Deelnemers inboeken en beheren
In de Manager boek je mensen zelf in, bijvoorbeeld aan de balie, na een telefoontje of voor vaste klanten. Deze pagina laat zien hoe het inboeken verloopt en wat je in de deelnemerslijst van een afspraak kunt doen.
Hoe boek ik snel iemand in?
De snelste weg is Inboeken:
- Tik op het Dashboard bovenaan op Inboeken.
- Aanbod: kies het aanbod en daaronder de afspraak.
- Persoon: zoek de persoon op naam of e-mail en tik die aan. Is de persoon nieuw, dan maak je die als gast aan (zie hieronder).
- Betaling: kies de betaalmethode en controleer de prijs.
- Tik op Inboeken.
Daarna meldt de Manager “… is ingeboekt.” Met Bevestigingsmail versturen (standaard aan) krijgt de persoon dezelfde boekingsbevestiging als bij een eigen boeking.
Andere manieren om in te boeken:
- In de afspraak: onderaan Deelnemer toevoegen. De afspraak is dan al gekozen, je gaat verder met Persoon.
- Op het dashboard in de kaart met de volgende afspraak: Inboeken.
- In het klantprofiel: onderaan Deelnemer toevoegen. De persoon is dan al gekozen.
Admins mogen altijd inboeken. Trainers hebben het recht nodig om deelnemers toe te voegen.
Stap Aanbod bij het inboeken
In de stap Aanbod zoek je met Aanbod zoeken … of filter je met Alle, Vaste data, Blokken en Vrije afspraken. Elke kaart toont de volgende afspraak, de prijs en hoeveel plekken er vrij zijn. Tik je een aanbod aan, dan klappen de afspraken ervan open:
- Vaste data: lijst van de volgende afspraken met vrije plekken. Volle afspraken staan er met “Vol … · overboekbaar”.
- Blokken: lijst van de blokken. Een lopend blok heeft de melding “al gestart”.
- Vrije tijdkeuze: kalender met de vrije tijden, zo nodig met keuze van de duur en het aantal personen. Onder Andere tijd geef je ook een tijd buiten je beschikbaarheid. Wat al bezet is, blijft geblokkeerd.
Stap Persoon: klant kiezen of gast aanmaken
In de stap Persoon staan bovenaan Recent ingeboekt en daaronder Alle klanten. Het zoeken vindt naam, e-mail en lidnummer. Wie al voor deze afspraak is geboekt, heeft het label Geboekt en kan niet nog een keer worden gekozen. Klanten met de status Inactief staan niet in de lijst.
Als nieuwe gast inboeken (addon “Gastboeking”): voor iemand zonder account vul je Voornaam, Achternaam en E-mail in, Telefoon (optioneel) is vrijwillig. Hoort het e-mailadres al bij een account, dan toont de Manager “Dit e-mailadres is al gekoppeld aan … De boeking wordt toegewezen, er ontstaat geen duplicaat.” Zonder de addon staat op deze plek een melding met de weg naar de Addon Store.
Stap Betaling bij het inboeken
In de stap Betaling kies je onder Betaalmethode:
- Ter plekke: ter plekke geïnd.
- Overschrijving/PayPal: betaling per overschrijving of PayPal.
- Credits: schrijft tegoed af van het account van de persoon. Alleen voor klanten met een account, niet voor gasten, en alleen als het aanbod credits accepteert. Dat geldt ook voor een compleet blok; dan worden de credits van het blok afgeschreven. Kan het niet, dan staat bij de optie de reden, bijvoorbeeld “niet voor dit aanbod”. Als beschikbaar telt alleen tegoed dat voor dit aanbod geldt. Geldt een pakket alleen voor een andere categorie of trainer, dan staat dat erbij, en zonder passend tegoed kun je Credits niet kiezen.
De Prijs kun je aanpassen. Met 0 wordt de boeking gratis, wijkt de prijs af, dan staat de standaardprijs ernaast. Online betalen met een kaart is er bij het inboeken niet.
Met de addon “Factuursysteem” ontstaat bij betaling ter plekke of per overschrijving met een bedrag boven 0 een factuur met de status openstaand. Ontbreekt het adres van de persoon, dan vraagt de Manager onder Factuuradres om Straat + nr., Postcode en Plaats voordat je kunt inboeken.
Wat er bij het inboeken anders is dan bij boekingen door klanten
Als je zelf inboekt, gelden sommige regels van het boeken door klanten niet:
- De boeking is meteen bevestigd, ook bij aanbod dat anders op aanvraag loopt.
- Boekingsvenster en Boekingsstop gelden niet.
- Ook privé-aanbod kun je inboeken.
- Volle afspraken: de Manager vraagt “Afspraak is vol … Je kunt toch inboeken, de afspraak wordt overboekt.” Met Toch inboeken boek je boven de capaciteit. Met begeleiders kan dat niet, daarvoor moeten er genoeg plekken vrij zijn.
- Al geboekt: is de persoon al geboekt, dan meldt de Manager “Deze persoon is hier al ingeboekt.”
Blok, begeleiders en voor iemand anders inboeken
Blokken: kies je een afspraak die bij een blok hoort, dan vraagt de stap Betaling onder Inboeken in of je het Volledig blok of Alleen deze afspraak boekt. Standaard is Volledig blok gekozen. De prijs voor één afspraak is de blokprijs gedeeld door het aantal afspraken.
Begeleiders (addon “Groepsboeking”): bij een klant met een account kun je in de stap Persoon onder Begeleiders extra personen meeboeken of met Begeleider toevoegen nieuw aanmaken. Is de klant al geboekt, dan worden de gekozen begeleiders aan die boeking toegevoegd. Met begeleiders is er geen volledig blok, en zodra meer dan één persoon meedoet ook geen betaling met credits.
Voor iemand anders: met Boeking voor iemand anders vervalt de plek van de klant. Alleen wie je kiest of onder Wie doet er mee? invult, doet mee, bijvoorbeeld een kind. Het account betaalt en krijgt de e-mail. Doet er maar één persoon mee, dan kun je ook met de credits van het account betalen.
Meerdere onafhankelijke personen boek je na elkaar in, elk in een eigen ronde.
De deelnemerslijst van een afspraak
Tik in de kalender op een afspraak om de deelnemerslijst te openen. Bovenaan zie je hoeveel plekken bezet en vrij zijn. De lijst heeft drie tabbladen:
- Bevestigd: alle actieve boekingen, ook openstaande aanvragen. Bij elke persoon staan bedrag, betaalmethode, wanneer er is geboekt en, als je die mag zien, e-mail en gezondheidsinformatie.
- Wachtlijst: de wachtenden met de knop Volgende persoon laten doorschuiven (addon “Wachtlijst”).
- Geannuleerd: geannuleerde boekingen met de melding wie heeft geannuleerd, en een meegestuurd bericht.
In het tabblad Bevestigd stuur je met Iedereen mailen alle deelnemers een e-mail.
Acties voor afzonderlijke deelnemers
Via de drie puntjes bij een persoon zijn er:
- Inchecken of Check-in ongedaan maken (addon “Digitale aanwezigheidscontrole”)
- Klantprofiel openen
- E-mail versturen
- Notitie bij deze sessie (addon “Documentatie”)
- Omboeken (addon “Omboeken”)
- Boeking annuleren
Ontbreekt een addon, dan leidt het item naar de pagina van de addon.
Deelnemerslijst exporteren of afdrukken
De deelnemerslijst exporteer je in de afspraak via het deelpictogram bovenaan: onder Deelnemerslijst exporteren kies je PDF exporteren of CSV exporteren.
- De PDF is een aftreklijst met deelnemers, geannuleerden en wachtlijst, handig om af te drukken.
- Het CSV-bestand bevat onder meer naam, e-mail, telefoon, status, boekingsdatum, betaalmethode en bedrag.
Veelgestelde vragen
Hoe boek ik snel iemand in? Op het dashboard op Inboeken tikken, aanbod en afspraak kiezen, persoon kiezen, betaalmethode kiezen en op Inboeken tikken.
Kan ik iemand zonder klantaccount inboeken? Ja, met de addon “Gastboeking” via Als nieuwe gast inboeken. Je hebt voornaam, achternaam en e-mail nodig.
Kan ik een volle afspraak overboeken? Ja. Bij het inboeken vraagt de Manager om bevestiging, met Toch inboeken boek je boven de capaciteit.
Kan ik iemand gratis inboeken? Ja. Zet in de stap Betaling de Prijs op 0.
Waar zie ik wie aan een afspraak deelneemt? In de afspraak in het tabblad Bevestigd. Tik daarvoor in de kalender op de afspraak.
Kan ik de deelnemerslijst afdrukken? Ja. Kies in de afspraak via het deelpictogram PDF exporteren.