Vrije tijdskeuze en beschikbaarheidsprofielen
Bij de vrije tijdskeuze maak je geen vaste afspraken aan. Klanten kiezen zelf een vrij moment binnen jouw beschikbaarheid, bijvoorbeeld voor een 1-op-1-training, advies of een behandeling. Wanneer je beschikbaar bent, staat in een beschikbaarheidsprofiel.
Wat is een beschikbaarheidsprofiel?
Een beschikbaarheidsprofiel legt vast wanneer klanten bij vrije tijdskeuze kunnen boeken. Het bevat:
- Weekdagen & tijden: voor elke weekdag een of meer tijdvakken, bijvoorbeeld 9 tot 12 en 14 tot 18 uur. Een onderbreking zoals een lunchpauze betekent: in die tijd is geen boeking mogelijk. Een dag zonder tijden is gesloten.
- Losse openingsdagen: dagen waarop je extra of met andere tijden open bent. Valt zo'n dag op een weekdag met tijden, dan gelden op die dag alleen de tijden van de openingsdag.
- Gesloten: periodes van een datum tot een datum, bijvoorbeeld vakantie of feestdagen. Gesloten geldt altijd, ook op een openingsdag.
Een profiel kun je in meerdere aanbiedingen gebruiken. Er wordt gerekend in de tijdzone van je studio.
Een profiel werkt pas als je het aan een aanbod met vrije tijdkeuze of aan een ruimte of resource toewijst. Afspraken met vaste tijden raakt het niet, en aan een trainer kun je het niet toewijzen.
Beschikbaarheidsprofiel aanmaken
Beschikbaarheidsprofielen beheer je onder Manager → Aanbod → Beschikbaarheidsprofielen (app.bookicorn.net/verfuegbarkeiten). De pagina heet Beschikbaarheden.
- Tik op Nieuw profiel.
- Vul een Profielnaam in.
- Vul onder Weekdagen & tijden je tijden in. Met Interval toevoegen komt er op een dag een extra tijdvak bij. Tijden naar alle dagen kopiëren neemt de tijden van een dag over voor alle zeven dagen.
- Vul zo nodig Losse openingsdagen aan met Openingsdag toevoegen en Gesloten met Periode toevoegen.
- Tik op Opslaan.
Heb je nog geen profiel, dan maakt de knop Standaard Studio-tijden aanmaken een profiel aan met maandag tot en met vrijdag, 9 tot 17 uur.
Verwijder je een profiel, dan verliezen alle aanbiedingen die het gebruiken hun beschikbaarheid. Daar zijn dan geen tijden meer boekbaar.
Aanbod met vrije tijdskeuze aanmaken
- Open Manager → Aanbod en tik op Nieuwe Aanbod.
- Kies de soort aanbod Vrije tijdskeuze.
- Vul in het onderdeel Algemeen de titel en de betaalmethoden in.
- Open het onderdeel Beschikbaarheid en kies onder Wanneer ben je open? het Beschikbaarheidsprofiel. Je kunt daar ook direct een nieuw profiel aanmaken.
- Stel daaronder duur, plekken en starttijden in (zie de volgende secties).
- Vul in het onderdeel Locatie & Trainer de trainer in en, als je ruimtes gebruikt, locatie en ruimte.
- Tik op Aanbod aanmaken.
In het aangemaakte aanbod toont het onderdeel Beschikbaarheden onder “Wat je klant ziet: volgende tijden” de eerstvolgende vrije tijden, zoals klanten ze zien.
Prijs naar tijd en Bezet ook
- Met Prijs naar tijd leg je ook bij vrije tijdskeuze toeslagen of kortingen vast op bepaalde weekdagen of tijden, zie Prijs naar tijd.
- Met Bezet ook in het onderdeel Locatie & Trainer beschermt een geboekte tijd ook resources, bijvoorbeeld een apparaat dat de behandeling nodig heeft. In die tijd kunnen klanten deze resources niet boeken. Daarvoor heb je de addon “Resources” nodig.
Moeten klanten zelf een resource boeken, bijvoorbeeld een cabine of een verhuurartikel, neem dan de soort aanbod Vrije tijdskeuze: resources, zie Resources.
Vrije tijdskeuze zonder beschikbaarheidsprofiel?
Zonder beschikbaarheidsprofiel kun je geen aanbod met vrije tijdskeuze aanmaken. De Manager meldt dan “Kies of maak een beschikbaarheidsprofiel.”
Losse vaste tijden kun je daarnaast aanmaken: met Nieuwe afspraak ontstaat bij een aanbod met vrije tijdskeuze zonder resources een open extra afspraak, die ook klanten kunnen boeken tot er iemand is ingeboekt. Een serie is daar niet mogelijk. Wil je vaste, terugkerende afspraken aanbieden, dan is de soort aanbod Vaste afspraken de juiste keuze, zie Soorten aanbod in een overzicht.
Duur van een boeking bij vrije tijdskeuze
Onder Hoe lang duurt een boeking? zijn er twee mogelijkheden:
- Altijd even lang: je vult een Duur in minuten in.
- Klant kiest: je maakt onder Duuropties meerdere duren aan, elk met minuten, prijs en optioneel credits en een benaming. De prijs staat dan bij de duren, de basisprijs van het aanbod geldt niet. Elke optie heeft minuten en een prijs nodig, en elke duur mag maar één keer voorkomen.
Plekken per tijdvak bij vrije tijdskeuze
Onder Hoeveel tegelijk? leg je vast hoeveel personen hetzelfde moment kunnen boeken:
- Een na de ander: elk moment kan precies één keer worden geboekt.
- Meerdere tegelijk: je vult onder Plaatsen per tijdvak in hoeveel personen op hetzelfde moment kunnen boeken. Het moment blijft boekbaar tot alle plekken bezet zijn.
Is er een ruimte gekozen, dan mag het aantal plekken niet boven de capaciteit van de ruimte liggen.
Starttijden en buffers bij vrije tijdskeuze
Onder Wanneer kan het beginnen? bepaal je op welke tijden klanten kunnen beginnen:
- Volle blokken: het ene tijdvak volgt op het andere, telkens duur plus buffer.
- Elke … minuten: klanten kunnen in het gekozen Starttijden-raster beginnen, bijvoorbeeld elke 15 minuten.
De starttijden beginnen aan het begin van elk tijdvak in het profiel. Een boeking moet voor het einde van het tijdvak afgelopen zijn.
Buffer ervoor en Buffer erna houden tijd vrij rond bestaande boekingen. Bookicorn houdt daarbij aan beide kanten van elke bestaande bezetting de grootste van de twee waarden vrij. De buffer werkt dus als minimale afstand tussen twee boekingen.
Hoe vroeg en hoe laat klanten mogen boeken, stel je in het onderdeel Boekingsregels in met Boekingsvenster beperken en Boekingsstop activeren.
Wanneer een geboekte tijd geblokkeerd is
Een geboekte tijd is in dit aanbod geblokkeerd zodra alle plekken bezet zijn. Of die ook in andere aanbiedingen geblokkeerd is, hangt niet af van het beschikbaarheidsprofiel, maar van trainer, ruimte en resources:
- Dezelfde trainer: heeft een ander aanbod dezelfde trainer, dan is de tijd daar geblokkeerd. Dat geldt zonder addon.
- Dezelfde ruimte: geboekte tijden in dezelfde ruimte blokkeren alleen met de addon “Bezettingsbeheer”. Daarbij tellen afspraken waarbij de ruimte is ingevuld. Bij aanbod met vaste afspraken is dat alleen het geval als je de ruimte bij de afzonderlijke afspraak hebt ingesteld.
- Dezelfde resource: bezet een boeking een resource (addon “Resources”), dan is die resource voor alle aanbiedingen bezet.
Alleen echte bezetting blokkeert. Een afspraak van een ander aanbod zonder boeking blokkeert niets.
Heeft een aanbod met vrije tijdskeuze geen trainer en geen ruimte, dan toont de Manager de melding: “Zonder trainer en zonder ruimte wordt dit tijdstip in geen enkel ander aanbod geblokkeerd.”
Afspraken uit een externe agenda (agendasynchronisatie) blokkeren geen tijden. De synchronisatie zet je Bookicorn-afspraken alleen naar buiten.
Eén beschikbaarheidsprofiel in meerdere aanbiedingen: waarom de geboekte tijd in het tweede aanbod vrij blijft
Gebruiken twee aanbiedingen hetzelfde beschikbaarheidsprofiel, dan blokkeert een boeking in het eerste aanbod de tijd in het tweede aanbod niet automatisch. Het profiel beschrijft alleen openingstijden, geen persoon en geen ruimte.
Zo voorkom je dat dezelfde tijd twee keer wordt geboekt:
- Vul in beide aanbiedingen in het onderdeel Locatie & Trainer dezelfde Trainer in. Dan blokkeert een boeking de tijd in het andere aanbod.
- Of gebruik dezelfde ruimte samen met de addon “Bezettingsbeheer”.
- Of koppel beide aanbiedingen aan dezelfde resource (addon “Resources”).
Ruimte kiezen bij vrije tijdskeuze
De ruimte voor een aanbod met vrije tijdskeuze kies je zo:
- Zonder de addon “Resources” is er een eigen onderdeel Ruimte met het veld Ruimte.
- Met de addon “Resources” heet dit onderdeel Resources. Het veld Ruimte staat dan in het onderdeel Locatie & Trainer onder de locatie.
Het ruimteveld is vergrendeld en toont “Kies eerst een locatie” zolang er geen locatie is gekozen. De locatie kies je in het onderdeel Locatie & Trainer. Staat daar Online aanbod aan, dan is er geen locatie en geen ruimte. In de lijst staan alleen actieve ruimtes van de gekozen locatie. Wissel je van locatie, dan wordt de ruimte leeggemaakt.
Klanten kiezen bij vrije tijdskeuze zelf geen ruimte. Moeten klanten kunnen kiezen tussen meerdere gelijke plekken, bijvoorbeeld tussen cabines, dan kan dat met de addon “Resources”, zie Resources.
Waar klanten de vrije tijdskeuze boeken
Klanten boeken aanbod met vrije tijdskeuze op je boekingspagina, in de klantenapp en via ingesloten widgets op je website. Overal gelden dezelfde vrije tijden. In de Manager boek je zelf iemand in via Inboeken, zie Deelnemers inboeken. Met Andere tijd kun je daar ook een tijd buiten je profiel vergeven. Wat al bezet is, blijft daarbij geblokkeerd.
Veelgestelde vragen
Kan ik bij de vrije tijdskeuze zonder beschikbaarheidsprofiel met vaste afspraken werken? Nee, een profiel is verplicht. Losse extra afspraken kunnen daarnaast via Nieuwe afspraak. Kies voor vaste, terugkerende afspraken de soort aanbod Vaste afspraken.
Ik gebruik een profiel in twee aanbiedingen. Een geboekte tijd wordt in het tweede aanbod nog steeds aangeboden. Waarom? Het profiel blokkeert niets over aanbiedingen heen. Vul in beide aanbiedingen dezelfde trainer in, dan is de tijd in het andere aanbod geblokkeerd.
Bij de vrije tijdskeuze kan ik geen ruimte kiezen. Wat ontbreekt er? Kies eerst in het onderdeel Locatie & Trainer een locatie. Pas dan kun je de ruimte kiezen. Staat Online aanbod aan, dan is er geen ruimte.
Hoe zet ik vakantie in bij de vrije tijdskeuze? In het beschikbaarheidsprofiel onder Gesloten met Periode toevoegen. In die periode zijn geen tijden boekbaar.
Kunnen klanten zelf kiezen hoe lang een afspraak duurt? Ja. Kies onder Hoe lang duurt een boeking? de optie Klant kiest en maak de duren met hun prijzen aan.
Waarvoor is de buffer? Die houdt tijd vrij tussen twee boekingen, bijvoorbeeld om op te ruimen. Bookicorn houdt de grootste van de twee bufferwaarden vrij als afstand tot elke bestaande boeking.