” is er bij het inboeken in de stap Persoon het onderdeel Als nieuwe gast inboeken:
- Verplicht zijn Voornaam, Achternaam en E-mail, vrijwillig is Telefoon (optioneel).
- Hoort het e-mailadres al bij iemand, dan toont de Manager “Dit e-mailadres is al gekoppeld aan … De boeking wordt toegewezen, er ontstaat geen duplicaat.”
- De gast verschijnt daarna in je klantenlijst met het label Gast.
- Gasten kunnen niet met credits betalen.
- Een gast krijgt geen uitnodiging en geen link om een wachtwoord in te stellen, alleen de boekingsbevestiging als Bevestigingsmail versturen aanstaat.
Het hele verloop beschrijft Deelnemers inboeken.
Klanten importeren
Een import van klantenlijsten, bijvoorbeeld als CSV-bestand, is er in de Manager niet. Je kunt klanten afzonderlijk aanmaken of ze bij het eerste inboeken als gast vastleggen. Wil je veel bestaande deelnemers overnemen, stuur ons dan een bericht, dan bespreken we samen hoe ze in Bookicorn komen.
De andere kant op kan wel: in de tabelweergave van de klantenlijst selecteer je regels en exporteer je ze met CSV exporteren.
Klantenlimiet van je plan
Heeft je plan een limiet voor het aantal klanten en kom je daar dichtbij, dan toont de klantenlijst voor admins “Klanten: … van …”. Is de limiet bereikt, dan kun je geen klant meer aanmaken en toont de Manager “Klantenlimiet bereikt”. Betaalde plannen hebben geen limiet. Welke limieten gelden, staat in Prijsstaffels.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik handmatig een klant aan? Onder Manager → Klanten met Klant aanmaken. Voornaam, achternaam en e-mail invullen, op Klant aanmaken tikken.
Kan ik een kinderopvang, school of bedrijf als klant aanmaken? Ja. Vul bij het aanmaken Bedrijf of instelling in. Voor- en achternaam zijn dan vrijwillig en gelden als contactpersoon, facturen gaan naar het bedrijf.
Moet ik een klant aanmaken voordat ik die kan inboeken? Nee. Met de addon “Gastboeking” maak je de klant bij het inboeken direct als gast aan.
Kan ik een klant zonder e-mail aanmaken? Nee, het e-mailadres is verplicht.
De klant heeft de uitnodiging niet gekregen. Wat nu? Stuur in het klantblad onder Meer → Wachtwoord resetten een nieuwe link. Controleer ook of het adres goed is gespeld.
Kan ik mijn klantenlijst uit een ander programma importeren? Een import om zelf te doen is er niet. Stuur ons een bericht, dan vinden we samen een oplossing.
Mogen trainers klanten aanmaken? Nee, dat mogen alleen admins.