Ruimtes
Een ruimte hoort bij een locatie en heeft een vast aantal plekken. Je koppelt die aan aanbod of aan afzonderlijke afspraken. Zo zien klanten waar iets plaatsvindt, en blijft het aantal deelnemers van een aanbod binnen de grootte van de ruimte.
Ruimte aanmaken
- Open Manager → Locaties → Ruimtes (app.bookicorn.net/raeume).
- Tik op Ruimte toevoegen.
- Vul de Naam in, bijvoorbeeld “Lesruimte A”.
- Kies de Locatie.
- Vul Max. deelnemers in.
- Sla de ruimte op.
Naam, Locatie en Max. deelnemers zijn verplicht. Maak eerst een locatie aan als die er nog niet is.
Vrijwillig zijn Beschrijving, Grootte (m²) en Uitrusting. Met Online ruimte vul je in plaats daarvan een Zoom-link en een Zoom-meeting-ID in. Via Ruimte is actief haal je een ruimte uit gebruik.
Een ruimte aan een aanbod of afspraak koppelen
- Bij het aanbod: in het onderdeel Locatie & Trainer eerst de Locatie, dan de Ruimte kiezen. De ruimte geldt voor alle afspraken van het aanbod. Het ruimteveld toont alleen ruimtes, geen resources.
- Bij een afzonderlijke afspraak: in de afspraak onder Meer → Bewerken bij het veld Ruimte de eigen invoer aanzetten.
Je kunt alleen actieve ruimtes van de gekozen locatie kiezen. Zonder locatie blijft het ruimteveld vergrendeld en toont “Kies eerst een locatie”.
Capaciteit van de ruimte en aantal deelnemers
Is er een ruimte gekozen, dan mag Max. deelnemers van het aanbod niet boven de capaciteit van de ruimte liggen. Anders meldt de Manager “Maximale ruimtecapaciteit: … deelnemers”. Dat geldt ook voor de plekken per tijdvak bij vrije tijdskeuze.
Dubbele bezetting van een ruimte
Of een ruimte op hetzelfde moment al bezet is, controleert de Manager met de addon “Bezettingsbeheer”: bij het aanmaken van een losse afspraak en bij het bewerken van een afspraak toont hij een melding als ruimte, trainer of locatie al bezet zijn. Opslaan kan toch.
Zonder de addon is er geen controle op dubbele bezetting van ruimtes.
Blokkeringen van een ruimte
Voor een vaste periode, bijvoorbeeld een verbouwing, maak je een blokkering aan: in de ruimte met Blokkering toevoegen of op de pagina Blokkeringen en bezetting (app.bookicorn.net/raumplan). Beide openen hetzelfde blad. Blokkeringen van ruimtes hebben de addon “Bezettingsbeheer” nodig.
Blokkeringen werken op boekingen met vrije tijdskeuze en op resources. Afspraken met vaste tijden in deze ruimte blijven boekbaar en worden niet afgezegd. Meer in Bezettingsbeheer.
Ruimte verwijderen
Een ruimte verwijder je in de ruimte met Verwijderen. Dat kan alleen zolang er geen afspraak meer naar de ruimte verwijst. Anders meldt de Manager “Ruimte kan niet worden verwijderd (waarschijnlijk nog in gebruik)”. Wil je een ruimte niet meer gebruiken, zet dan Ruimte is actief uit.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik bij een aanbod geen ruimte kiezen? Kies eerst in het onderdeel Locatie & Trainer een locatie. Alleen actieve ruimtes van deze locatie verschijnen.
Waarom kan ik niet meer deelnemers invullen? De gekozen ruimte heeft minder plekken. Verhoog Max. deelnemers in de ruimte of kies een grotere ruimte.
Waarschuwt Bookicorn als een ruimte dubbel bezet is? Ja, met de addon “Bezettingsbeheer” bij het aanmaken en bewerken van losse afspraken.
Kan ik een ruimte een kleur geven? Nee. Ruimtes hebben geen eigen kleur.