Vakantie, uitval en afspraken afzeggen
Als een afspraak niet doorgaat, je op vakantie gaat of iemand invalt, is er in de Manager per situatie een eigen weg. Deze pagina legt uit welke weg waarvoor is en wat je deelnemers daarbij krijgen.
Een losse afspraak afzeggen
Een losse afspraak zeg je af in de afspraak zelf:
- Tik in de kalender op de afspraak.
- Open bovenaan Meer en kies Afzeggen.
- Controleer onder Terugbetaling wat iedereen terugkrijgt.
- Laat Afzeggingsmail naar deelnemers versturen aanstaan als de deelnemers een e-mail moeten krijgen. Dat is de standaardinstelling.
- Vul zo nodig een Annuleringsreden (optioneel) in. Die staat dan in de e-mail.
- Tik op Afspraak afzeggen.
Ook een afspraak zonder boekingen kun je afzeggen. De afspraak blijft daarna met het label Afgezegd in de kalender staan.
Admins mogen altijd afzeggen, trainers alleen met het recht daarvoor.
Wat deelnemers bij het afzeggen van een afspraak krijgen
Bij het afzeggen annuleert Bookicorn alle bevestigde en openstaande boekingen van deze afspraak en betaalt ze volledig terug:
| Betaald met | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Credits | De gebruikte credits worden automatisch teruggeboekt. |
| Stripe | De betaling gaat automatisch terug naar de klant. De transactiekosten betaalt Stripe daarbij niet terug. |
| PayPal | De betaling wordt automatisch terugbetaald. |
| Betaling ter plekke of overschrijving, al betaald | Er gaat niet automatisch geld terug. Je krijgt onder Meldingen de melding “Handmatige terugbetaling vereist” en betaalt het bedrag zelf terug. |
| Nog niet betaald | Er valt niets terug te betalen. |
Met de afzeggingsmail aan krijgt iedereen een e-mail “Les afgelast” met de reden en een zin over de terugbetaling, bijvoorbeeld dat de credits zijn bijgeschreven. Gasten zonder account krijgen de e-mail op het opgegeven adres. Was er bij een boeking een factuur, dan maakt Bookicorn automatisch een creditfactuur aan en voegt die toe aan de e-mail.
Wie op de wachtlijst van deze afspraak staat, krijgt een melding dat de afspraak is afgezegd.
Jij en de trainer van de afspraak krijgen een melding over de afzegging.
Een afgezegde afspraak weer activeren
Een afgezegde afspraak haal je terug in de afspraak onder Meer met Reactiveren. De afspraak is daarna weer boekbaar. De boekingen die bij het afzeggen zijn geannuleerd, blijven geannuleerd, en er gaat geen e-mail uit. Laat je deelnemers dus zelf weten dat ze opnieuw kunnen boeken.
Een afspraak van een reeks afzeggen
Een losse afspraak van een reeks zeg je op dezelfde manier af. Geannuleerd worden dan alleen de deelnames aan deze ene afspraak. Een terugbetaling is er daarbij niet, omdat de reeks als geheel is betaald. Meer over reeksen in Lessenreeksen.
Een hele afsprakenserie afzeggen
Valt een hele serie uit, dan zeg je alle komende afspraken in één keer af:
- Open het aanbod onder Manager → Aanbod.
- Open het onderdeel Serieafspraken en tik op Serie-afspraken beheren.
- Kies bij de serie Serie annuleren.
Elke komende afspraak van de serie wordt daarbij afgezegd zoals een losse afspraak: boekingen worden geannuleerd en terugbetaald, en de deelnemers krijgen altijd een afzeggingsmail.
Serie verwijderen is daar niet voor bedoeld: bij een geboekte serie zet het de afspraken alleen op afgezegd, maar annuleert de boekingen niet en betaalt niets terug.
Vakantie of sluitingsdagen invullen
Een vakantie voor de hele studio die alle afspraken in één keer afzegt, is er in de Manager niet. Afhankelijk van de soort aanbod ga je zo te werk:
Aanbod met vaste afspraken: zeg de afspraken in de vakantieperiode afzonderlijk af, zoals hierboven beschreven. Nieuwe series maak je het beste pas na de vakantie verder aan. Bij een afsprakenblok kun je bij het aanmaken afzonderlijke dagen uitsluiten.
Aanbod met vrije tijdskeuze: vul de vakantie in het beschikbaarheidsprofiel in onder Gesloten met Periode toevoegen. In die periode zijn geen tijden boekbaar. Al geboekte afspraken blijven bestaan, die zeg je afzonderlijk af. Meer in Vrije tijdskeuze.
Studio, ruimtes en resources blokkeren: op de pagina Blokkeringen en bezetting (app.bookicorn.net/raumplan) maak je met Blokkering aanmaken een blokkering met de reden Vakantie aan en kies je onder Wat blokkeer je? Hele locatie, Ruimte of Resource. Locatie en ruimte hebben de addon “Bezettingsbeheer” nodig, resources de addon “Resources”. Een blokkering werkt zo:
- In de geblokkeerde tijd biedt Bookicorn geen tijden met vrije tijdskeuze en geen resources aan.
- Bestaande afspraken met vaste tijden worden niet afgezegd en blijven boekbaar. Zeg ze af via de afspraak. Bij het aanmaken of bewerken van een afspraak toont de Manager alleen een melding over de blokkering.
Meer daarover in Bezettingsbeheer.
Vervanging als een trainer uitvalt
Valt iemand in voor een afspraak, dan vul je de vervanging in bij de afspraak:
- Open de afspraak en kies onder Meer het item Bewerken.
- Zet bij het veld Trainer de eigen invoer aan en kies de vervanger.
- Tik op Opslaan.
Dat geldt alleen voor deze ene afspraak. Klanten en de vervanger krijgen geen automatisch bericht. Wil je de deelnemers informeren, gebruik dan in de afspraak Iedereen mailen.
Een afwezigheid voor een trainer die de afspraken van de trainer automatisch blokkeert of herverdeelt, is er niet. De tijden in het tabblad Beschikbaarheid van een trainer worden bij het boeken niet meegenomen.
Afspraak verplaatsen in plaats van afzeggen
Vindt een afspraak op een ander moment plaats, dan verplaats je die in plaats van af te zeggen: in de afspraak onder Meer → Bewerken datum en tijd wijzigen. Alle deelnemers met een bevestigde of openstaande boeking krijgen een e-mail “Les verplaatst” met de oude en de nieuwe tijd. Hun boeking blijft bestaan. Details in Afspraken aanmaken en bewerken.
Aanbod deactiveren is geen afzegging
Deactiveer je een heel aanbod, dan worden alle afspraken ervan op afgezegd gezet. De boekingen blijven daarbij echter bestaan en worden niet terugbetaald. Als geboekte afspraken uitvallen, zeg ze dan altijd af met Afzeggen.
Veelgestelde vragen
Hoe vul ik vakantie in? Bij vrije tijdskeuze in het beschikbaarheidsprofiel onder Gesloten. Bij vaste afspraken zeg je de afspraken in de vakantie afzonderlijk af. Met een blokkering met de reden Vakantie onder Blokkeringen en bezetting blokkeer je daarnaast locaties, ruimtes of resources, maar dat geldt alleen voor vrije tijdskeuze en resources.
Krijgen mijn klanten hun geld terug als ik een afspraak afzeg? Ja. Credits, Stripe- en PayPal-betalingen worden automatisch terugbetaald. Bij betaling ter plekke of overschrijving betaal je zelf terug, Bookicorn herinnert je daaraan.
Krijgen de deelnemers een e-mail? Ja, als Afzeggingsmail naar deelnemers versturen aanstaat. Dat is de standaardinstelling.
Kan ik een afzegging ongedaan maken? De afspraak wel, met Reactiveren. De geannuleerde boekingen blijven echter geannuleerd, de deelnemers moeten opnieuw boeken.
Mijn trainer is ziek. Hoe vul ik een vervanging in? In de afspraak onder Meer → Bewerken bij het veld Trainer de vervanger kiezen. De deelnemers krijgen daarbij geen bericht, mail ze zo nodig met Iedereen mailen.
Kan ik alle afspraken in een periode in één keer afzeggen? Nee. Je kunt losse afspraken afzeggen of een hele serie met Serie annuleren.