De Bookicorn Manager

De Bookicorn Manager is de beheeromgeving voor studio-admins en trainers. Hier maak je aanbod en afspraken aan, begeleid je klanten, zie je boekingen en stel je je studio in. De Manager bestaat in de browser en als app, en beide werken met dezelfde gegevens.

Waar je de Bookicorn Manager vindt

Je gebruikt de Bookicorn Manager op drie manieren:

• In de browser: op app.bookicorn.net. Dat werkt op de computer, op de tablet en in de browser van je telefoon, ook op de iPhone.
• Als Android-app: in Google Play onder de naam Bookicorn Manager.
• Op de iPhone: de app wordt voorbereid voor de App Store. Tot die tijd gebruik je de Manager op de iPhone in de browser.

De app is gratis en zit in elk Bookicorn-plan. Alles wat de Manager kan, werkt ook in de browser.

Inloggen in de Bookicorn Manager

De login voor de Manager vind je op app.bookicorn.net/anmelden. Hij is bedoeld voor studio-admins en trainers, er staat Welkom terug en Login voor Studio-admins en trainers. Je logt in met e-mail en wachtwoord. Ben je je wachtwoord vergeten, dan helpt Wachtwoord vergeten?.

Klanten kunnen hier niet inloggen. Probeert een klant het toch, dan verschijnt Verkeerd onderdeel: deze login is alleen voor studiobeheerders en trainers. Klanten komen via Ben je klant? en Naar de klantenlogin bij hun eigen login.

Een nieuwe studio maak je aan via Nog geen account? en Nu registreren.

Het menu op je telefoon: tabbalk en Meer

Op je telefoon en in smalle browservensters staat onderaan een tabbalk met vier items:

• Home: het dashboard met je kerncijfers en eerstvolgende afspraken.
• Kalender: alle afspraken.
• Klanten: je klantenlijst.
• Meer: opent het volledige menu met alle onderdelen.

In het menu onder Meer klapt een onderdeel met subitems open als je erop tikt, bijvoorbeeld Aanbod met Categorieën, Moeilijkheidsgraden en Beschikbaarheidsprofielen. De pagina van het onderdeel zelf staat dan als eerste regel daaronder.

Trainers zonder toegang tot de klantenlijst zien het item Klanten in de tabbalk niet.

Het menu op de computer

In brede vensters, dus op de computer en op grote tablets, staat het menu altijd links. De tabbalk is daar niet. Bovenaan vind je:

• de Zoeken-functie, waarmee je elk onderdeel van het menu direct opent,
• voor admins Mijn boekingspagina met Pagina openen en URL kopiëren.

Alle onderdelen in het menu van de Bookicorn Manager

Het menu is ingedeeld in secties. De subitems staan telkens ingesprongen onder hun onderdeel.

Het menu-item Trainer volgt jouw term voor trainers. Noem je je trainers bijvoorbeeld “Coach”, dan heet het bij jou Coach. Op dezelfde manier volgt het menu-item Tegoedkaart jouw term voor tegoedkaarten, bij “Stempelkaart” heet het Stempelkaart.

Wanneer een onderdeel in het menu verschijnt

De meeste onderdelen staan altijd in het menu. Sommige hangen af van je studio:

• Ophalen & teruggave verschijnt pas als je studio minstens één verhuuraanbod heeft.
• Uitnodigingen verschijnt pas als de addon Campagnes actief is.
• Onderdelen die bij een addon horen, bijvoorbeeld Berichten, Wachtlijst, Bonnen of Facturen, blijven altijd zichtbaar. Is de addon niet actief, dan toont de pagina wat de addon kan en hoe je hem in de Addon Store activeert.

Wat alleen admins in de Manager zien

Sommige onderdelen zijn voorbehouden aan studio-admins. Trainers zien ze niet:

• Wachtlijst en Trainer
• Website-integratie
• Transacties en Tegoedkaart
• onder Facturen de subitems Factuuropstellers, Instellingen en DATEV-export
• Beoordelingen
• Addon Store en Instellingen

Admins zien op het dashboard bovendien de tegels met de laatste boekingen, de live check-ins en nieuwe leden en verjaardagen.

Wat alleen trainers in de Manager zien

Trainers hebben eigen onderdelen die admins niet zien:

• Mijn financiën: de eigen verdiensten.
• Persoonlijk: opent Mijn account met Mijn profiel, Meldingen, Kalendersynchronisatie, Uitbetalingen en Account & toegang. Kalendersynchronisatie en uitbetalingen horen bij addons. Is de addon in de studio niet actief, dan toont de pagina de addon in plaats van de instellingen.
• onder Facturen het subitem Factuurinstellingen.

Alle andere onderdelen ziet een trainer alleen als de admin ze in de rechten van de trainer heeft vrijgegeven. Het dashboard ziet elke trainer. Hoe je de rechten instelt, staat in Trainerrechten.

De instellingen in de Manager

Tik je onderaan in het menu op Instellingen, dan opent het overzicht van alle instellingen. Het is alleen beschikbaar voor admins en bevat:

• Algemeen: naam, contactgegevens, benamingen en weergave.
• Boekingen & Credits: boekingsregels en het verlopen van je tegoed. De naam volgt jouw term voor tegoed.
• Zelf inchecken: welke manieren van inchecken zijn toegestaan.
• Betaalmethoden: hoe je klanten betalen.
• Meldingsinstellingen: welke e-mails jij en je trainers ontvangen.
• Tarief & facturering: je Bookicorn-abonnement, je add-ons en je betaalmethoden.
• Mijn boekingspagina: je boekingspagina bewerken.
• Boekingspagina delen: de link naar je pagina.
• Website-integratie: boekingswidgets bouwen en op je eigen website insluiten.
• E-mailsjablonen: teksten en ontwerp van je automatische e-mails.
• App: alles over de Bookicorn-app voor je klanten.
• Juridisch & toestemmingen: geaccepteerde algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomst en privacyverklaring.

Direct kom je bij het overzicht via app.bookicorn.net/einstellungen.

Snel iets aanmaken of inboeken

Bovenaan het dashboard staan twee knoppen voor de meest voorkomende taken:

• Inboeken: iemand direct in een afspraak boeken.
• Toevoegen (plusteken): opent een keuzelijst met Nieuwe afspraak, Aanbod aanmaken, Klant aanmaken, Trainer toevoegen en Nieuwe locatie.

Trainers zien hier alleen wat hun rechten toestaan. Klanten, trainers en locaties maken alleen admins aan.

Hulp in de Bookicorn Manager

Rechtsonder zit de hulpknop (Hulp en acties) met Vraag Iris, Feedback geven en Contact. Zolang je inrichting nog loopt, staat daar ook Instellen voortzetten.

Veelgestelde vragen

Bestaat de Manager als app voor de iPhone? Nog niet. De iPhone-app wordt voorbereid. Tot die tijd gebruik je de Manager in de browser op app.bookicorn.net, dat werkt ook op de iPhone.

Kost de Manager-app extra? Nee. De app is gratis en zit in elk plan.

Waar vind ik op mijn telefoon de instellingen? Tik onderaan op Meer. De Instellingen staan helemaal onderaan in het menu.

Waarom ziet mijn trainer minder menu-items dan ik? Veel onderdelen zijn voorbehouden aan admins, andere ziet een trainer alleen met toestemming. Je stelt dat in het profiel van de trainer in onder Rol.

Waarom ontbreekt bij mij het item Uitnodigingen? Uitnodigingen horen bij de addon Campagnes en verschijnen pas als die actief is.

Kunnen mijn klanten inloggen in de Manager? Nee. De Manager is alleen voor admins en trainers. Klanten gebruiken je boekingspagina of de klantenapp.