Geldigheid en verlopen
Elke tegoedkaart kan een vervaldatum hebben. Daarna zijn de resterende credits niet meer te gebruiken. Hoe lang een kaart geldig is, leg je vast in het pakket. Voor afzonderlijke kaarten van een klant kun je de vervaldatum later wijzigen.
Verlopen in het pakket instellen
In het pakket onder Manager → Tegoedkaart → Pakket → Bewerken, onderdeel Geldigheid, kies je onder Wanneer verloopt tegoed?:
| Instelling | Wanneer de kaart verloopt |
|---|---|
| Vanaf aankoop | Na de geldigheidsduur, gerekend vanaf de aankoop |
| Vanaf start | Na de geldigheidsduur, gerekend vanaf de start van de kaart |
| Vaste vervaldatum | Op een datum die je in het pakket invult |
| Nooit verlopen | Nooit |
Bij Vanaf aankoop en Vanaf start vul je de Geldigheidsduur in dagen, weken, maanden of jaren in. Bookicorn rekent een maand als 30 dagen en een jaar als 365 dagen. De regel daaronder toont je de duur in dagen.
Wanneer de start van een kaart is, stel je in onder Wanneer wordt tegoed beschikbaar?. Zie Start van de geldigheid.
Tijdstip van verlopen
Een tegoedkaart verloopt op de vervaldag om 23:59 uur. De klant kan de kaart dus de hele vervaldag nog gebruiken.
Onder Instellingen → Boekingen is er de instelling Credits-vervalinstellingen met Tot het einde van de dag (23:59 uur) en Exact vervaltijdstip. Nieuwe kaarten verlopen op dit moment, ongeacht deze instelling, op de vervaldag om 23:59 uur.
Wat er bij het verlopen gebeurt
- Vanaf het verlopen zijn de resterende credits van de kaart niet meer voor boekingen te gebruiken.
- Eén keer per dag zet Bookicorn verlopen kaarten op verlopen. De klant ziet bij de kaart dan Verlopen.
- Verlopen credits worden niet terugbetaald.
- Al geboekte afspraken blijven geboekt.
Een herinnering voor het verlopen verstuurt Bookicorn op dit moment niet automatisch.
Eén kaart verlengen
De geldigheid van een kaart die een klant al heeft, verleng je in het klantprofiel:
- Open Manager → Klanten en de klant.
- Open het onderdeel met de credits en tik op de kaart.
- Tik op Geldigheid verlengen.
- Kies Geldigheidsduur met een getal en dagen, weken of maanden, of Vaste vervaldatum met een nieuwe datum.
- Vul een Reden voor verlenging in en sla op.
Een geldigheidsduur telt Bookicorn op bij de bestaande vervaldatum. Heeft de kaart geen vervaldatum, dan vanaf vandaag.
Verleng een kaart voordat die verloopt. Een kaart die Bookicorn al op verlopen heeft gezet, wordt door het verlengen op dit moment niet weer bruikbaar.
Met Tegoedkaart bewerken kun je de vervaldatum ook direct instellen. Laat je het veld Vervaldatum leeg, dan is de kaart onbeperkt geldig.
Een kaart pauzeren
Met een pauze zet je een kaart bijvoorbeeld tijdens een ziekte stil:
- Open de kaart in het klantprofiel zoals hierboven.
- Tik op Tegoedkaart pauzeren (de naam volgt je kaartbenaming).
- Kies Direct pauzeren of Periode plannen met Pauzeren vanaf en Pauzeren tot.
- Vul een Reden voor pauzering in en sla op.
Tijdens de pauze kan de klant met deze kaart niets boeken. De pauze geldt vanaf het opslaan, ook als je een later begin hebt ingevuld.
Zo eindigt de pauze:
- Met Pauze beëindigen: je beëindigt de pauze zelf. Bookicorn verlengt de vervaldatum daarbij met de dagen van de pauze.
- Op de geplande einddatum: Bookicorn beëindigt de pauze automatisch. De vervaldatum verandert daarbij niet.
Credits bij een annulering
Wordt een boeking geannuleerd, dan gaan de credits terug naar de kaart waarvan ze zijn afgeschreven. De vervaldatum van die kaart verandert niet. Is de kaart intussen verlopen, dan zijn de teruggeboekte credits niet meer te gebruiken.
Veelgestelde vragen
Kan ik een verlopen kaart weer vrijgeven? Door te verlengen op dit moment niet. Geef de klant de resterende credits in plaats daarvan als nieuwe kaart met Credits handmatig toekennen.
Krijgt mijn klant een bericht voordat de credits verlopen? Nee, een automatische herinnering is er op dit moment niet. De vervaldatum ziet de klant bij de kaart in de klantenapp en in de klantomgeving.
Geldt een pauze ook voor de vervaldatum? Als je de pauze zelf beëindigt met Pauze beëindigen, wordt de vervaldatum verlengd met de pauzedagen. Eindigt een geplande pauze automatisch, dan niet.
Hoe lang is een cadeaubon geldig? Dat stel je bij het cadeaubonaanbod in onder Geldigheid (maanden). Zie Cadeaubonnen.