Agendasynchronisatie

Met de addon Agendasynchronisatie verschijnen je afspraken uit Bookicorn automatisch in je Google Agenda of je Apple iCloud Agenda. Admins en trainers koppelen elk hun eigen agenda. De synchronisatie werkt maar in één richting: van Bookicorn naar de agenda.

Wat de agendasynchronisatie kan

• Google Agenda of Apple iCloud Agenda koppelen.
• Nieuwe, verplaatste en afgezegde afspraken worden automatisch overgenomen.
• Admins krijgen alle afspraken van de studio, trainers alleen hun eigen afspraken.
• De koppeling kun je op elk moment weer verbreken.

Andere agenda's zoals Outlook of Microsoft 365 worden niet ondersteund, net zo min als een agenda-abonnement via een link.

De agendasynchronisatie activeren

De addon activeer je onder Manager → Addon Store met Agendasynchronisatie en Activeren. Het is een reguliere addon die een addon-slot van je plan inneemt. Zonder actieve addon kun je geen agenda koppelen.

Waar je je agenda koppelt

De pagina om te koppelen heet Mijn agenda (app.bookicorn.net/kalender-sync).

• Als admin: open in de Addon Store de addon Agendasynchronisatie en tik op Openen.
• Als trainer: onder Manager → Persoonlijk → Kalendersynchronisatie.

Google Agenda koppelen

1. Open Mijn agenda.
2. Tik bij Google Agenda op Verbinden met Google.
3. Log in bij Google en geef toegang.

Bookicorn maakt in je Google-account een eigen agenda voor je afspraken aan. Je andere agenda's blijven onaangeroerd.

Apple iCloud Agenda koppelen

Voor Apple heb je een App-specifiek wachtwoord nodig, niet je gewone Apple-wachtwoord. Voorwaarde is tweefactorauthenticatie voor je Apple ID.

1. Maak bij Apple een app-specifiek wachtwoord aan: log in bij je Apple Account, kies onder Inloggen en beveiliging het onderdeel App-specifieke wachtwoorden en maak een nieuw wachtwoord aan, bijvoorbeeld met de naam “Bookicorn”. Apple toont het maar één keer.
2. Open in Bookicorn Mijn agenda en vul bij Apple iCloud Agenda je Apple-ID e-mail en het App-specifiek wachtwoord in (16 tekens met streepjes).
3. Tik op Verbinden.

Wijst Apple de gegevens af, dan verschijnt Apple heeft de inloggegevens afgewezen. Meestal is dan het gewone Apple-wachtwoord ingevuld in plaats van het app-specifieke wachtwoord.

Wat er in de agenda verschijnt

Elke afspraak wordt een agenda-item met:

• Titel: naam van het aanbod en bezetting, bijvoorbeeld “Hatha Yoga · 8/12 plaatsen”. Bij afspraken met maar één plek staat de geboekte persoon vooraan en daarna het aanbod, bijvoorbeeld “Mia Sommer · Rijles”.
• Locatie: het adres van de locatie.
• Beschrijving: trainer, categorie, aantal deelnemers en de namen van wie is ingeboekt.

Afgezegde afspraken blijven in de agenda staan en krijgen [Afgelast] voor de titel.

Omdat de namen van de deelnemers in het item staan, deel je de gekoppelde agenda alleen met mensen die deze gegevens mogen zien.

Welke afspraken een trainer krijgt

Koppelt een trainer de eigen agenda, dan krijgt die alleen de eigen afspraken, ook afspraken waarin de trainer invalt. Wisselt een afspraak van trainer, dan verdwijnt die uit de agenda van de vorige trainer. Een admin krijgt alle afspraken van de studio.

Of een trainer de eigen agenda mag koppelen, stel je in het profiel van de trainer in onder Rol met Eigen agenda verbinden. Meer in Trainerrechten.

De synchronisatie controleren, opnieuw starten of verbreken

Is er een agenda gekoppeld, dan toont Mijn agenda de status (Actief, Gepauzeerd, Fout of Ingetrokken), het account en de laatste synchronisatie. Daarnaast zijn er:

• Opnieuw synchroniseren: een volledige synchronisatie starten.
• Opnieuw verbinden: als de koppeling onderbroken is en nieuwe afspraken niet meer binnenkomen.
• Loskoppelen: de koppeling beëindigen.

Na het loskoppelen komen er geen wijzigingen meer binnen. De al overgezette afspraken en de aangemaakte agenda blijven in je Google- of Apple-account staan, die verwijder je daar zo nodig zelf.

Is de addon niet meer actief, dan pauzeert de synchronisatie. Met een actieve addon loopt die verder.

Veelgestelde vragen

Worden Outlook of andere agenda's ondersteund? Nee. Ondersteund worden Google Agenda en Apple iCloud Agenda.

Kan ik een afspraak direct in de Google- of Apple-agenda wijzigen? Dat heeft geen effect op Bookicorn. De synchronisatie loopt alleen van Bookicorn naar de agenda. Beheer je afspraken altijd in Bookicorn.

De koppeling met iCloud lukt niet. Wat nu? Gebruik een app-specifiek wachtwoord van Apple, niet je gewone Apple-wachtwoord. Daarvoor moet tweefactorauthenticatie voor je Apple ID actief zijn.

Ziet Bookicorn mijn privéafspraken? Bij Google maakt Bookicorn een eigen agenda aan en schrijft alleen daarin. Afspraken uit je agenda's worden niet naar Bookicorn overgenomen.

Zien mijn trainers alle afspraken van de studio? Nee. Een trainer krijgt in de eigen agenda alleen de eigen afspraken.

Kunnen mijn klanten hun afspraken ook in hun agenda zetten? Ja, zonder deze addon. In de klantenapp is er Afspraken in mijn agenda zetten, en elke boeking kan met Aan agenda toevoegen in de agenda worden gezet.