Credits van een klant beheren
De tegoedkaarten van een afzonderlijke klant beheer je in het klantprofiel. Daar ken je handmatig credits toe, corrigeer je kaarten en bevestig je betalingen.
De kaarten van een klant openen
- Open Manager → Klanten en tik op de klant.
- Open het onderdeel met de credits. Dat draagt de naam van je eenheid, bijvoorbeeld Credits.
Daar staan alle tegoedkaarten van de klant. Tik je op een kaart, dan zie je bovenaan Beschikbaar, Totaal en Gebruikt, daarnaast het boekingsnummer, de vervaldatum en de waarde per credit. Daaronder staan de acties voor deze kaart.
Handmatig credits toekennen
Met een nieuwe kaart schrijf je een klant credits bij, bijvoorbeeld als cadeau, uit coulance of voor een betaling die je buiten Bookicorn hebt ontvangen.
- Tik in het onderdeel met de credits op Credits handmatig toekennen.
- Kies onder Pakketsjabloon een van je pakketten of Aangepast. Een sjabloon neemt naam, credits en prijs over.
- Vul het Totaal Credits in en, als er al zijn verbruikt, de Beschikbare Credits.
- Vul de Pakketnaam in.
- Kies het Transactietype: Betaling, Handmatige bijschrijving, Coulance, Actie, Cadeau of Terugbetaling. Bij betaling vul je de Prijs in, bij de andere de Waarde van het Credit voor je analyses. Bij cadeau en actie zet Bookicorn de waarde op 0.
- Stel onder Start & verval het Starttype en het Vervaltype in: Geen verval, Vaste vervaldatum, Na aankoopdatum of Na startdatum.
- Optioneel: een Interne notitie.
- Tik op Credits bijschrijven.
Met de addon Factuursysteem tonen Betaling en Handmatige bijschrijving met een bedrag de schakelaar Factuur aanmaken, standaard aan. Onder Factuuropsteller kies je wie de factuur uitschrijft, Automatisch neemt je standaard. Bij Al betaald is de kaart meteen te gebruiken en krijgt de klant een betalingsbevestiging met de factuur. Bij Betaling nog openstaand krijgt hij een betalingsinstructie met je bankgegevens en de factuur, en de kaart blijft geblokkeerd tot je onder Manager → Transacties op Markeren als betaald tikt. Zonder factuur krijgt de klant een e-mail over de bijgeschreven credits en is de kaart meteen te gebruiken.
Onder Betaalstatus kies je Al betaald of Betaling nog openstaand, en onder Factuur versturen Nu versturen of Later versturen. Er is niets voorgeselecteerd, beide keuzes zijn verplicht. Met Later versturen maakt Bookicorn de factuur alleen aan en verstuurt hem niet, bijvoorbeeld als je credits lang voor de start van de cursus aan een kinderopvang of school toekent. De klant krijgt dan alleen de e-mail over de bijgeschreven credits, of bij Al betaald de betalingsbevestiging, in beide gevallen zonder factuur. Bij Betaling nog openstaand is de kaart toch meteen te gebruiken. De factuur vind je onder Manager → Facturen: daar pas je de vervaldatum en de posities aan en verstuur je hem met Per e-mail versturen wanneer het je uitkomt. Is het geld binnen, tik dan in de factuur op Markeren als betaald en de klant krijgt een betalingsbevestiging.
Credits toevoegen of aftrekken
Om een bestaande kaart te corrigeren:
- Credits toevoegen: aantal en Reden voor toevoeging invullen. De credits komen bij de kaart en zijn meteen beschikbaar. De klant krijgt een melding.
- Credits aftrekken: aantal en Reden voor aftrek invullen. Je kunt maximaal zoveel aftrekken als er nog beschikbaar is. De kaart blijft actief.
De reden is in beide gevallen verplicht en staat daarna in het verloop van de kaart.
De betaling van een kaart bevestigen
Heeft een klant een kaart gekocht met betaling ter plekke of overschrijving, dan staat bovenaan “Wacht op jouw bevestiging”. Tot dan is de kaart geblokkeerd en kan de klant er niets mee boeken.
Is het geld binnen, tik dan op Betaling bevestigen. De kaart is meteen bruikbaar. Heb je een standaard factuuropsteller, dan maakt Bookicorn de factuur aan en stuurt die naar de klant.
Kaart pauzeren en hervatten
Met Tegoedkaart pauzeren zet je een kaart stil, bijvoorbeeld bij ziekte. De actie draagt jouw kaartbenaming in de naam.
- Direct pauzeren of Periode plannen met Pauzeren vanaf en Pauzeren tot
- Reden voor pauzering is verplicht
Tijdens de pauze kan de klant met deze kaart niets boeken. Met Pauze beëindigen beëindig je de pauze zelf, dan verlengt Bookicorn de vervaldatum met de pauzedagen. Eindigt een geplande periode, dan beëindigt Bookicorn de pauze automatisch, zonder de vervaldatum te verlengen. Meer daarover in Geldigheid en verval.
Geldigheid verlengen en kaart bewerken
- Geldigheid verlengen: met een Geldigheidsduur in dagen, weken of maanden vanaf de huidige vervaldatum, of naar een Vaste vervaldatum. De Reden voor verlenging is verplicht.
- Tegoedkaart bewerken: Pakketnaam, Totaal, Vervaldatum en Interne notitie wijzigen. Het totaal mag niet kleiner zijn dan de al gebruikte credits. Een lege vervaldatum betekent onbeperkte geldigheid.
Alle wijzigingen komen in het verloop van de kaart.
Verloop van een kaart
Onder Verloop zie je elke beweging van de kaart met datum en de stand ervoor en erna: aankoop, boeking, terugbetaald, toegevoegd, afgetrokken, verlengd, gepauzeerd, hervat en meer.
Kaart verwijderen
Met Tegoedkaart verwijderen deactiveer je een kaart definitief. Je geeft een Reden voor verwijdering op en bevestigt met Onherroepelijk verwijderen. De resterende credits van de kaart gaan verloren, en de actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
Veelgestelde vragen
Waar beheer ik de 10-rittenkaart van een klant? In het klantprofiel onder Manager → Klanten, in het onderdeel met de credits. Tik op de kaart.
Hoe geef ik een klant credits cadeau? Met Credits handmatig toekennen en het transactietype Cadeau.
Waarom kan mijn klant de gekochte kaart niet gebruiken? Staat bij de kaart “Wacht op jouw bevestiging”, dan wacht die op jouw bevestiging van de betaling. Tik op Betaling bevestigen. Is de kaart gepauzeerd of verlopen, dan zie je dat ook bij de kaart.
Krijgt de klant een factuur als ik handmatig credits toeken? Ja, als de addon Factuursysteem actief is, je een bedrag invult en Factuur aanmaken aan laat staan. Bij Betaling nog openstaand blijft de factuur Open tot je de betaling bevestigt. Met Later versturen gaat hij pas de deur uit als je hem onder Manager → Facturen met Per e-mail versturen verstuurt.